Создание связей и заполнение таблиц

Лабораторная работа 4

ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД MS ACCESS

Цель работы: Изучить порядок применения СУБД MS Access для создания

реляционных таблиц.

Вопросы, изучаемые в ходе выполнения работы:

1) создание новой базы данных в MS Access

2) создание таблиц баз данных;

3) установка связей между таблицами;

4) заполнение таблиц данными.

1. Создание новой базы данных в MS

Действия, необходимые для создания новой пустой БД.

1.

На странице Приступая к работе с Microsoft Office Access щелкните мышью

пиктограмму Новая база данных. Справа появится панель.

2.

Сохранение и ввод имени.

Выберите свою папку для размещения в ней Базы данных.

Программа Access хранит всю информацию о БД в одном файле с расширением

accdb (что означает БД Access). Задайте имя базе данных по следующему принципу –Ваша фамилия-группа.

Названия файлов программы Access, могут включать комбинацию букв, пробелов, цифр, скобок, дефисов (-) и знаков подчеркивания (_). Как правило, лучше избегать применения других специальных символов, некоторые из них недопустимы.

3.

Щелкните мышью кнопку Создать в правом нижнем углу окна Access.

Программа создаст файл вашей БД и затем выведет на экран лист данных, на котором вы сможете создать свою первую таблицу БД.

Как только вы создаете или открываете БД, окно Access меняется. В верхней части экрана появляется выразительная панель инструментов (лента), а слева - область переходов (navigation pane). В данный момент вы находитесь в центре управления, здесь вы будете выполнять все задачи, связанные с вашей БД.

Задание на разработку СУБД

Реализовать с применением пакета MS Access и использованием инструкции

информационную систему с базой данных, содержащую три таблиц ы:

1. Таблица «Кадры», содержит 7 полей, наименование полей и их тип:

КодСтудента – Счетчик;

Фамилия, Имя, Отчество, Гражданство – Текстовые;

ДатаРождения – Дата/время;

НомУчГруппы – Текстовый.

2. Таблица «Учебный план», содержит 4 поля, наименование полей и их тип:

КодДисциплины – Счетчик;

Наименование, Преподаватель – Текстовые;

КолЧасов – Числовой.

3. Таблица «Электронный журнал», содержит 6 полей, наименование полей и их

Код – Счетчик;

Дата – Дата/время;

Студент – смешанный тип данных (содержит поля КодСтудента и фамилия из таблицы Кадры, создается с помощью Мастера подстановок);

Дисциплина – смешанный тип данных (содержит поля КодДисциплин,

Наименование из таблицы Учебный план, создается с помощью Мастера подстановок);

ВидЗанятия – Текстовый;

Оценка – Числовой.

Ниже приведена подробная инструкция по выполнению данного задания.

2. Разработка таблиц

2.1. Разработка базовых таблиц.

В окне программы откройте созданную вами базу данных в Access. Щелкните по вкладке Создание. Щелкните кнопку Конструктор таблиц, чтобы запустить создание новой таблицы в режиме Конструктора. На экране появится пустая форма Конструктора таблиц.

Таблица «Кадры»

Необходимо создать в таблице поля с атрибутом Имя поля: КодСтудента,

Фамилия, Имя, Отчество, ДатаРождения, НомУчГруппы, Гражданство.

Установите для каждого поля следующий Тип данных:

для поля КодСтудента –Счетчик;

для полей Фамилия, Имя, Отчество, Гражданство – Текстовый;

для поля ДатаРождения – Дата/время; НомУчГруппы – Текстовый. Установить поле КодСтудента – ключевым, для чего поставить во вкладке конструктор на панели инструментов нажать кн. Ключевое поле.

На панели быстрого пуска нажмите кнопку Сохранить, в поле Имя таблицы: окна Сохранение ввести – Кадры, нажать кнопку ОК. Закрыть таблицу.

Таблица «Учебный план»

Используя режим – Конструктор, создайте вторую таблицу под именем – Учебный план. В таблицу введите следующие поля с атрибутом Имя поля: КодДисциплин, Наименование, Преподаватель, КолЧасов. Тип данных установить: для поля КодДисциплин – Счетчик (сделать его ключевым); Наименование, Преподаватель –Текстовый; КолЧасов – Числовой.

Настройка свойств полей.

Вторым этапом создания таблиц баз данных является настройка свойств полей.

Заметим, что при создании нового поля в зависимости от его типа некоторые свойства имеют значения по умолчанию.

Откройте таблицу Кадрыв режиме Конструктор (для этого в контекстном меню выберите пункт Конструктор) Установите курсор на поле КодСтудента, на вкладке Общие (Свойства поля) установить свойство Подпись – № п/п.

Для полей Фамилия, Имя и Отчество установить свойства:

Размер поля – 255; Обязательное поле – Да; Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения).

Для поля ДатаРождения установите (выберите) свойства: Формат поля (справа в строке будет символ) – Краткий

формат даты (19.06.2007); Маска ввода – (справа в строке будет символ запустить мастер ), подтвердите сохранение таблицы, нажмите кнопку Да, в окне Создание масок ввода выберите Краткий формат даты (27.09.1969), нажмите кнопку Далее, в следующем окне снова необходимо нажать кн. Далее, затем - Готово. Свойство Маска ввода должна установиться – 00.00.0000;0; Подпись – Дата рождения; Обязательное поле – Да; Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения).

Для поля НомУчГруппы установить свойства: Подпись – Уч. группа; Обязательное поле – Да; Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения), значение по умолчанию – номер своей учебной группы.

