Практическая работа № 8. Создание БД «Школа2», состоящей из трех таблиц
Цели работы: освоить импорт таблицы из существующей базы данных, закрепить навыки по работе с записями и таблицами, освоить работу фильтра в таблице.
Пошаговое выполнение работы:
1. Загрузитe Microsoft Access.
2. На вкладке Создание выберите команду создания базы данных – Новая база данных.
3. В меню Файл выберите – Сохранить базу данных как.
4. В открывшемся окне предлагается задать имя создаваемой БД. В поле Имя файла введите Школа2.accdb. Проследите, чтобы сохранение осуществлялось в Вашу директорию (проверьте запись в поле Папка и при необходимости укажите нужную). Нажмите кнопку .
5. На экране появится окно пустой БД.
6. Перенесем таблицы из БД Школа1 и используем их для конструирования новой базы данных. Выполните команду Внешние данный / Access, в окне Внешние данные – База данных Access найдите Вашу папку и укажите базу данных Школа1, нажмите Импорт. В окне Импорт объектов (рис. 1) выберите вкладку Таблицы, выделите таблицы Группы и Список и нажмите кнопку . Импорт данных завершен.
| ||||||||||||||
| Рис. 1. |
7. Откройте таблицу Группы. Добавьте недостающие записи, исправьте существующие. Таблица должна выглядеть так, как представлено в Таблице 1. Закройте таблицу, предварительно сохранив её.
8. Из таблицы Список возьмите только структуру: откройте таблицу Список,выделите все записи и нажмите клавишу . Закройте таблицу, сохранив её.
9. Создайте таблицу Личные данные, используя вспомогательную таблицу 2.
| Таблица 2 | ||||||
| Личные данные | ||||||
| Имя поля | Тип данных | Размер поля | Маска | Условие на значение | Индексированное поле | Ключевое поле |
| Код студента | Счетчик | Длинное целое | Да (совпадения не допускаются) | Да | ||
| Адрес | Текстовый | Нет | Нет | |||
| Номер телефона | Текстовый | Нет | Нет | |||
| Word | Числовой | Нет | Нет | |||
| Excel | Числовой | Нет | Нет | |||
| Access | Числовой | Нет | Нет |
10. Перейдите в режим Таблицы и проверьте наличие полей в таблице. Закройте таблицу, предварительно сохранив ее. В результате вы получите три таблицы, две из которых связаны, а третья нет.
11. Исправьте схему данных. Щёлкните по кнопке Схема данных. В диалоговом окне Схема данных щелкните по кнопке Добавить таблицу. В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Личные данные и щелкните по кнопке Добавить, а затем – по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.Выделите имя поля Код студентав таблице Личные данныеи, не отпуская кнопку мышки, перетащите поле Код студентана поле Код в таблице Список.Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Связи.
12. Включите только флажок Обеспечение целостности данных. Это невозможно сделать, если типы обоих полей заданы неодинаково. Щелкните по кнопке .Появится связь один-к-одному (рис. 2). Это значит, что одной записи в таблице Списоксоответствует одна запись в таблице Личные данные.Сохраните изменения в окне.
Рис. 2.
13. Теперь встает задача ввода записей одновременно в разные таблицы: Список и Личные данные. ФИО мы храним в одной таблице, а Адрес и Номер телефона – в другой. Можно, конечно, вводить значения в каждую таблицу отдельно, но удобнее видеть клетки обеих таблиц для ввода данных одновременно. Эту задачу легко решить вводом значений через специально созданную форму, в которой присутствуют поля всех необходимых таблиц. Данные вводим в форму, а в результате заполняются таблицы.
14. В окне базы данных выберите вкладку Создание/Мастер форм.
15. В окне Создание формвыберите все поля из таблицы Список и все поля – из таблицы Личные данные.
16. Оставьте внешний вид формы в один столбец (выбран по умолчанию).
17. Задайте имя формы: Общая форма. Щелкните по кнопке . В результате вы получите форму (рис. 3), в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения. Эти значения будут попадать в ту таблицу, в которую нужно (часть значений – в одну таблицу, часть – в другую). Закройте форму.
18. Если теперь вводить данные в таблицу Список, то счетчик будет меняться с того номера, который был присвоен последней записи. Чтобы нумерация снова начиналась с 1, выполните команду Работа с базами данных / Сжать и восстановить базу данных. Подождите некоторое время, чтобы программа отработала.
Рис. 3.
