Создание запросов с вычислениями
7.1. В результирующих таблицах запросов могут быть созданы поля с вычисляемыми выражениями. В исходных таблицах такое поле не создается и не влияет на них. Каждый, кто обращается к базе, может с помощью запросов как угодно манипулировать данными и получать любые результаты, но при этом начальные таблицы остаются неприкосновенными и неизменно одинаковыми для всех пользователей.
Для создания запроса с вычислениями используется бланк "запроса на выборку" в режиме Конструктора. Разница только в том, что в очередном свободном столбце вместо названия поля записывается формула. Формула начинается названием вычисляемой величины и двоеточием; это название в результирующей таблице запроса образует название поля с вычислениями. В формулу входят операнды - ограниченные квадратными скобками названия полей, принимающих участие в вычислениях, и знаки математических операций (таблица 13), например, Стоимость: [Сумма] / [Цена].
В узенький столбец сложно записать длинную формулу, но если нажать [Shift] + [F2], то открывается вспомогательное диалоговое окно Область ввода. В поле этого окна можно ввести формулу любой длины. После нажатия кнопки ОК формула переводится в ячейку бланка "запроса на выборку".
7.2. По заданию предлагается по данным поля Ущербтаблицы Учет ДТП вычислить количество нарушений каждого водителя, сумму его ущерба и общую сумму ущерба всех водителей. Для вычисления каждого из указанных параметров нужно создавать отдельный запрос.
Запросы с итоговыми вычислениями отдельно для каждого водителя (то есть в группах повторяемых табельных номеров) образуются следующими действиями.
1) Для создания запроса относительно количества ДТП каждого водителя открыть бланк "запроса на выборку" в режиме Конструктор и добавить таблицы Информация и Учет ДТП из окна Добавление таблицы. Завершить выбор таблиц нажатием кнопки Закрыть.
2) Перетащить из таблицы Информация в нижнюю часть бланка поле ФИО, а из таблицы Учет ДТП - поле Ущерб.
3) Нажатием кнопки Групповые операции на панели инструментов Стандартная прибавить в нижней части бланка Конструктор строку Группировка.
4) В столбце Ущерб в строке Поле перед названием Ущерб ввести название вычисляемого параметра Количество ДТП:. Удалить в этом столбце функцию Группировка и ввести вместо него функцию Count(таблица 14), вычисляющую количество единиц в группе, то есть количество нарушений каждого водителя.
Таблица 13. Операнды MS Access
| Оператор | Пример | Описание |
| + | [Итог] + [Надбавка] | Добавляет два операнда |
| - | Date( ) - 7 | Вычисляет разницу двух операндов |
| * | [Коробка] * [Цена коробки] | Вычисляет произведение двух операндов |
| / | [Количество] / 12.55 | Делит один операнд на второй |
| \ | [Коробка] \ 2 | Делит нацело один целый операнд на второй. При использовании деления нацело операнды с десятичными дробями округляются до целого, а дробная часть отбрасывается |
| Mod | [Коробка] Mod 12 | Возвращает остаток от деления нацело. Например, 15 Mod 12 равняется 3 |
| ^ | Показатель ^ | Возводит операнд (основу) в степень [показатель] |
| < | 1 < 100 | Меньше |
| <= | 1 <= 1 | Меньше или равно |
| = | 1 = 100 | Равняется |
| >= | 100 >= 1 | Больше или равно |
| > | 100 > 100 | Больше |
| <> | 1 < > 100 | Не равно |
| And | Конъюнкция (логическое И) | |
| Or | Дизъюнкция (логическое ИЛИ) | |
| Not | Логическое отрицание | |
| Eqv | Логическая эквивалентность |
Таблица 14. Функции MS Access
| Функция | Типы полей | Описание |
| Avg( ) | Все типы полей, кроме "Текстовый", "Поле Memo" и "Поле объекта OLE" | Вычисляет арифметическое среднее набора чисел, находящихся в указанном поле запроса |
| Count( ) | Все типы полей | Вычисляет количество заполненных записей |
| Max( ) | Все типы полей, кроме "Текстовый", "Поле Memo" и "Поле объекта OLE" | Возвращает максимальное значение из данных указанного поля |
| Min( ) | Все типы полей, кроме "Текстовый", "Поле Memo" и "Поле объекта OLE" | Возвращает минимальное значение из данных указанного поля |
| Sum( ) | Все типы полей, кроме "Текстовый", "Поле Memo" и "Поле объекта OLE" | Возвращает сумму данных указанного поля |
5) По окончании формирования бланка этого запроса нажать кнопку Закрыть (справа в строке заголовка бланка). На экран выводится окно для ввода названия запроса; удалить предложенное название, ввести название Количество ДТП 3 и нажать [Enter], что тождественно нажатию OK.
6) Для создания запроса относительно ущерба каждого водителя открыть бланк "запроса на выборку" в режиме Конструктор и добавить таблицы Информация и Учет ДТП из окна Добавление таблицы. Завершить выбор таблиц нажатием кнопки Закрыть.
7) Перетащить из таблицы Информация в нижнюю часть бланка поле ФИО, а из таблицы Учет ДТП - поле Ущерб.
8) Нажатием кнопки Групповые операции на панели инструментов Стандартная добавить в нижней части бланка Конструктора строку Группировка.
9) В столбце Ущерб в строке Поле перед названием Ущерб ввести название вычисляемого параметра Ущерб ДТП:. Удалить в этом столбце функцию Группировка и ввести вместо нее функцию Sum (таблица 14), вычисляющей сумму ущерба каждого водителя.
10) По окончании формирования бланка этого запроса нажать кнопку Закрыть. На экран выводится окно для ввода названия запроса; удалить предложенное название, ввести название Ущерб ДТП 3 и нажать [Enter].
11) Для создания запроса относительно общего количества ДТП, причиненных водителями, и общейсуммы ущерба открыть бланк "запрос на выборку" в режиме Конструктор. Из окна Добавление таблицы в верхнюю часть бланка добавить таблицу Ущерб ДТП; в нижнюю часть бланка дважды перетащить поле Ущерб.
12) В строке Поле в первом столбике название Ущерб заменить таким выражением: Количество ДТП:Count([Ущерб])
В строке Поле во втором столбце название Ущерб заменить таким выражением: Ущерб ДТП:Sum([Ущерб])
13) По окончании формирования бланк этого запроса нажать кнопку Закрыть. На экран выводится окно для ввода названия запроса; удалить предложенное название, ввести название Общий ущерб 3 и нажать [Enter]. Обратить внимание на то, что после закрытия последнего запроса в его строке Имя таблицы названия таблицы Учет ДТП скрываются средой Access.
14) Выполнить запросы для проверки выполненных действий.