Создание форм средствами ms access

Формы – важный объект MS ACCESS, значительно расширяющий возможности системы и упрощающий работу с базой данных.

Форма позволяет:

1) расположить поля в любой удобной последовательности;

2) включить в форму поля из разных таблиц;

3) включит в форму вычисляемые поля;

4) выполнять просмотр, ввод и модификацию данных;

5) выполнять операции поиска и фильтрации.

Для удобства работы в форму могут быть включены различные управляющие элементы: кнопки для запуска макросов, переключатели, списки, рамки объектов.

Форма – объект базы данных, в котором размещаются элементы управления, предназначенные для ввода данных, их отображения или изменения, выполнения различных действий над данными.

Формы применяются очень широко. Форма может использоваться не только для работы с данными, но и для управления системой объектов базы данных. Так, например, может быть создана форма, состоящая только из кнопок – кнопочная форма – для открытия нужных объектов. Форма может быть использоваться для задания режимов работы.

1. Создание форм.

Для одной базы данных можно создать много форм, хранить их и многократно использовать.

Для создания формы надо в диалоговом окне Кадры: база данных выбрать объект Формы и нажать кнопку Создать. Диалоговое окно Новая форма позволяет выбрать таблицу (или запрос), для которой строится форма, и способ построения формы (рис.1).

Рис.1. Диалоговое окно «Новая форма»

Заметим, что два последних способа – Диаграмма и Сводная таблица могут быть использованы лишь для таблиц, содержащих числовые данные.

Наиболее быстрый и простой способ создания формы – автоформа.

Имеется три варианта автоматического построения формы: столбец, ленточная и табличная.

На рис.2 представлена автоформа в столбец для таблицы ЛИЧНАЯ.

Рис.2. Автоформа в столбец для таблицы ЛИЧНАЯ

На рис.3 и 4 показаны соответственно ленточная и табличная автоформы, которые менее удобны и наглядны. В ленточной форме все поля располагаются горизонтально – «ленточкой» - и на экран выводится сразу несколько записей. В табличной форме на экран выводится одна запись. Переход по записям может осуществляться с помощью навигатора записей (внизу слева).

Автоматические способы создания форм могут быть применены для всех полей одной таблицы или запроса.

Рис.3. Вид ленточной автоформы

Рис.4. Табличная автоформа

Большие возможности по созданию форм представляют Мастер форм и Конструктор.

Содержимое формы и ее организация зависят от назначения формы. Например, можно создать форму для добавления новых данных в таблицу – тогда форма должна содержать все поля таблицы. Форма для модификации данных может быть более компактной за счет исключения полей, значения которых никогда не меняются, например ИмОт, ДатаРожд, Пол в таблице ЛИЧНАЯ.

С формой можно работать в трех режимах, смена которых выполняется через пункт меню Вид или кнопку инструментальной панели:

Þ в режиме формы - в этом режиме форму можно использовать для просмотра данных, изменения данных и других действий;

Þ в режиме таблицы - возможны те же действия, но в виде таблицы;

Þ в режиме конструктора - в этом режиме можно изменять саму форму.

2. Создание подчиненных и связанных форм.

Можно создать форму, которая вводит или модифицирует данные в нескольких связанных таблицах. При этом имеется два варианта организации формы – форма с подчиненной формой и форма со связанной формой. Создание подчиненных или связанных форм возможно для таблиц, связанных отношением «один-ко-многим» с контролем целостности данных. Такие формы могут быть созданы с помощью Мастера Форм.

Порядок создания форм с помощью мастера следующий:

1) В окне базы данных для объекта Формы нажмите кнопку Создать и в окне Новая форма выберите Мастер форм и таблицу ЛИЧНАЯ. Нажмите ОК.

2) В окне Создание форм выберите поля, которые нужно поместить на форму. Если нужно создать подчиненную форму из полей другой таблицы, например ДЕТИ, то выберите эту таблицу и нужные поля. Нажмите кнопку Далее > (рис.5).

Рис.5. Мастер создания форм по таблицам ЛИЧНАЯ и ДЕТИ

3) В следующем диалоговом окне выберите вариант ž Подчиненные формы. Нажмите Далее >.

4) Выберите вид подчиненной формы – табличный. Нажмите Далее >.

5) Выберите стиль оформления, например Стандартный. Нажмите Далее >.

6) Задайте имя форме Личная_Дети_подч. Нажмите Готово.

Результат показан на рис.6. В форме мы наблюдаем два навигатора записей: самый нижний относится к основной форме – для перехода по записям сотрудников, другой относится к подчиненной форме – для перехода по записям детей.

Заметим, что одновременно создается отдельная форма с именем Дети подчиненная форма, которую можно использовать независимо от главной.

Рис.6. Результат подчиненной формы Личная_Дети_подч

Аналогичная форма в варианте Связанная таблица показана на рис.7. В этой форме связанная форма открывается щелчком по кнопке Дети в верхней части главной формы.

Рис.7. Связанная таблица

3. Использование конструктора форм.

Конструктор форм дает возможность улучшить внешний вид формы, созданной мастером, и придать функциональные возможности.

Оформление форм.

