Ввод и редактирование данных

Базы данных Microsoft Access

База данных – это реализованная с помощью компьютера информационная структура, отражающая состояние объектов и их отношения.

СУБД (Системы управления базами данных) – программное обеспечение для работы с базами данных.

Реляционные БД –базы данных с табличной формой организации информации.

MS Access – это реляционная база данных.

Создание базы данных

1. Запустите MS Access: Пуск/Программы/ MS Access.

2. На панели Создание файлавыберите пункт Новая база данных….

3. В окне Файл новой базы данныхукажите имя БД – Зоопарк, выберите свою папку и нажмите кнопку Создать.

4. В появившемся окне База данныхактивизируйте вкладку Таблицы и щелкните по кнопке Создать.

5. Создайте таблицу, воспользовавшись Конструктором. В окне Новая таблицавыбрать пункт Конструктори подтвердить выбор. Вы войдете в режим конструктора, который используется для задания структуры таблицы. Создайте поля таблицы:

Название поля	Тип поля
Номер	счетчик
Название	текстовое
Среда обитания	текстовое
Вес	числовое
Продолжительность жизни	числовое

Для ввода типа поля используйте значок всплывающего меню, который появляется при установке курсора в столбец Тип данных.

Название поля	Размер поля
Номер	Длинное целое
Название
Среда обитания
Вес	Длинное целое
Продолжительность жизни	Длинное целое

6. В нижней части окна на вкладке Общие задайте размер поля:

7. Выделите поле Номер и нажмите кнопку (ключевое поле) на панели инструментов. Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы при добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число.

8. Закрыть окно и сохранить таблицу под именем Животные.

Типы данных

При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее:

Текстовый тип данных используется для хранения таких данных, как имена, адреса, а также чисел, не требующих вычислений, например, номеров телефонов, инвентарных номеров или почтовых индексов. В текстовом поле может находиться до 255 символов. По умолчанию устанавливается размер поля 50 символов. Для указания максимально возможного числа символов, которые могут находиться в текстовом поле, определите свойство Размер поля

Тип данных Поле MЕМО используется для хранения более 255 символов. В поле MЕМО может находится до 64 000 символов.

Числовой тип содержит данные, используемые для математических вычислений. (Байт 0..255, Целое –32768..32767, Длинное целое 2147483648 ..2147483647, Действительное).

Тип Дата/время – хранение значений дат и времени.

Тип Счетчик – автоматическая вставка последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи.

Логический тип – поля, содержащие только одно из двух возможных значений, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл».

Ввод и редактирование данных

1.В окне База данныхпоявилось имя сохраненной таблицы. Выделите ее и щелкните по кнопке Открыть. Вы войдете в режим таблицы, который используется для просмотра, добавления, изменения, сортировки или удаления данных.

2.Добавьте в таблицу 10 записей так, чтобы некоторые названия животных повторялись.

Создание запросов

Запрос – это средство извлечения информации из БД, отвечающей некоторым задаваемым условиям. Результат запроса выводится в виде таблицы, все записи которой удовлетворяют заданным условиям. Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами.

Запросы на выборку

Запросы на выборку можно использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

Задание 1. Создать запрос, выводящий на экран названия и суммарный вес одинаковых животных.

1. Активизируйте вкладку Запросы и щелкните по кнопке Создать.

2. В окне Новый запросвыберите пункт Простой запроси нажмите кнопку ОК.

3. В окне Создание простых запросоввыберите в поле таблицы и запросыстроку Таблица: Животные. Перенесите из поля Доступные поляв Выбранные поля Название и Вес, для этого щелкните по кнопке со знаком «>». Выбранные поля должны отразиться справа. Нажмите кнопку Далее.

4. Выберите итоговый отчет и нажмите кнопку Итоги.

5. Установите флажок Sum и последовательно нажмите кнопки ОК, Далее.

6. Задайте имя запроса: Суммарный веси нажмите кнопку Готово.

Сравните полученные данные с данными в таблице «Животные».

Задание 2. Создать запрос, выводящий на экран все сведения о животном-долгожителе (живущем дольше всех).

1. Повторите шаги 1,2 задания 1

2. В окне Создание простых запросоввыберите в поле таблицы и запросыстроку Таблица: животные. Перенесите из поля Доступные поляв Выбранные поляПродолжительность жизни. Нажмите кнопку Далее.

3. Выберите итоговый отчет и нажмите кнопку Итоги.

4. Установите флажок Мах и последовательно нажмите кнопки ОК, Далее.

5. Задайте имя запроса: Долгожительи нажмите кнопку Готово.

В получившемся запросе указывается только максимальная продолжительность, для вывода на экран других сведений нужно создать еще один запрос, соединяющий таблицу «Животные» и уже созданный запрос:

1. В окне Новый запросвыберите пункт Конструктори нажмите кнопку ОК.

2. В окне Добавление таблицывыберите закладку Таблицы и запросы. Выберите строку Долгожитель, нажмите кнопку Добавить.

3. Выберите строку Животные, нажмите кнопку Добавить, нажмите кнопкуЗакрыть.

4. В окне Запрос 1: запрос на выборкупоявятся схемы выбранного запроса и таблицы.

Чтобы их соединить, выделите поле Мах-продолжительность и, удерживая левую кнопку мыши, перейдите к полю Продолжительность.

5. Добавьте поля в запрос, выполнив двойной щелчок по каждому из них в схеме таблицы.

6. Закройте окно запроса и сохраните его под именем Долгожитель 2.

Запросы с параметром

Запросы, при выполнении отображающие в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например, условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле.

Задание 3. Создать запрос с параметром на название животного.

1. Активизируйте вкладку Запросы и щелкните по кнопке Создать.

2. В окне Новый запросвыберите пункт Конструктори нажмите кнопку ОК.

3. В окне Добавление таблицывыберите закладку Таблицы. Выберите строку Животные, нажмите кнопку Добавить, нажмите кнопкуЗакрыть.

4. В окне Запрос 1: запрос на выборкупоявится схема выбранной таблицы. Добавьте в запрос все поля кроме счетчика.

5. В столбце Название в строке Условие отбора введите подсказку в квадратных скобках: [Введите название]

6. Закройте окно запроса и сохраните его под именем Запрос с параметром.

7. Откройте запрос, введите какое-нибудь название животного из вашей БД.

Запросы с условием.

Условия отбора — это ограничения, накладываемые на запрос для определения записей, с которыми он будет работать. Например, вместо просмотра всех животных, можно просмотреть только тех, которые живут в Африке. Для этого необходимо указать условие отбора, отсеивающее все записи, кроме тех, у которых в поле «Среда обитания» указано «Африка» (если в вашей БД нет Африки, введите другую часть света).

Задание 4. Создать запрос, выводящий на экран все сведения о животных, обитающих в Африке.

1. Выполните пункты 1-4 задания 3.

2. В столбце Среда обитания в строке Условие отбора введите слово Африка, в строке Вывод на экрануберите флажок.

3. В столбце Название в строке Сортировка выберите по убыванию.

4. Откройте запрос, просмотрите результаты.

Задание 5. Создать запрос, выводящий на экран все сведения о животных, обитающих в Америке, не превосходящих весом 50 кг.

1. Выполните пункты 1-4 задания 3.

2. В столбце Среда обитания в строке Условие отбора введите слово Америка, в строке Вывод на экрануберите флажок.

3. В столбце Вес в строке Условие отбора введите <100.

4. Откройте запрос, просмотрите результаты.