Создание таблицы в режиме таблицы

Задание: в режиме таблицы создайте таблицы «Сотрудники», «Транспортиая_Компания» и «Подробности_Заказа» (см. Приложение 1).

1. На ленте выберите вкладку Создание (Сгеаtе), группу инструментов Таблицы (Тables), кнопку Таблица (Тable). В результате будет сформирована новая пустая таблица.

2. Щелкните на новом поле – откроется список основных типов полей. Выберите тип создаваемого поля и присвойте ему имя. Для просмотра всех возможных типов полей на вкладке Поля в группе Добавление и удаление выберите кнопку Другие поля.

3. Перейдите в режим Конструктора (Design), присвоив имя таблице и сохранив ее.

4. В режиме конструктора установите необходимые свойства полей таблицы.

Сохраните структуру таблицы.

Работа с вычисляемыми полями

В Access 2010 можно использовать тип данных "Вычисляемый" для создания вычисляемого поля в таблице. Это значительно упрощает отображение и использование результатов вычисления в базе данных. Access обновляет вычисляемые поля при редактировании записи, обеспечивая правильность значения в поле.

Задание: создать вычисляемое поле «ТоваровНаСумму» в таблице «Товары», хранящее информацию о том, на какую сумму имеется каждого наименования товара в данный момент на складе.

1. Откройте таблицу «Товары» в режиме конструктора (Design). Добавьте поле с именем «ТоваровНаСумму» и типом данных «Вычисляемый». Откроется окно Построителя выражений (Expression Builder).

2. В Построителе выражений (Expression Builder) двойным щелчком мыши выберите поля, участвующие в вычислении значения поля «ТоваровНаСумму»: поле «ЦенаЗаУпаковку» и поле «Кол_воНаСкладе». Знак умножения поставьте вручную или выберите в группе Элементы выражений категории Арифметические (рис.4).

Рис.4 – Окно построителя выражений

3. Сохраните изменения, перейдите в режим таблицы и убедитесь в корректности результатов.

Вложение файлов в записи базы данных (поле «Вложение» (Attachment))

Поле Вложение (Attachment) предназначено для хранения нескольких файлов в одном поле и предназначено для замены своего предшественника – типа поля OLE. Вложения могут относиться к разным типам.

Задание: добавить поле типа Вложение для таблицы «Сотрудники» и поместить в это поле имеющиеся дополнительные материалы - резюме каждого сотрудника (находятся в папке «Резюме») и имеющиеся фотографии сотрудников (папка «ФотографииСотрудников»),

1. Откройте таблицу «Сотрудники» в режиме Конструктора (Design).

Добавьте поле с именем «Приложения» и типом данных «Вложение».

2. Перейдите в режим таблицы – появится только что созданное поле.

3. Для добавления информации к записи нажмите правой кнопкой мыши на соответствующем поле, выберите пункт меню Управление вложениями – откроется диалоговое окно Вложения (Attachment).

4. Кнопкой Добавить (Add) можно выбрать необходимые файлы (резюме и фотографии сотрудников) для каждого сотрудника. В одно поле могут быть добавлены одновременно несколько файлов (резюме и, если есть, фото сотрудника).

5. Сохраните изменения в таблице.

Задание: аналогичным образом можно создать в таблице «Товары» поле с именем «Изображение» типа «Вложение» и добавить изображения из каталога «ЦветыКартинки» для первых пяти товаров.

Установка связей между таблицами

После создания таблицы для каждой темы в базе данных нужно предоставить приложению Office Access 2010 средства, с помощью которых можно будет вновь объединять сведения при необходимости. Это делается путем помещения общих полей в связанные таблицы и определения связей между таблицами. После этого можно создавать запросы, формы и отчеты, одновременно отображающие сведения из нескольких таблиц.

Задание: разработайте схему данных для созданных таблиц путем установления связей между ними (Приложение 3).

1. Чтобы просмотреть межтабличные связи, выберите пункт Схема данных (Relationships) на вкладке Работа с базами данных (Database Tools)в группе Отношения (Relationships). В окне «Схема данных» (Relationships) будут отображены все существующие связи. Если связи еще не были определены или это окно открывается впервые, Access выведет запрос на добавление таблицы или запроса в окно. Также Схему данных (Relationships) можно открыть через вкладку Таблица (Table) в группе Связи (Relationships) (рис.5).

Рис.5 – Варианты выбора пункта схема данных

2. Межтабличную связь можно создать с помощью окна «Схема данных» или путем перетаскивания поля в таблицу из области Список полей. При создании связи между таблицами не требуется, чтобы общие поля имели одинаковые имена. Вместо этого эти поля должны иметь одинаковый тип данных.

3. Если в базе данных никаких связей не определено, автоматически открывается диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table). Если оно не отображается, на вкладке Конструктор (Design) в группе Связи (Relationships) нажмите кнопку Отобразить таблицу (Show Table).

4. Выберите одну или несколько таблиц или запросов и затем нажмите кнопку Добавить (Аdd). По завершении добавления таблиц и запросов в окне «Схема данных» нажмите кнопку Закрыть (С1оsе).

5. Перетащите поле (как правило, первичный ключ) из одной таблицы в общее поле (внешний ключ) в другой таблице. Чтобы перетащить сразу несколько полей, нажав и удерживая клавишу Ctrl, выберите каждое поле, а затем перетащите их. Будет открыто диалоговое окно Изменение связей (Еdit Relationships)(рис.6).

Рис.6 – Окно Изменение связей

6. Убедитесь, что имена общих полей связи отображены правильно. Если имя поля отображено неверно, выберите нужное имя из списка. Чтобы обеспечить целостность данных для этой связи, установите флажок Обеспечение целостности данных (Enforce Referential Integrity). Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки Каскадное обновление связанных полей (Cascade Update Related Fields) и Каскадное удаление связанных полей (Cascade Delete Related Records). Если установлен флажок Каскадное обновление связанных полей (Enforce Referential Integrity), то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически изменяются и соответствующие значения связанных записей. Если установлен флажок Каскадное удаление связанных полей (Cascade Delete Related Records), то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной таблице.

7. Нажмите кнопку Создать (Create).

8. Для удаления или изменения связи поместите курсор на линию связи, а затем щелкните линию для выбора. Выделенная линия связи станет жирной. Когда линия связи будет выбрана, нажмите правую кнопку мыши и выберите необходимый пункт меню.

Сохраните структуру схемы данных и закройте ее.