Завершите работу с программой Access, сохранив данные.

Практикум по Access

Учебное пособие для студентов

Москва 2009

ББК 32.976 – 018.2

О - 94

Авторы: д.с.н., проф. Онокой Л .С., к.т.н., доц. Блохина О.А.

к.т.н., доц. Софинский П.И.

Рецензенты:

профессор В.М.Аристов (РХТУ им. Д.И.Менделеева)

профессор Ю.Х.Коновалов (РГСУ)

Пособие утверждено на заседании кафедры Информатики РГСУ. Протокол № 9 от 14 мая 2009 г.

О-94 Практикум по Access: Учебное пособие для студентов.

–М.: Изд-во РХТУ им. Д.И.Менделеева, 2009

ББК 32.976 – 018.2

О - 94

ã Л.С.Онокой, О.А.Блохина,

П.И.Софинский

ãРоссийский государственный

социальный университет

ОГЛАВЛЕНИЕ

Лабораторная работа № 1. 3

Лабораторная работа № 2. 10

Лабораторная работа № 3. 17

Лабораторная работа № 4. 22

Лабораторная работа № 5. 24

Лабораторная работа № 8. 32

Лабораторная работа №11. 57

Лабораторная работа №12. 66

Лабораторная работа №13. 72

База данных Access – это программа, разработанная компанией Microsoft для операционной системы Windows. Основная функция базы данных – предоставление единого хранилища для информации, относящейся к какой-либо теме. Базами данных пользуются как частные лица, так и крупные коммерческие и государственные организации. В современных условиях практические навыки работы с базами данных необходимы любому специалисту. Работая с этим пособием, Вы освоите основные методы работы в Access, узнаете, как создать новую базу данных и работать с уже существующей, как вводить данные в базу и связывать их друг с другом, как создавать и использовать формы для ввода и просмотра данных, как получать информацию из базы данных с помощью запросов.

База данных–это совокупность данных определеннойструктуры, хранящихся в виде файла во внешней памяти компьютера.

Основными объектами базы данных в среде СУБД MS Access являются таблицы, отчеты, запросы и формы. Каждый объект можно создать, открыть для просмотра и изменить. Для ввода и редактирования данных используются таблицы и формы.

В таблице хранится информация. В таблицу помещают записи с определенной информацией. Вертикальные столбцы в таблице называют полем,каждому полю присваивают неповторяющееся имя. Формапредоставляет пользователю более удобный способ ввода, редактирования и просмотра данных в таблицах.

Запрос – это выражение указывающее, какую информацию требуется выбрать из одной или нескольких таблиц.

Отчет– это выводима из базы данных информация, которую обычно подготавливают для распечатки.

Лабораторная работа № 1.

Создадим базу данных Мои школьные друзья, состоящую из одной таблицы.

Запустите программу Access: ПУСК - Программы –Microsoft Office- Access.

Нажмите мышкой на кнопку - Создать . В обновленном окне справа имеется раздел Создание, щелкните по значку Новая база данных. Появиться диалоговое окно, представленное на рисунке ниже. В поле Имя файла в качестве имени базы данных введите название базы

данных в поле «Имя файла»: Мои школьные друзья.db1.mdb

Щелкните по кнопке Cоздать. В появившемся окне Мои школьные друзья: база данныхвыберите тип создаваемого документа (файла) – База данных Microsoft Office - Access.

Вы создаете таблицу, поэтому выберите закладку Таблицы - Создание таблицы в режиме конструктор. Нажмите кнопку Создать.

В появившемся окне Новая таблицаиз нескольких вариантов выберите Конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора – Таблица1:таблица.

В левой верхней клетке Имя поля введитеФамилия и нажмите Enter. В соседней клетке появиться Тип данных, по умолчанию он задается Текстовый.Любой другой (Числовой, Дата/время и др.) выбирается с помощью ниспадающего меню – для этого щелкните по расположенному в квадратике черному треугольничку.

Заполните поле Имя полянаименованиями: Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Телефон.

Общие свойства поля пока оставляем по умолчанию.

Сохраните таблицу, нажав на клавишу Сохранить .

В появившемся окне наберите имя таблицы Список друзей и нажмите ОК.

Появится запрос на создание ключевого поля – уникального поля записи, по которому в дальнейшем будет удобно связывать таблицы.

Нажмите Да. В появившемся поле Кодукажите Тип данных– Текстовый.

Сохраните таблицу, нажав на клавишу Сохранить .

