Создание связей и заполнение таблиц

Создание новой базы данных в MS Access 2007

Действия, необходимые для создания новой пустой БД.

1. На странице Приступая к работе с Microsoft Office Access щелкните мышью пиктограмму Новая база данных.Справа появится боковая панель (рис. 1).

2. Введите имя файла.

Программа Access хранит всю информацию о БД в одном файле с расширением accdb (что означает БД Access). He соглашайтесь на имя, которое Access выбирает автоматически (например, Databasel.accdb). Вместо него подберите что-нибудь более подходящее. В этом примере Ф.И.О. вашего преподавателя вполне подходит.

Названия файлов программы Access, могут включать комбинацию букв, пробелов, цифр, скобок, дефисов (-) и знаков подчеркивания (_). Как правило, лучше избегать применения других специальных символов, некоторые из них недопустимы.

Рис. 1- Панель Новая БД

База данных будет размещена в папке C:\Documents and Settings\Matt\My Documents. Вы можете изменить имя файла, щелкнув кнопкой мыши в поле Имя файла (File Name), и выбрать другую папку для размещения, щелкнув кнопкой мыши пиктограмму папки.

3. Выберите папку.

Как и в остальных программах пакета Office, в Access предполагается, что вы хотите хра­нить все созданные вами файлы в личной папке Мои документы (My Documents). Если это не так, щелкните кнопкой мыши пиктограмму папки для вывода на экран диалогового окна Файл новой базы данных (File New Database), перейдите в нужную папку (рис. 2) и щелкните мышью кнопку ОК.

Рис. 2. Диалоговое окно Файл новой базы данных

Это окно также дает возможность сохранить вашу БД в формате, применявшемся в предыдущих версиях программы Access (mdb). Для этого нужно выбрать в поле Тип файла (Save as type) вариант формата 2000 или 2002—2003- Если вы работаете под управлением ОС Windows Vista, то заметите, что у диалогового окна Файл новой базы данных совсем другой внешний вид, но те же самые параметры

4. Щелкните мышью кнопку Создать в правом нижнем углу окна Access). Программа создаст файл вашей БД и затем выведет на экран лист данных, на котором вы сможете создать свою первую таблицу БД.

Как только вы создаете или открываете БД, окно Access немного меняется. В верхней части экрана появляется выразительная панель инструментов (лента), а слева - область переходов (navigation pane). В данный момент вы находитесь в центре управления, здесь вы будете выполнять все задачи, связанные с вашей БД (как показано на рис. 3).

Рис. 3 Меню с вкладкой Режим таблицы

Задание на разработку СУБД

Реализовать с применением пакета MS Access информационную систему с базой данных ИС_Учет_Успеваемости, содержащую три таблицы:

1. Таблица «Кадры», содержит 7 полей, наименование полей и их тип:

КодСтудента – Счетчик;

Фамилия, Имя, Отчество, Гражданство ­– Текстовые;

ДатаРождения – Дата/время;

НомУчГруппы – Текстовый.

2. Таблица «Учебный план», содержит 4 поля, наименование полей и их тип:

КодДисциплины – Счетчик;

Наименование, Преподаватель – Текстовые;

КолЧасов – Числовой.

3. Таблица «Электронный журнал», содержит 6 полей, наименование полей и их тип:

Код – Счетчик;

Дата – Дата/время;

Студент – смешанный тип данных (содержит поля КодСтудента и Фамилия из таблицы Кадры, создается с помощьюМастера подстановок );

Дисциплина – смешанный тип данных (содержит поля КодДисциплин, Наименование из таблицы Учебный план, создается с помощьюМастера подстановок);

ВидЗанятия – Текстовый;

Оценка – Числовой.

Ниже приведена подробная методика создания данного приложения.

Разработка таблиц

1.1. Разработка базовых таблиц.

В окне ИС_Учет_Успеваемости: база данных откройте созданную вами базу данных в Access. Щелкните по вкладке Создание.. Щелкните кнопку Конструктортаблиц, чтобы запустить создание новой таблицы в режиме Конструктора. На экране появится пустая форма Конструктора таблиц (см. рис. 5).

Рис. 5 Окно конструктора таблиц

Создать в таблице поля с атрибутом Имя поля: КодСтудента, Фамилия, Имя, Отчество, ДатаРождения, НомУчГруппы, Гражданство.

