Импорт в таблицы Access из текстовых файлов

¨ Подготовить текстовый файл

¨ В оболочке СУБД выбрать File - import

¨ Включить мастер импорта или задать параметры импорта из текстового файла, а также путь и имя текстового файла и результирующей таблицы

¨ Просмотреть разбиение таблицы на столбцы

¨ Исправить типы полей в каждом столбце (по умолчанию - текстовые)

¨ Завершить работу мастера

¨ Просмотреть результирующую таблицу.

Результат импорта таблицы из Excel показан на рисунке 6.

Рисунок 6 – Импортированные данные из Excel.

Основным инструментом извлечения данных из БД являются Запросы на выборку.

Этот инструмент напоминает фильтрацию в приложении Excel, но на самом деле является намного более гибким. Запрос является результатом выполнения программного кода, написанного на специально разработанном для БД языке запросов (SQL). В приложении Access запросы принято формировать с помощью Бланка запроса, который и задает основные параметры исполняемого предложения SQL.

Алгоритм создания Запроса на выборку.

ü Перейти на вкладку Запросы.

ü Выбрать создать запрос с помощью Конструктора.

ü В появившемся окне выбрать таблицу -> Добавить;

ü В бланк запроса перетащить необходимые поля(из имеющихся в таблице), которые будут использоваться для вывода или задания условий.

ü В строке условие ввести условия на поля, соответствующие смыслу запроса.

ü После закрытия бланка запроса, дать имя запросу.

На рисунке 7 показан результат запроса, бланк которого представлен на рисунке8.

Видно, что условия налагаются на значения двух полей: Дата продаж – между 01.12.2005 и 02.12.2005, и товар – все товары, начинающиеся на буквы Ю* и К*

Рисунок 7 – Результат запроса.

Рисунок 8 – Бланк формирования запроса.

Формы используются в Access для создания удобного интерфейса при вводе и редактировании данных, а также для ограничения доступа к отдельным полям данных.

Алгоритм создание форм:

1. Перейти на вкладку формы.

2. Выбрать создание с помощью мастера.

3. Выбрать таблицы, данные которых отражаются в форме.

4. Выбрать поля, которые будут присутствовать в форме.

5. Выбрать внешний вид формы (из предложенных).

6. Выбрать стиль формы(из предложенных).

7. Задать имя формы.

Пример формы представлен на рисунке 9.

Рисунок 9 – Форма ввода и редактирования.

Отчеты используются предоставления итоговых данных, а также бумажных копий содержимого БД.

Создание отчетов в Access аналогично созданию форм, но выполняется на вкладке Отчеты с помощью соответствующего мастера. Для создания отчета на компьютере следует установить принтер, лаже если физически он не подключен.

Пример странички отчета представлен на рисунке 10.

Рисунок 10 – Страница отчета.