Перейдите в Режим Таблицы, нажав сначала на кнопку

Вид . Ввод данных вы будете производить в этом режиме, заполняя клетки таблицы, перемещая курсор с помощью стрелок перемещения курсора, расположенных в правой нижней части клавиатуры или клавиши Enter. Заполните базу данных значениями, как указано ниже.

Сохраните введенные данные, нажав на Сохранить . В результате вы получите таблицу, с которой можно работать. Таблицу можно редактировать и производить с ней иные действия

Замените фамилию Волковна Курочкин. Для этого выделите редактируемую ячейку и наберите новую фамилию. Замените год

рождения на 1993. Для этого щелкните мышкой по нужной ячейке, разместив в ней курсор, и отредактируйте запись.

Чтобы произвести сортировку записей, нужно поставить курсор в любую ячейку сортируемого поля (столбца) и щелкнуть по кнопке:

если нужно отсортировать по возрастанию. если нужно отсортировать по убыванию.

Отсортируйте фамилии по алфавиту. Для этого поставьте маркер на любую фамилию в столбце с названием Фамилияи щелкните мышкой по кнопке .

Сохраните эту таблицу, нажав на кнопку Сохранить .

Закройте таблицу, нажав на кнопку Закрыть .

Повторите эту операцию еще раз, чтобы закрыть текущую базу данных, получив пустое окно для новой работы. В этом положении можно создать новую базу данных или открыть существующую для продолжения работы.

Откройте снова свою базу данных с помощью команд Файл –

– Открыть – Мои школьные друзья – Открыть.

Откройте таблицу Список друзей.

Установите текстовый курсор в поле (столбце) Фамилияили выделите столбец целиком с помощью курсора, поместив его верхней части поля с надписью Фамилияи придав ему вид черной вертикальной стрелки.

Нажмите на кнопку Найти , которая позволяет найти запись по введенному значению.

Наберите в поле Образец фамилию Орлов и нажмите на кнопку Найти далее. Фамилия Орлов будет найдена (выделена).

Затем щелкните по кнопке Замена,проставьте в поле Заменить нафамилиюМышкин,щелкнитеЗаменить.

ВСписке друзейвместо фамилии Орлов появится фамилия Мышкин.Выберете пункт меню Файл – Выход.

Если появится вопрос о сохранении изменений, то сохраните их.

Лабораторная работа № 2.

Создайте базу данных состоящую из двух таблиц(таблица Учебные группыитаблицаСписок групп).

Запустите программу Microsoft Access. Нажмите на кнопку Открыть базу данных . Откройте вашу базу данных Мои школьные друзья, изготовленную на прошлом занятии.Для этоговыделите ее из списка баз данных и нажмите Открыть.

Удалите таблицуСписок друзей, для чего выделите имя таблицы и нажмите клавишу Delete.

На вопрос о подтверждении удаления таблицы ответьте Да.

Создайте таблицу Учебные группы,для чего выберите закладку Таблицы - Создание таблицы в режиме конструктораи нажмите на кнопку Создать.

Выберите Режим таблицы и нажмите на ОК.

Появиться пустая таблица, поля которой имеют цифровое наименование (Поле1, Поле2 и т.д.).

Переименуйте Поле1. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поле1 и выполните команду Формат – Переименовать столбец.

Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля Учебная группа и нажмите клавишу Enter.

Таким же образом переименуйте Поле 2. Присвойте ему название Преподаватель и нажмите клавишу Enter. Если текст не умещается целиком в ячейке, расширьте поле с помощью двунаправленной стрелки, поставив курсор на границе раздела заголовков полей и прижав левой клавишей мыши.

Сохраните таблицу, нажав на кнопку Сохранить и присвоив ей имя Учебные группы.

На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

Перейдите в режим Конструктор, щелкнув кнопку Вид

Сделайте поле Учебная группа ключевым, поместив курсор на имя этого поля и нажав на кнопку Ключевое поле .

Тип поля Учебная группа и Преподавательзадайте текстовым, выбрав его мышкой из ниспадающего списка.

Сохраните изменения, нажав на кнопку . Закройте таблицу.

Теперь создадим таблицу Список групп.Выберите закладку Таблицы. Нажмите на кнопку Создать.

В окне Новая таблица выберите Режим таблицы и нажмите на ОК. Появиться пустая таблица, поля которой имеют цифровое наименование (Поле1, Поле2 и т. д ). Переименуйте поля по аналогии с предыдущим заданием, выполнив команду Формат – Переименовать столбец,в соответствии с нижеприведенной формой, внеся следующие названия столбцов: Код, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Учебная группа.