Установить для каждого поля следующий Тип данных: для поля КодСтудента – Счетчик; для полей Фамилия, Имя, Отчество, Гражданство – Текстовый; для поля ДатаРождения – Дата/время; НомУчГруппы – Текстовый. Установить поле КодСтудента – ключевым, для чего поставить во вкладке конструктор на панели инструментов нажать кн. Ключевое поле.

На панели быстрого пуска нажать кн. Сохранить, в поле Имя таблицы:окна Сохранение ввести – Кадры, нажать кн. ОК. Закрыть таблицу..

Используя режим – Конструктор, создать вторую таблицу под именем – Учебный план. В таблицу ввести следующие поля с атрибутом Имя поля: КодДисциплин, Наименование, Преподаватель, КолЧасов. Тип данных установить: для поля КодДисциплин – Счетчик (сделать его ключевым); Наименование, Преподаватель – Текстовый; КолЧасов – Числовой.

2.2. Настройка свойств полей.

Вторым этапом создания таблиц баз данных является настройка свойств полей. Заметим, что при создании нового поля в зависимости от его типа некоторые свойства имеют значения по умолчанию.

Открыть таблицу Кадры в режиме Конструктор (для этого в контекстном меню выбрать пункт Конструктор) Установить курсор на поле КодСтудента, на вкладке Общие (Свойства поля) установить свойство Подпись – № п/п. Для полей Фамилия, Имя и Отчество установить свойства: Размер поля – 255; Обязательное поле – Да; Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения). Для поляДатаРождения установить (выбрать) свойства: Формат поля(справа в строке будет символ) – Краткий формат даты (19.06.2007); Маска ввода – (справа в строке будет символ запустить мастер ), подтвердить сохранение таблицы, нажать кн. Да, в окне Создание масок ввода выбрать Краткий формат даты (27.09.1969), нажать кн. Далее>, в следующем окне снова нажать кн. Далее>, затем кн. Готово. Свойство Маска ввода должна установиться – 00.00.0000;0;_ ; Подпись – Дата рождения; Обязательное поле – Да; Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения). Для поля НомУчГруппы установить свойства: Подпись – Уч. группа; Обязательное поле – Да; Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения), Значение по умолчанию – номер своей учебной группы. Для поля Гражданство: Размер поля – 255; Значение по умолчанию – Российская_Федерация; Обязательное поле – Да; Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения).

Нажать кн. Сохранить, закрыть таблицу Кадры.

Открыть для редактирования таблицу Учебный план. Установить свойства полей: поле КодДисциплин – свойство Подпись – № п/п; поле Наименование – Размер поля – 255, Подпись – Дисциплина,Обязательное поле – Да, Индексированное поле – Да (Совпадения не допускаются); поле Преподаватель – Обязательное поле – Да, Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения); поле КолЧасов – Подпись – Часы. Сохранить и закрыть таблицу.

1.4. Установка фиксированного набора значений.

Открыть таблицу Кадры в режиме Конструктор. Для поля Гражданство, открыть список Тип данных и выбрать Мастер подстановок... . В окне Создание подстановки выбрать режим – Будет введен фиксированный набор значений, нажать кн. Далее. В следующем окне в Столбец 1 последовательно в строки столбца ввести гражданство: Российская_Федерация, Республика_Беларусь, Украина и т.д. Нажать кн. Далее, затем Готово. Сохранить и закрыть таблицу Кадры.

Создание связей и заполнение таблиц

3.1. Создание и настройка сводной таблицы.

Используя режим конструктора создать таблицу Электронный журнал, включить в ее состав необходимые поля и настроить их свойства в следующем порядке:

Имя поля – Код, Тип данных – Счетчик, Свойства: Подпись – № п/п. Сделать поле ключевым.

Имя поля – Дата, Тип данных – Дата/время, Свойства: Формат поля – Краткий формат даты; Маска ввода – (используя мастер масок ввода) 00.00.0000;0;_ ; Значение по умолчанию – запустить мастер Функции , в окне Построитель выражений открыть папку Функции, затем Встроенные функции, выбрать тип функции Дата/время, затем функцию – Date, нажать кн. Вставить, затем ОК, в поле свойства “Значение по умолчанию” появится – Date()(эта функция генерирует токующую дату); Обязательное поле – Да, Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения).

