Ввод и редактирование данных

Основными объектами, над которыми производятся действия в электронных таблицах, являются ячейки и диапазоны ячеек (блоки).

Рис. 64. Выделенный диапазон ячеек (блок).

Блок - любая прямоугольная область таблицы, в минимальном случае - одна ячейка. Адрес блока задается так: адрес верхней левой ячейки блока, двоеточие, адрес правой нижней ячейки блока.

Примеры блоков: А1 (ячейка); А1:А9 (столбец); В2:Z2 (строка); B2:D4 (прямоугольная область).

Неотъемлемым элементом рабочего поля таблицы является курсор. В ЭТ термин “курсор” используется в следующих случаях:

- курсор ЭТ - жирная рамка вокруг текущей ячейки, перемещается с помощью клавиш управления курсором;

- текстовый курсор - мигающая (или не мигающая) черточка, отмечающая положение текущего символа при редактировании содержимого ячейки.

Ввод данных

1. Установить курсор ЭТ в ячейку, в которой должны быть размещены данные.

2. Набрать данные.

3. Для завершения ввода нажать клавишу <Enter> (при этом курсор ЭТ переместится на строку ниже), либо нажать «зеленую галочку» на панели инструментов (при этом курсор останется в текущей ячейке).

В ячейке могут размещаться данные одного из следующих типов:

1. число 2. формула 3. текст

Правила ввода текста и чисел

Текст можно вводить произвольной формы, но если он начинается со знака “=“, то перед ним следует поставить апостроф, чтобы он не воспринимался как формула.

Числа также вводятся в привычном виде. Следует только помнить, что дробные десятичные числа записываются через запятую: 3,5; -0,0045, либо через точку: 3.5; -0.0045, в зависимости от установленных параметров. Изменение вида разделителя целой и дробной части производится в меню Сервис/ Параметры/ Международные.

Форматирование текстовых полей

По умолчанию текстовые поля в MS Excel выводятся в одну строку. Для того чтобы текст переносился в ячейке в несколько строк:

1. Выделите ячейки, для которых необходимо разрешить перенос текста.

2. Выберите пункт меню Формат/ Ячейки вкладка Выравнивание.

3. Поставьте галочку в опции Переносить по словам.

Для таблиц со сложной структурой используйте объединение ячеек, но только там, где это действительно требуется.

Рис. 65.Неправильно и правильно отформатированные текстовые поля.

Правила ввода формул

1. Убедитесь в том, что активна (выделена курсивной рамкой) та ячейка, в которой вы хотите получить результат вычислений.

2. Ввод формулы начинается со знака “=”. Этот знак вводится с клавиатуры.

3. После ввода знака “=” Excel переходит в режим ввода формулы. В этом режиме, при выделении какой-либо ячейки, ее адрес автоматически заносится в формулу. Это позволяет избавить пользователя от необходимости знать адреса ячеек и вводить их в формулу с клавиатуры.

4. Находясь в режиме ввода формулы, вы последовательно указываете левой кнопкой мыши на ячейки, хранящие некие числовые значения, и вводите с клавиатуры знаки операций между исходными значениями.

§ Знаки операций должны вводиться между адресами ячеек.

§ Удобнее вводить знаки операций с правого цифрового блока клавиатуры. Чтобы этот блок работал в нужном режиме, индикатор <Nun Lock> должен быть включен.

5. Чтобы результат вычислений появился в активной ячейке, необходимо выйти из режима ввода формулы.

§ <Enter> завершает ввод формулы, и переводит курсор в следующую ячейку.

§ “Зеленая галочка” на панели ввода формулы завершает ввод формулы, и оставляют курсор в той же ячейке.

Рис. 66. Ввод формулы.

Например, если в ячейке D2 должна помещаться разность чисел из ячеек B2 и C2, то после установки курсора на D5 следует указать мышью на B2, ввести с клавиатуры знак “-”, указать мышью на C2 и нажать <Enter> или “зеленую галочку”.

В формулах можно использовать числовые константы (-4,5), ссылки на блоки (D4), (A3:D8), знаки арифметических операций, встроенные функции (СУММ, МАКС, SIN и т.д.)