Сохраните таблицу под именем Список групп, нажав на кнопку

Сохранить .

На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

Перейдите в режим Конструктор, нажав на кнопку Вид или .

Сделайте поле Код ключевым, поместив курсор на имя этого поля и нажав на кнопку Ключевое поле . Тип данных полей Код, Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа –задайте Текстовый; поля Дата рождения - Дата/время.

Значения поля Учебная группа надо не набивать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Учебные группы. Для этого, оставив курсор на строчке Учебная группа, выберите закладку Подстановка, тип элемента управления – Поле со списком, источник строк – Учебные группы.

Сохраните изменения, нажав на кнопку . Закройте таблицу. Создадим схему данных. Откройте базу данных Мои школьные

друзья. В окне Microsoft Access нажмите кнопку Схема данных.

В появившемся окне Добавление таблицы выделите вкладку Таблицы, в ней - таблицуУчебные группы и нажмите на кнопкуДобавить.

Выделите таблицуСписок группи щелкните по кнопке Добавить. В окне Схема данных появиться условный вид этих таблиц.

Закройте окно Добавление таблицы.

В окне Схема данных увеличьте размеры окон таблиц Список группиУчебные группы, чтобы были видны все поля (если некоторые поля не видны). Поставьте мышку на имя поля Учебная группа в таблице Учебные группы и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Учебная группа в таблице Список групп. Отпустите мышку. Появиться окно Изменение связей.

Включите Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково. Включите Каскадное обновление связанных полей,чтобы при изменении номеров групп в таблице Учебные группы эти номера групп автоматически изменялись бы в связанной таблице.

Включите каскадное удаление связанных полей,чтобы при удалении записи с номером группы в таблице Учебные группы все записи из таблицы Список групп, в которой стояли эти номера групп, удалялись бы автоматически.

Нажмите на кнопку Создать. Появиться связь «Один – ко - многим».

Закройте схему данных, нажав на кнопку Закрыть в верхнем правом углу окна, ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.

Лабораторная работа № 3.

Создадим базу данных, состоящую из трех таблиц.

Запустите программу Microsoft Access. Нажмите на кнопку Открыть базу данных.Откройте базу данных Мои школьные друзья, для чего выделите из списка баз данных имя вашей базы и нажмите на кнопку ОК. Откройте таблицу Учебные группы, выделив ее и нажав на кнопку Открытьи введите нижеприведенные данные в таблицу.

Сохраните и закройте таблицу.

Откройте таблицу Список групп. Заполните ее нижеуказанными данными.

Выделите все записи стрелкой курсора, установив ее слева от строчек таблицы. Удалите все записи таблицы Список групп, оставив ее структуру, для чего нажмите клавишу Delete.

Нажмите на кнопку Да в вопросе о подтверждении удаления (можно выполнить команду Правка – Удалить запись). Закройте таблицу, сохранив ее. Снова заполните таблицу данными на 8 человек.

Если бы Вы использовали Счетчик как тип данных поляКод, топри вводе новых данныхв эту таблицу могло бы получиться, что счетчик начнет меняться с того номера, который был присвоен последней записи. В этом случае, чтобы нумерация снова начиналась с 1, перед вводом данных нужно выполнить команду Сервис – Служебные программы – Сжать и восстановить базу данных, затем снова заполнить таблицу данными, добившись, чтобы нумерация начиналась с 1.

Теперь создадим таблицу Личные данные используя Мастер таблиц. Выберите закладку Таблицы. Нажмите на кнопку Создать.

В появившемся окне Новая таблица выберите Мастер таблиц и нажмите на кнопку ОК.

В появившемся окне Создание таблиц следует выбрать: в поле Образцы таблиц– поле Студенты; в поле Образцы полей – поля КодСтудента, Адрес, НомерТелефона, нажимая после каждого выбора на кнопку . Эти поля попадут в Поля новой таблицы. Нажмите на кнопку Далее.

В появившемся окне задайте имя новой таблицы - Личные данные. Оставьте автоматический выбор ключа.

Нажмите на кнопку Далее. Access проверит связи данной таблицы с другими таблицами и известит вас об этом новым окном Создание таблиц.

Как видно, таблицы не связаны.

Нажмите на кнопку Далее.

Выберите Ввести данные непосредственно в таблицу, нажмите на кнопку Готово. Перед Вами откроется таблица Личные данные, у которой есть поля, но отсутствуют записи.