Имя поля – Студент, Тип данных – выбрать Мастер подстановок ... , в окнеСоздание подстановки установить – столбец подстановки использует значения из таблицы или запроса, нажать кн. Далее>, выбрать таблицу Кадры, нажать кн. Далее>, из поля Доступные поля: в поле Выбранные поля: используя кн. переместить поля КодСтудента, Фамилия, нажать кн. Далее>,убедится что в следующем окне установлен переключатель Скрыть ключевой столбец, нажать кн. Далее>, затем Готово, выполнить рекомендации по сохранению таблицы.

Имя поля – Дисциплина, Тип данных – выбрать Мастер подстановок ... аналогично предыдущему полю связать с таблицей Учебный план (поля КодДисциплин, Наименование).

Имя поля – ВидЗанятия, Тип данных – выбрать Мастер подстановок... используя режим – фиксированный набор значений ввести следующие виды занятий: Лекция, Лаб_Зан, Практ_Зан, Семинар.Свойства: Подпись – Вид занятия; Значение по умолчанию – Практ_Зан.

Имя поля – Оценка, Тип данных – выбрать Мастер подстановок ... используя режим – фиксированный набор значений ввести следующие виды оценок: 5, 4, 3, 2, установить Тип данных – Числовой.

В свойствах полей Студент (КодСтудента), Дисциплина (КодДисциплин), Оценка убрать 0 из Значение по умолчанию, Обязательное поле – Да, Индексированное поле – Да(Допускаются совпадения).

После произведенных изменений сохраните таблицу.

3.2. Редактирование схемы данных.

Закрыть все таблицы. На ленточной панели инструментов выбрать

вкладку Работа с базами данных на ленте инструментов (см. рис. 6 ).

Рис. 6 – Вкладка работа с базами данных

В группе Показать или скрыть щелкните кнопку Схема данных. Нажать кн. Схема данных. В окне Схема данных должны располагаться таблицы со связями (соединениями одноименных полей в связанных таблицах).

Выполнить коррекцию связей, для чего, установить указатель мыши на линию связи и дважды щелкнуть ЛКМ. В окне Связи (см.рис. 7.)установить переключатели: Обеспечение целостности данных; каскадное обновление связанных полей; каскадное удаление связанных записей, нажать ОК. Аналогично настроить вторую связь. Убедится, что тип отношений между базовыми таблицами и таблицей данных Один ко многим. Сохранить и закрыть схему данных.

Рис. 7- Настройка схемы данных

3.3. Ввод данных в режиме таблицы.

Поочередно открыть таблицы в Режиме таблицы и заполнить информацию в базовых таблицах Кадры (не менее 25 записей с разными датами фамилиями и т.п., можно произвольно) и Учебный план (не менее 10 записей). Затем заполнить таблицу Электронный журнал (не менее 25 записей). Сохраните результаты работы.

Замечания:

1. Ширину полей таблиц при необходимости можно отредактировать с помощью мыши.

2. Просмотр и коррекцию всех данных можно осуществлять из таблицы Кадры для чего необходимо щелкнуть ЛКМ на значек ”+” в первом столбце таблицы Кадры напротив соответствующей строки с фамилией студента.

Контрольные вопросы

1.Назовите особенности справочной системы MS Access.

2.Перечислите основные моделей типы организации баз данных?

3.Что такое реляционная база данных?

4.Что такое целостность данных и как она обеспечивается?

5.Что такое поле? Назовите основные типы и свойства полей.

6.Что такое и как устанавливается маска ввода?

7.Что такое и как устанавливается фиксированный набор значений для ввода?

8.Как сделать так, чтобы в заполняемую запись автоматически вводилась текущая дата?

9.Что такое схема данных и как производится ее редактирование?

10. Назовите особенности непосредственного ввода данных в режиме таблицы.

11. Как просмотреть из одной таблицы данные, находящиеся в других связанных с ней таблицах?

Дополнительные задания:

1. Сделать составной ключ и посмотреть, что будет со схемой данных.

2. Создайте составной индекс по полям код студента и номер группы.

3. Вставьте гиперссылку в таблицу Учебный план и проверить, как будет работать СУБД

Лабораторная работа № (часть2)

РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ, СОЗДАНИЕ ФОРМ И ЗАПРОСОВ

В СУБД MS ACCESS

Цель работы:Изучить порядок редактирования таблиц, создания простых форм и построения запросов в СУБД MS Access.

Вопросы, изучаемые на занятии:

1) изменение структуры таблиц;

2) сортировка записей в таблицах;

3) фильтрация записей в таблицах;

4) создание и редактирование форм;

5) построение запросов.

6) создание и редактирование отчетов