Создание межтабличных связей

Пошаговые инструкции по изучению базы данных ACCESS.

Создание базы данных Access

1. Загрузить на выполнение базу данных Access.
2. Создать в свей папке новую базу данных и присвоить ей имя Клиника.mdb.
3. Познакомиться со структурой основного окна базы данных. Отметить следующие элементы:

ü Ярлыки компонентов (Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы и Модули);

ü Кнопки управления компонентами (Открыть, Конструктор, Создать).

1. Назначение компонентов:

ü Таблицы – компонент хранения данных. База данных может содержать несколько таблиц, таблицы могут быть связаны между собой для организации эффективного хранения информации.

ü Запросы – компонент, с помощью которого осуществляется выборка из таблиц необходимых данных.

ü Формы – позволяют реализовывать 2 функции:

§ Служат для представления данных в удобном для просмотра и анализа виде;

§ Являются основой для программного управления базой данных. Позволяют встраивать элементы управления (текстовые поля, кнопки, флажки и т.п.) и использовать программную поддержку на языке Visual Basic.

ü Отчеты – компонент, позволяющий готовить отобранные из базы данные для вывода на принтер с широким набором возможностей, включая построение диаграмм и графиков.

ü Макросы – компонент, позволяющий управлять базой данных с помощью последовательности команд. В простых случаях заменяет программирование.

ü Модули – программы на языке Visual Basic for Applications (VBA), управляющие работой базы данных.

1. Кнопки управления компонентами:

ü Открыть – открывает компонент для работы;

ü Конструктор – открывает компонент в режиме конструктора, что дает возможность вносить изменения в его структуру;

ü Создать – открывает конструктор для создания нового компонента.

Создание таблиц

1. Переключиться на вкладку Таблица.
2. Щелкнуть по кнопке Создать. При этом откроется конструктор таблиц, который служит для создания табличной структуры. Он имеет вид таблицы, состоящей из 3 столбцов:

ü Имя поля – название столбца таблицы;

ü Тип данных, которые должны заноситься в это поле;

ü Комментарий – необязательное поле, в котором может располагаться поясняющий текст к данному столбцу таблицы. При работе с таблицей комментарий выводится в строке состояния.

1. Типы данных, поддерживаемых Access:

ü Текст – текстовые данные размером не более 255 символов.

ü Поле МЕМО – текстовые данные большого объема размером до 65535 символов.

ü Числовой – числовые данные различных форматов, основные из них:

§ Байт – целое положительное число в диапазоне от 0 до 255;

§ Целое – целое число в диапазоне от –32768 до + 32767;

§ Длинное целое - целое число в диапазоне

от –2 147 483 648 до +2 147 483 647;

§ Одинарное с плавающей точкой – число в пределах от -3.402823E38 до
-1.401298E-45 для отрицательных чисел и от
1.401298E-45 до 3.402823E38 для положительных.;

§ Двойное с плавающей точкой – число в пределах от

-1.79769313486231E308 до -4.94065645841247E-324 для отрицательных чисел и от 1.79769313486231E308 до 4.94065645841247E-324 для положительных.

ü Дата/время – специальные форматы для обозначения даты и времени. Наиболее часто используется краткий формат даты, представляемый в виде 12.09.2006 (число, месяц, год).

ü Денежный – формат представления денежных величин. Обозначение используемой валюты зависит от настроек операционной системы.

ü Счетчик – специальный формат представления целых чисел. При вводе данных в таблицу поле счетчика заполняется автоматически. Используется для ключевых полей.

ü Логический – данные этого формата могут принимать только 2 значения – Истина или Ложь (допустимые варианты Да/Нет, Вкл/Выкл). Может использоваться, например, для характеристики заболеваемости пациента – Заболел/Не заболел, Госпитализирован/Не госпитализирован, Жив/Умер.

ü Поле объекта OLE – тип данных, допускающий размещение в поле таблицы документов, подготовленных в других программных продуктах, например, текстовый документ Word, рабочая книга электронной таблицы Excel или документы других программ, поддерживающих технологию OLE (технологию взаимного обмена данными).

1. Создать структуру таблицы со следующими полями:

Код пациента

Фамилия И О

Дата рождения

Пол

Место жительства

ü Поле Код пациента сделать ключевым (щелкнуть по кнопке с изображением ключа на панели инструментов) и присвоить ему числовой тип данных.. (С помощью ключевых полей создаются межтабличные связи).

ü Дополнительные настройки числового и других форматов производятся в разделе Свойства поля в нижней части конструктора таблиц. В свойствах поля установить целый размер.

ü Типы данных остальных полей задать по смыслу содержащейся в них информации. Здесь и далее для полей типа Дата/Время установить краткий формат даты. Для этого в разделе Свойства поля щелкнуть по строке Формат поляи выбрать из выпадающего списка нужный формат.

1. Присвоить таблице имя Пациенты. Для этого закрыть конструктор таблицы (Файл/Закрыть), после чего появится диалоговое окно с запросом на имя таблицы.
2. Создать еще одну таблицу с именем Госпитализация со следующими полями:

Код госпитализации

Номер пациента

Дата поступления

Диагноз

Дата выписки

Врач

ü Код госпитализации сделать ключевым полем

ü Обе таблицы будут связаны друг с другом с помощью полей Номер пациента и Код пациента. Поэтому типы и форматы данных обоих полей должны в точности совпадать.

1. Открыть таблицу Пациенты и заполнить 6 записей (строк таблицы) произвольными, но разумными данными, соблюдая следующие условия:

ü Числа в ключевом поле Код пациента не должны повторяться. Чтобы не создавать лишние трудности при создании межтабличных связей, лучше всего использовать последовательные числа, начиная с 1.

ü Фамилии двух пациентов должны начинаться на одну букву.

ü В качестве места жительства указать 3 различных города (т.е. города в некоторых записях должны повторяться).

Создание межтабличных связей