19. Заполните таблицы данными с помощью формы Общая форма, данные таблицы Список приведены в Таблице 3, а таблицы Личные данные – в Таблице 4. Учтите, что поля Коди Код студента заполняются автоматически.
| Таблица 3 | |||||||
| Код | Фамилия | Имя | Отчество | Год рождения | Школа | Класс | Учебная группа |
| 1. | Иванова | Анна | Ивановна | ||||
| 2. | Баранова | Ирина | Алексеевна | ||||
| 3. | Корнилова | Ольга | Владимировна | ||||
| 4. | Воробьев | Алексей | Петрович | ||||
| 5. | Воробьев | Алексей | Иванович | ||||
| 6. | Воробьев | Олег | Григорьевич | ||||
| 7. | Скоркин | Александр | Евгеньевич | ||||
| 8. | Володина | Анна | Алексеевна | ||||
| 9. | Новоселов | Алексей | Антонович | ||||
| 10. | Александрова | Елена | Алексеевна |
| Таблица 4. | |||||
| Код студента | Адрес | Номер телефона | Word | Excel | Access |
| 1. | Центральная 11-5 | 15-17-12 | |||
| 2. | Солнечная 8-117 | 51-18-22 | |||
| 3. | Сиреневый 7-16 | 51-19-22 | |||
| 4. | Центральная 14-81 | 51-20-22 | |||
| 5. | Сиреневый 7-16 | 51-21-22 | |||
| 6. | Солнечная 2-121 | 51-22-22 | |||
| 7. | Школьная 5-34 | 51-23-22 | |||
| 8. | Центральная 30-7 | 51-24-22 | |||
| 9. | Сиреневый 7-16 | 51-25-22 | |||
| 10. | Солнечная 6-34 | 51-26-22 |
20. Закройте форму, предварительно сохранив её. Перейдите на закладку Таблицы.Откройте таблицу Списоки убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицу. Откройте таблицу Личные данные и убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицу.
21. Добавьте новое поле Портрет (рисунки или фотографии) в таблицу Список. Откройте таблицу Список в режиме Конструктора.Добавьте еще одно поле (вводите имя поля ниже поля Учебная группа), имя которого Портрет,тип данных – Поле объекта OLE,общие свойства поля оставить по умолчанию. Сохраните таблицу.
22. Перейдите в режим Таблицы. Щелкните мышкой по ячейке, где должно быть значение поля Портрет.Выполните команду Вставить объект из контекстного меню (нажатие правой клавишей мыши на нужном домене). Создайте объект Bitmap Image. Нарисуйте портрет. Закройте окно , в результате Вы вернетесь в таблицу. Чтобы увидеть портрет, дважды щелкните мышкой по ячейке, и компьютер откроет программу, в которой изготовлен портрет.
23. Нарисуйте портреты всех учеников из таблицы Список.
24. Использование фильтра. Выражения в фильтре могут состоять из точных значений, которые Microsoft Access использует для сравнения в том виде, в котором они вводятся.
Числа вводятся без ограничителей, например, 22.
Текст должен быть заключен в кавычки, например «Александров».
Даты ограничиваются символами #, например, #10/01/99#.
Элементы выражения могут быть связаны операторами:
арифметическими: *, +, -, /, Ù;
сравнения: <, <=, >, >=, =, <>;
логическими: And (И), Not (Нет), Or (Или);
Like – для использования логики замены в выражениях;
In – для определения, содержится ли элемент данных в списках значений;
Between...And – для выбора значений из определенного интервала.
25. С помощью Фильтра выберите учащихся родившихся в 1984 году. Фильтр выдаст таблицу, в которой будут только выбранные записи (рис. 4). Отмените выбор, отжав кнопку Удалить фильтр.
Рис.4.
26. Измените фильтр так, чтобы в таблице были видны только ученики 10-го класса школы № 5, (одновременный запрос в двух полях – Школа и Класс): Просмотрите отфильтрованные записи. Отмените выбор.
27. С помощью Фильтра выберите учащихся родившихся после 1982 года (допустимо указывать границы изменения значений): щелкните по кнопке Изменить фильтр, удалите все записи, в поле Год рождения наберите >1982 и щелкнете по кнопке Применить фильтр. Просмотрите отфильтрованные записи.
28. Отберите записи учеников, у которых фамилии начинаются на букву «В», для этого в соответствующем поле наберите Like «В*» (В – в данном случае русская буква).
29. Отберите записи учеников, у которых фамилии не начинаются на букву «В», для этого в соответствующем поле наберите Not «В*», что будет означать все записи, кроме указанных.
30. Выберите учеников всех школ, кроме школы № 3.
31. Выберите всех учеников школы № 1, фамилии которых начинаются на букву «А».
32. Выберите учеников, год рождения которых 1982 или 1983 (запрос: 1982 OR 1983). Отмените все запросы.
33. Кнопка Фильтр по выделенному позволяет оставить видимыми в таблице только те записи, в которых есть предварительно выделенный элемент.
Предъявите преподавателю:
таблицы Список,Группы,Личные данные на экране.
Ответьте на вопросы преподавателя.