Добавьте в таблицу Личные данные еще одно поле (выделите столбец – Вставка - Столбец), в которое введем Место рождения

(командаФормат - Переименовать столбец). Поле можно добавить, открыв таблицу в режиме конструктора.

С помощью кнопки Вид выберите Конструктор.

Перейдите в режим таблицы нажав на кнопку Вид

и заполните таблицу нижеприведенными данными

Закройте таблицу, предварительно сохранив ее. В результате вы получите три таблицы, две из которых ранее были связаны, а третья нет.

Займемся исправлением схемы данных.

Нажмите на кнопку Схема данных

Нажмите на кнопку - Отобразить таблицу

В появившемся окне выделите таблицу Личные данные и нажмите на кнопку Добавить, а затем на кнопку Закрыть окна Добавление таблицы.

Поставьте мышку на имя поля КодСтудента в таблице Личные данные и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Код в таблице Cписок групп. Отпустите кнопку мышки. Появиться окно Изменение связей.

Включите Обеспечение целостности данных. Это невозможно сделать, если типы обоих полей заданы неодинаково.

Нажмите на кнопку Создать. На схеме данных появиться связь «один-к- одному».

Это значит, что одной записи в таблице Список групп соответствует одна запись в таблице Личные данные. Закройте схему данных, сохранив ее.

Если в таблице Список группесть хотя бы одна запись, а в таблице Личные данныезаписей нет, то может появиться сообщение об ошибке. Это потому, что в ведущей таблице данные есть и надо либо ввести в ведомую таблицу соответствующие данные, либо удалить данные в ведущей таблице.

Лабораторная работа № 4.

Создайте формы для ввода данных. Для этого в окне Microsoft Access выберите закладку Формы,затемСоздание формы в режиме конструктор,нажмите кнопку Создать.

Появиться окноНовая форма, в котором следует выбрать Автоформа: в столбец, а в качестве источника данных – Список групп.

Нажмите на кнопку ОК. Появиться форма ввода Список групп.

Значения кнопок работы с записями:

- переход к первой записи; - переход к предыдущей записи;

- переход к следующей записи; - переход к последней записи; - добавление новой записи. Попробуйте добавить в базу данных 1-3 записи, дополнив полученную форму, аналогично сведениям из таблицы Список групп. Для этого внесите соответствующие сведения сначала в таблицу Личные данные,а затемв таблицуСписок групп.В противном случае может появиться сообщение о нарушении целостности данных. При связывании мы таблицу Личные данные сделали ведущей, протянув связь от нее, поэтому данные в первую очередь вносят в нее.Сохраните данные. Имя формы – Список групп.

Закройте форму.

Перейдите в окно Таблицы и откройте таблицу Список групп.

Убедитесь, что в таблице автоматически появились новые записи.

Сохраните и закройте таблицу.

Откройте таблицу Учебные группы. Исправьте названия групп МОС Д-1-3/1 и МОС-Д-3/2 на СОЦ. Сохраните и закройте таблицу Учебные группы.

Откройте таблицу Список групп. Убедитесь, что названия групп изменились.

Закройте таблицу Список групп. Завершите работу с программой Access.

Лабораторная работа № 5.

Теперь поставим задачу ввода записей одновременно в разные таблицы: Список групп и Личные данные. ФИО мы храним в одной таблице, а адрес и номер телефона – в другой. Можно попробовать ввести значения в каждую таблицу отдельно, но удобнее видеть клетки обеих таблиц для ввода данных одновременно. Эту задачу легко решить вводом значений через специально созданную форму, в которой присутствуют поля всех необходимых таблиц. Данные вводим в форму, а в результате заполняются таблицы.

Создадим форму для ввода данных с помощью Мастера форм. В окне базы данных выберите вкладку Формы. Нажмите на кнопку Создать.

В окне Новая форма выберите Мастер форм. В нижнем поле

в качестве источника данных можно ничего не указывать. При использовании Мастера форм источник данных для формы следует указывать в окне Создание форм.

Нажмите на кнопку ОК. Появится окно Создание форм.

Выберите все поля из таблицы Список групп и все поля из таблицы Личные данные. Для этого выберите имя таблицы Список групп в поле Таблицы и Запросы. В результате появляется список полей в окне доступные поля. Нажмите на кнопку , которая переносит все

поля из списка. Затем выберите имя таблицы Личные данные в поле Таблицы и Запросы и вновь нажмите на кнопку . Нажмите на кнопку Далее.