В окне базы данных для объекта Формы выделим нужную форму и нажмем кнопку Конструктор. Вид экрана показан на рис.8.

Рис.8. Вид формы в режиме Конструктора

Рассмотрим элементы окна Конструктора и приемы работы с ним.

Конструктор форм представляет три области для работы: Область данных, Область Заголовок/примечание, Область Колонтитулы (верхний/нижний).

Область данных – основная область для размещения элементов управления. Прежде всего в этой области представлены поля и их подписи.

Приемы работы с полями данных и подписями:

Щелчок на поле подписи выделяет их. На рис.8 выделено поле ФИО. Выделенные элементы можно перемещать, удалять, изменять их размеры и форматировать.

Если захватить выделенный элемент указателем мыши в виде ладони, то перемещаться будут одновременно и подпись и поле. Если захватить верхний левый угол указателем мыши в виде указательного пальца, то возможно отдельное перемещение подписи или поля.

Если сгруппировать несколько элементов, охватив их рамкой с помощью мыши, то можно перемещать всю группу элементов одновременно. Группу выделенных элементов можно через пункт меню Формат привязать к сетке, выровнять по левому или по правому, по нижнему или по верхнему краю, сделать равными интервалы между элементами по вертикали или горизонтали и т.д.

Изменение размеров полей и подписей выполняется стандартно – захватыванием маркера размеров курсором мыши в виде двунаправленной стрелки и перемещением его.

Выделенный элемент можно удалить, нажав кнопку Delete на клавиатуре или командой Вырезать контекстного меню.

С помощью контекстного меню можно для подписи или поля изменять цвет фона, цвет текста, оформление. Пункт контекстного меню Свойства на вкладке Макет позволяет изменять формат поля, а также шрифт и размер шрифта, а на в кладке Данные – задать возможность доступа и изменения данных.

Используя вышеописанные приемы, можно удобно расположить поля и подписи и выразительно их оформить.

При работе с готовой формой последовательность обхода полей с помощью клавиши Tab будет соответствовать порядку следования полей в таблице. Можно изменить последовательность перехода. По полям готовой формы с помощью клавиши Tab. Для этого из контекстного меню формы (щелчок правой кнопкой мыши на верхней левой кнопкой формы) выберите пункт Последовательность перехода и в окне Последовательность перехода для раздела Область данных в списке Последовательность установите поля в нужном порядке, захватывая и перемещая селекторную кнопку слева от поля (рис.9).

Рис.9. Окно последовательности перехода

Области Заголовок/примечание располагаются соответственно в верхней и в нижней части формы.

Область Заголовок формы в соответствии с ее названием используется для размещения заголовка – функционального назначения формы. Чтобы получить доступ к области заголовка, надо включить отображение этой области через меню Вид®Заголовок/примечание, а затем открыть эту область, протянув мышкой границу между областью заголовка и областью данных. В область заголовка можно вставить текст и/или рисунок. Для вставки текста нажмите кнопку Надпись на панели элементов (рис.10), растянув рамку в зоне заголовка и ввести текст.

Этот текст можно формировать аналогично форматированию полей.

Для вставки рисунка, например логотипа фирмы, нажмите кнопку Рисунок на панели элементов и найдите файл, содержащий нужный рисунок. Для вставленного элемента Рисунок можно из контекстного меню задать Оформление, Тип границ и Цвет фона.

Рис.10. Панель элементов

В заголовок можно вставить поле текущей даты, используя пункт меню Вставка®Дата и Время и задав нужный формат даты.

Область Примечание располагается в нижней части формы и используется для размещения элементов управления формой (кнопок или полей) и подсказок для работы с формой.

В области Колонтитулы можно разместить любую дополнительную текстовую или графическую информацию. Содержимое Колонтитула отображается только при печати.

Разработанное оформление формы можно сохранить как новый стиль для возможности его последующего использования. Для этого нужно выбрать пункт меню Формат®Автоформат, нажать кнопку Настройка, далее режим ž Создание нового стиля на основе стиля объекта, ОК, Название стиля - … в заключении нажать ОК.

В зоне подчиненной формы в области Заголовок формы располагаются подписи полей, формирующие названия столбцов подчиненной таблицы, а поля данных находятся в Области данных подчиненной формы. Усовершенствованный вариант формы показан на рис.11.

Рис. 11. Модификация личных данных

Эта форма содержит поле Фото. При добавлении в форму поля типа OLE открывается присоединенная рамка объекта, в которую может быть вставлено графическое изображение из файла.

Свойства форм и полей.

Свойств формы можно просмотреть и изменить, вызвав контекстное меню формы (верхняя левая кнопка формы в режиме конструктора). Свойства, заданные на вкладке Данные, определяют источник данных, возможные действия над данными, способы доступа к ним (рис.12).

Рассмотрим некоторые важные значения свойств на вкладке Данные (табл.1).

Первое свойство со значением ДА определяет возможность изменить значения отдельных полей.

Второе свойство со значением ДА определяет возможность удаление записей. При установленном режиме сохранения целостности и каскадного удаления в случае удаления записи из главной таблицы будут удаляться записи и из подчиненной таблицы.

Рис.12. Окно свойство формы

Таблица 1