Таблица 18.

Операция	Обозначение в формуле	Пример
Возведение в степень Умножение Деление Сложение Вычитание Равно	^ * / + - =	=3^2 =А8*С6 =D4/N5 =B2+5 =9-G6
Продолжение таблицы 18.
Меньше Больше Меньше или равно Больше или равно Не равно Диапазон Объединение диапазонов Максимум Минимум	< > <= >= <> : ; МАКС МИН	=СУММ(А1:С10) =СУММ(А1;А2;А6) =МАКС(А3:С5) =МИН(Е2:Р7)

Редактирование данных

При вводе данных Вы можете ошибиться и должны уметь исправлять ошибки. Конечно, Вы можете просто ввести в ячейку с ошибочными данными новое правильное значение, но если исправить требуется один - два символа, то целесообразнее отредактировать содержимое ячейки.

Отредактировать данные Вы можете различными способами, но курсор ЭТ должен стоять на редактируемой ячейке.

1. Перейдите в режим редактирования содержимого ячейки. Это можно сделать одним из следующих способов:

- Щелкнете левой клавишей мыши в строке формул.

- Нажмите <F2>.

- Дважды щелкните мышью на ячейке.

2. Текстовый курсор поставьте перед неверным символом, исправьте данные.

3. Нажмите <Enter> или “зеленую галочку” на панели инструментов, чтобы выйти из режима редактирования.

Неверный формат ячейки может быть изменен только выбором другого формата в меню Формат / Ячейка.

Если ошибка допущена при вводе числа, то так как компьютер не знает, что это ошибка, Excel автоматически пытается подобрать подходящий для данного изображения формат.

Например, Вы хотели ввести число 410. Интерпретация некоторых возможных при вводе ошибок приводится в таблице 19.

Таблица 19.

Ошибочный ввод	Распознанный формат	Изображение на экране
4:10 4.10 410.	время дата текст	4:10 4.Окт. 410.

Не пытайтесь исправить ошибку непосредственно в ячейке, вряд ли это удастся, так как скрытый формат этой ячейки уже сформирован. Поэтому нужно исправлять сначала формат ячейки на правильный с помощью меню Формат / Ячейка / Число.

Если при вводе формул Вы забыли поставить знак “=”, то все, что было набрано, запишется в ячейку как текст. Если Вы поставили знак равенства, то компьютер распознал, что идет ввод формулы и не допустит записать формулу с ошибкой до тех пор, пока она не будет исправлена. Некоторые ошибки, которые могут быть допущены при вводе формулы, приведены в таблице 20.

Таблица 20.

Изображение на экране	Тип ошибки
b1*b2	нет знака =
#ИМЯ?	адрес ячейки введен с клавиатуры в режиме кириллицы
открывается диалоговое окно	введено два знака операции подряд
#ЗНАЧ!	в одной из ячеек, входящих в формулу, находится не числовое значение
#ДЕЛ/0!	значение знаменателя =0 , делить на 0 нельзя

Копирование формул

В электронных таблицах часто требуется проводить операции не просто над двумя переменными (ячейками), но и над массивами (столбцами или строками) ячеек. Т.е. все формулы результирующего массива аналогичны и отличаются друг от друга только адресом строк или столбцов.

От проведения однотипных действий в каждой ячейки строки (или столбца) избавляет следующий прием копирования формулы:

1. Убедитесь, что активна (выделена курсорной рамкой) именно та ячейка, в которой находится предназначенная для копирования формула.

2. Не нажимая на кнопки мыши, подведите указатель мыши к нижнему правому углу курсорной рамки (этот угол специально выделен).

3. Отыщите положение, при котором указатель мыши превращается в тонкий черный крестик.

4. Нажмите на левую кнопку мыши и, удерживая ее, выделяйте диапазон ниже (при копировании по строкам) или правее (при копировании по столбцам) до тех пор, пока не выделятся все ячейки, в которые вы хотите скопировать данную формулу.

5. Отпустите левую кнопку мыши.

Таблица 21.

Типы указателей мыши