Оставьте внешний вид формы в один столбец (выбран по умолчанию). Нажмите на кнопку Далее.

Выберите требуемый стиль (например, Стандартный). Нажмите на кнопку Далее.

Задайте имя формы: Общая форма.

Нажмите на кнопку Готово.В результате вы получите Общую форму, в которой можно менять существующие и вводить новые данные.

Эти значения будут попадать в ту таблицу, в которую нужно (часть значений – в одну таблицу, часть – в другую). Давайте заполним окна таблицы Общая форма вымышленными данными еще на 1-2 человек и заменив старые данные на 1-2 человек на новые.

Сохраним таблицу.

Откройте окно базы данных Мои школьные друзья и с закладки Формы перейдите на закладку Таблицы.

Откройте таблицу Список групп и убедитесь, что в ней появились новые данные.

Сохраните и закройте таблицу.

Откройте таблицу Личные данныеи убедитесь, что в ней появились данные.

Данные появились, сохраните и закройте таблицу.

Лабораторная работа № 6.

Иногда появляется необходимость добавить новые поля в существующую таблицу. Это можно сделать, например, описанным ниже способом.

Добавим новое поле Дружеский шаржв таблицу Список групп.

Откройте базу данных Мои школьные друзья.ВкладкуТаблицы.

Выделите таблицу Список групп. Перейдите в режим Конструктор.

Добавьте еще одно поле с именем Дружеский шарж, тип данных Поле объекта OLE, общие свойства поля оставьте по умолчанию.

Сохраните таблицу. Перейдите в режим таблицы. Нажмите мышкой на клетку, где должно быть значение поля вашего товарища, на которого будет сделан Дружеский шарж. Она выделится пунктиром.

Выполните команду Меню: Вставка – Объект – Точечный рисунокили Рисунок Paintbrush – ОК. Нарисуйте веселую мордочку своего приятеля (см. на следующей странице).

Нажмите в правом верхнем углу окна рисунка, в результате чего вы вернетесь в таблицу.

Рисунок будет обозначен словами Точечный рисунок.

Чтобы увидеть его, дважды щелкните мышкой по этой надписи и вы возвратитесь в программу, где изготовлен рисунок. Создайте шаржи еще на двух школьных друзей.

Аналогично создайте новое поле Расчет зарплаты в EXCEL и вставьте в одну из ячеек таблицы Список групп Рабочую книгу Microsoft Office Excel, выполнив команду Меню: Вставка – Объект – Microsoft Office Excel Worksheet (илиЛистMicrosoft Office Excel) .

Аналогично вставьте в одну из ячеек презентацию Power Point.

Завершите работу с программой Access, сохранив данные.

Лабораторная работа № 7.

Научимся использовать в работе фильтр.

Числа вводятся без ограничителей, например, 1990. Текст должен быть заключен в кавычки, например «Востриков». Даты ограничиваются символами #, например, #05/05/1990#. Элементы выражения могут быть связаны операторами:

1. арифметическими: *, +, -, /,^;

2. сравнениями: <, <=, >=, =, <>;

Откроем таблицу Список групп.

Нажмите на кнопку Изменить фильтр

.

Щелкните мышкой на поле Имя.У активного поля появится стрелка выбора (активным должно быть только одно поле!). Выделите щелчком имя Юрий и затем нажмите кнопку

Применение фильтра .

Вы автоматчески попадете в таблицу, в которой будут только ваши товарищи с именем Юрий.

Отмените выбор. Для этого необходимо отжать кнопку, которая теперь называется Удалить фильтр . Таблица возвратится в первоначальное состояние.

Выделите имяЮрий и нажмите кнопку Фильтр по выделенному . Увидите таблицу, в которой будут представлены только ваши товарищи с именем Юрий.

Точно также можно отфильтровать данные по группам, датам рождения и т.д.

Отмените выбор, отжав кнопку Удалить фильтр . Таблица возвратится в первоначальное состояние.

Еще раз проделаем такую же операцию и выберем всех студентов из группы МОС-Д-1-1/1. Для этого выделим в таблице название требуемой группы и нажмем кнопку Фильтр по выделенному .

Получим следующие записи.

Удалите изменения в таблице, нажав на кнопку Удалить фильтр .

Завершите работу с программой Access, сохранив данные.

Лабораторная работа № 8.

Создание формы с помощью кнопки Новый объект: форма.

Прежде, чем двигаться дальше, убедимся, что все Вы хорошо усвоили начальные навыки создание форм и создадим формы различными способами.

Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.

1. Создание Автоформы.