А. Основные справочные сведения

Раздел I. Системы управления базами данных

Создание баз данных MS Access

Цель работы: Ознакомление с системой управления базами данных Microsoft Access, изучение способов создания баз даных MS Access

А. Основные теоретические и справочные сведения

1 .Что такое база данных?

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным ви­дом деятельности. В настоящее время организация, хранение и обработка информации на принципах баз данных является основой функциони­рования любой информационной системы.

В общем случае под базой данных понимается любая совокупность связанной информации, объединенной по определенному признаку.

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Информация в реляционной базе данных хранится в таблицах. База данных MS Access — это файл, который содержит все основные объегаы, связанные с хранимыми данными: «Таблицы», «Запросы», «Формы», «Отчеты», «Макросы», «Модули». Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и т.д.

В базе данных сведения из каждого источника хранятся в отдельной таблице. При работе с данным и из нескольких таблиц чтобы избежать дублирования данных устанавливаются связи между таблицами. Связи мехсду таблицами осуществляются с помощью одного или нескольких ключевых полей.

2. Создание базы данных

В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы дан­ных.

2.1. Создать новую базу данных, а затем добавлять в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты.

2.2. Создать базу данных определенного типа с помощью мастера со всеми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных.

В обоих случаях у вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.

Примечания:

Для получения дополнительных сведений о каком-либо элементе диалогового окна нажмите кнопку со знаком вопроса в правом верхнем углу диалогового окна и выберите нужный элемент.

1.Б. Порядок выполнения работы:

1. После загрузки WINDOWSвыберите меню кнопки «Пуск»,команду Программы, в списке выберите Cyrill&Mephody.Загрузите программу Encyclopedia, переключитесь в окно Программное обес­печение, выберите Прикладные программы,затем Системы управ­ления базами данных.Познакомьтесь с содержимым СУБД Microsoft Accessи перепишите в отчет основные определения, выйдите из программы.

2. Загрузите Microsoft Access с помощью меню кнопки «Пуск» или значка на панели инструментов с изображением ключа. Закройте диалоговое окно и ознакомьтесь со справочной системой, щелкнув по кнопке «?». Выберите раздел Создание базы данных и Работа в окне базы данных. Внимательно изучите его содержание, найдите, ответы на контрольные вопросы.

3. Закройте справку и создайте базу данных; Для этого выберите меню Файл,Создать базу данных (БД), выберите «Новая база данных», кноп­ку «ОК». В диалоговом окне откройте папку группы Ноmена сетевом диске и присвойте имя БД Продажи.MDB.

Контрольные вопросы:

1. Назначение системы Microsoft Access.

2. Назначение объектов.

3. Перечислите этапы проектирования БД.

4. Отличаются ли принципы работы со строкой меню Access от общих принципов работы в Windows.

5. Какие существуют способы создания баз данных?

6. Какие объекты составляют базу данных?

Создание таблиц с помощью Мастера таблиц

Цель работы: Изучение способов создания таблиц в Microsoft Access

А. Основные справочные сведения

Создание таблицы

Таблица — основной структурный элемент системы управления реляционной базой данных. В реляционных базах данных информация хранится в одной или нескольких таблицах. В Microsoft Access таблицей называют объект, в котором данные сохраняются в формате записей (строк) и полей (столбцов). Данные в отдельной таблице обычно отно­сятся к определенной категории, такой как сведения осотрудниках или заказах. Связь между таблицами обеспечивается значением совпадающих полей. Кроме того, прямой доступ к записям таблицы обеспечивают ключи, которые содержат одно или несколько полей таблицы.

В Microsoft Access пользователь имеет возможность создать пустую таблицу и самостоятельно ввести в нее данные или создать таблицу с помощью мастера по шаблону со списком полей.

Создание новой пустой таблицы.

Создать пустую таблицу в Microsoft Access можно с помощью:

- Мастера по созданию таблицы. Он предоставляет возможность выбора образцов таблицы и образцов полей разных типов для примене­ния при создании собственной таблицы.

- В режиме таблицы. При сохранении новой таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответст­вующий тип данных и формат каждому полю. Свойства и заголовки полей созданной таблицы можно изменить в режиме конструктора.

- Конструктора.

Вне зависимости от способа создания таблицы режим конструктора позволяет в любой момент изменить структуру таблицы, например, добавить новые поля, указать значения по умолчанию или создать мас­ки ввода.

2.Б. Порядок выполнения работы:

1. После загрузки WINDOWSзапустите Microsoft Access.Вызовите справочную систему, щелкнув по кнопке «?». Выберите раздел «Созда­ние, импорт и связывание таблиц», подраздел «Создание таблиц». Изучите содержание раздела, обращая внимание на контрольные вопросы, приведённые в конце задания.

2. В окне базы данных Продажи.MDBсоздайте таблицы «Товары»и «Поставщики»в режиме мастера.

Для создания таблицы в режиме мастера выберите вкладку «Таблицы».

2.1. Щелкните кнопку Создать.

2.2. Выберите строку Мастер.На экране появится первая страница диалогового окна мастера таблиц.

2.3. Выберите название в образце таблиц. Из списка Образцы полейвыберите нужные поля, указанные ниже.

Отдельные поля перемещаются кнопкой >, все поля кнопкой >>, кнопкой < убирают отдельные поля, все — кнопкой <<.

2.4. Щелкните кнопку. Далее перейдите к следующему окну, присвойте имя таблице. Установите переключатель в положение «самостоятельное определение ключа пользователем».

2.5. Выберите поле с уникальными для каждой записи данными и пометьте, что каждой записи автоматически присваиваем последователь­ные числа.

2.6. В окне Связищелкните кнопку Далее.

2.7. Щелкните кнопку Готово.Microsoft Access выведет еще одно диалоговое окно, где переключателем нужно указать, что Вы собираетесь делать дальше. Выберите режим записи данных в таблицы, щелкните кнопку Готово.

Для таблицы «Товары»выберите поля из списка Образцы полей: Код товара, Марка, Описание товара, Код поставщика, Цена, На складе, Поставки прекращены.

Для таблицы «Поставщики»выберите следующие поля: Код поставщика, Фирма поставщика, Обращаться к, Город, Стра­на, Факс, Телефон, Дата поставки.

3. Заполните таблицы «Товары»и «Поставщики»исходными данными. Пример заполнения таблиц Продукты питания приведен в конце методических указаний в Приложении I, табл. №1, №2.

4. Сохраните созданные таблицы и базы данных. Для этого не нужно предпринимать каких-либо специальных действий, достаточно просто закрыть Microsoft Access.

Контрольные вопросы

1. Что можно вводить в текстовое поле?

2. Какие понятия соответствуют строке и столбцу таблицы?

3. Что такое счетчик?

4. Можно ли через меню Файлзакрыть таблицу?

5. Как хранится информация в реляционных базах данных?

6. Что такое поле таблицы?

7. Что называется записью?

8. При помощи чего Связываются между собой таблицы?

9. Что можно делать в режиме таблицы?

10. Способы создания пустой таблицы.

11. Что такое режим конструктора и режим таблицы? Как осуществ­ляется переход из одного в другой?