Для поля Гражданство: Размер поля – 255; Значение по

умолчанию – Российская_Федерация; Обязательное поле – Да; Индексированное поле– Да (Допускаются совпадения).

Нажать кнопку Сохранить, закрыть таблицу Кадры.

Откройте для редактирования таблицу Учебный план.

Установите свойства полей:

поле КодДисциплин – свойство Подпись – № п/п;

поле Наименование – Размер поля –255, Подпись – Дисциплина, Обязательное поле – Да, Индексированное поле – Да(Совпадения не допускаются);

поле Преподаватель – Обязательное поле – Да,Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения);

поле КолЧасов – Подпись –Часы.

Сохраните и закрыть таблицу.

1.4. Установка фиксированного набора значений.

Откройте таблицу Кадры в режиме Конструктор. Для поля Гражданство, открыть список Тип данных и выбрать Мастер подстановок... . В окне Создание подстановки выберите режим – Будет введен фиксированный набор значений, нажать кнопку Далее.

В следующем окне в Столбец 1 последовательно в строки столбца введите гражданство:Российская_ Федерация, Республика_Беларусь, Украина и т.д. Нажмите кнопку Далее,

затем Готово. Сохраните и закройте таблицу Кадры.

Создание связей и заполнение таблиц

3.1. Создание и настройка сводной таблицы.

Используя режим конструктора нужно создать таблицу «Электронный журнал»,

включить в ее состав необходимые поля и настроить их свойства в следующем порядке:

Имя поля – Код, Тип данных – Счетчик, Свойства: Подпись – № п/п. Сделать

поле ключевым.

Имя поля – Дата, Тип данных – Дата/время, Свойства: Формат поля –

Краткий формат даты; Маска ввода – (используя мастер масок ввода) 00.00.0000;0;_ ;Значение по умолчанию – запустить мастер Функции, в окне Построитель выражений открыть папку Функции, затем Встроенные функции, выбрать тип функции Дата/время, затем функцию – Date, нажать кн. Вставить, затем ОК, в поле свойства “Значение по умолчанию” появится – Date() (эта функция генерирует токующую дату);

Обязательное поле – Да, Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения).

Имя поля – Студент, Тип данных – выбрать Мастер подстановок ... , в окне

Создание подстановки установить – столбец подстановки использует значения из таблицы или запроса, нажать кн. Далее>, выбрать таблицу Кадры, нажать кн. Далее>, из поля Доступные поля: в поле Выбранные поля: используя кн. переместить поля КодСтудента, Фамилия, нажать кн. Далее>, убедится что в следующем окне установлен

переключатель Скрыть ключевой столбец, нажать кн. Далее>, затем Готово, выполнить рекомендации по сохранению таблицы.

Имя поля – Дисциплина, Тип данных – выбрать Мастер подстановок ...

аналогично предыдущему полю связать с таблицей Учебный план (поля КодДисциплин,Наименование).

Имя поля – ВидЗанятия, Тип данных – выбрать Мастер подстановок ...

используя режим – фиксированный набор значений ввести следующие виды занятий: Лекция, Лаб_Зан, Практ_Зан, Семинар. Свойства: Подпись – Вид занятия; Значение по умолчанию – Практ_Зан.

Имя поля – Оценка, Тип данных – выбрать Мастер подстановок ... используя

режим – фиксированный набор значений ввести следующие виды оценок: 5, 4, 3, 2,установить Тип данных – Числовой.

В свойствах полей Студент (КодСтудента), Дисциплина (КодДисциплин), Оценка убрать 0 из Значение по умолчанию, Обязательное поле – Да, Индексированное поле– Да (Допускаются совпадения).

После произведенных изменений сохраните таблицу.

3.2. Редактирование схемы данных.

Закрыть все таблицы. На ленте откройте вкладку Работа с базами данных.

В группе Показать или скрыть щелкните кнопку Схема данных. В окне Схема данных должны располагаться таблицы со связями (соединениями одноименных полей в связанных таблицах).

Выполнить коррекцию связей, для чего, установить указатель мыши на линию связи и дважды щелкнуть левой клавишей мыши (ЛКМ).

В окне Связи установить переключатели: Обеспечение целостности данных; каскадное обновление связанных полей; каскадное удаление связанных записей, нажать ОК.

Аналогично настроить вторую связь. Убедится, что тип отношений между базовыми таблицами и таблицей данных Один ко многим. Сохраните и закройте схему данных.

3.3. Ввод данных в режиме таблицы.

Поочередно откройте таблицы в Режиме таблицы и заполните информацию в

базовых таблицах Кадры (не менее 10 записей с разными датами фамилиями и т.п., можно произвольно) и Учебный план (не менее 5 записей). Затем заполните таблицу Электронный журнал (не менее 10 записей). Сохраните результаты работы.

Замечания:

Просмотр и коррекцию всех данных можно осуществлять из таблицы Кадры длячего необходимо щелкнуть ЛКМ на значек ”+” в первом столбце таблицы Кадры

напротив соответствующей строки с фамилией студента

Вариант1.

Создать базу данных (БД) “Подписка“, состоящую из следующих таблиц (в скобках перечислены поля):

 Подписка { Название издания, Фамилия, Срок подписки (в месяцах)},

 Издания {Код издания, Название издания, Подписной индекс, Цена подписки на месяц},

 Подписчики {Код подписчика, Фамилия , Адрес}.

Обеспечить заполнение полей таблицы Подписка { Название издания, Фамилия } из соответствующих таблиц.