Возможности разработки типовых запросов для отбора документов в среде MS Access

Запросы - осн. объект для работы с наполненной БД. Инф-цию, содержащуюся в таб-цах, м. найти, просматривая их, но это неудобно. Во-первых, таб-цы м.б. огромными (с миллиона­ми записей), а во-вторых, просмотр таб-ц реляционной базы порознь не поз­воляет находить ответы на вопросы.

Запросы -это спец. объекты, позволяющие делать сложные выборки данных из взаимосвязанных таб-ц базы и представлять их в виде результирующих таб-ц.

Результиру­ющие таб-ы, в отличие от осн. таб-ц, реально не сущ-ют. Они хр-тся т-ко в оперативной памяти, пока с ними идет работа, но их м. сохранять и, следов-но, создавать на их основе нов. осн. таб-цы.

Запросы служат для отбора записей из одной или неск-ких таб-ц на основе усл-я, заданного пользователем.

В Access можно применять 5 различных типов запросов: на выборку, с параметрами, перекрестные, на изменение и специфич. запросы SQL.

Большинство запросов, используемых в БД, явл-ся запросами на выборку, созда­ющими результирующую таб-цу, отображающую данные из одной или неск-ких таб-ц.

Как и др. объекты БД, запросы м. создавать разными способами. Если запрос создается т-ко для того, чтобы ввес­ти данные в неск-ко таб-ц или чтобы эти данные распечатать, то следует использовать Мастера форм или Мастера отчетов, поскольку во время работы мастер сам создаст нужный запрос.

Если же необх-мо работать с набором данных без формы или отчета, то следует использовать Мастера простых запросов для формир-я запроса на выборку.

Для созд-я запроса на выборку – щелкнуть на кнопке Создать на вкладке Запросы окна БД или дать команду Новый объект > Запрос. Выб­рать пункт Простой запрос и щелкните на кнопке ОК.

1. Из раскрывающегося списка Таб-цы/запросы выбрать таб-цу или запрос, содержащие поля, к-рые нужно включить в новый запрос.

2. Выделить необх-ые поля и, используя кнопки пересылки, переслать имена полей в окно Выбранные поля.

3. Выбрать любые дополн. таб-цы или запросы из списка Таблицы/ запросы. Когда все необх-мые поля будут выделены, щелкнуть на кнопке Далее.

Если выделенные поля содержат поле типа Счетчик, программа предложит выбрать итоговый или подробный режим представления данных в результирующей таблице.

Чтобы отобразить каждую запись, следует включить переключатель Подроб­ный (вывод каждого поля каждой записи).

Чтобы произвести итоговое вычисле­ние общей суммы, среднего арифметического и т. п., включить переключатель Итоговый и щелкнуть на кнопке Итоги для задания необходимых параметров. Затем щелкнуть по кнопке ОК и по кнопке Далее.

4.Присвоить запросу имя. Запрос запускается щелчком на кнопке Готово.

Результирующую таб-цу, полученную в рез-те работы запроса, м. фильтровать и сортировать с помощью кнопок панели инструментов точно так же, как это делается с обычными таб-цами.

Если запрос отсортировать, а потом закрыть, то Access предложит сохранить изменения, внесенные в стр-ру запроса. При сохр-ии изменений стр-ры сохраняется и порядок сортировки, поэтому при следующем запуске запроса набор записей будет открыт уже в отсортированном виде.

Для внесения изменений в стр-ру запроса надо перейти в режим конструктора. Окно запроса состоит из двух областей. Нижняя область разбита на столбцы — по одному столбцу на каждое поле, включаемое в запрос. В столбцах представлены: имя поля, имя таб-цы, к-рой принадлежит данное поле, флажок, отмечающий наличие сортировки по данному полю, флажок, отмеча­ющий необходимость вывода рез-тов запроса на экран, и строка условия отбора.

В верхней области окна запроса будут представлены таб-цы, включенные в запрос, и связи м/ду этими таб-цами. Если но. запрос создается по таб-цам, к-рые уже имеют связи, то их связи отображаются сразу же при размещении таб-ц в верхней области окна. Если связи м/ду таб-цами еще не определены, их м. создать в верхней области окна. В этом случае заданные связи будут действовать т-ко для запроса и не будут автоматически разме­щены в окне Схема данных.

Для того чтобы отсортировать данные, выдаваемые по запросу, следует выбрать поря­док сортировки По возрастанию или По убыванию. Сортировку можно проводить и по неск-ким полям одновременно..

При печати набора данных, полученного по запросу, рез-таты появляются в виде результирующей таб-цы. Чтобы улучшить представление рез-тов при печати, м. создать табличную форму или отчет, основанный на запросе.

Итоговый запрос - это запрос на выборку, к-рый предназначен для выполнения итог. вычислений по данным, хранящимся в записях.

Если среди полей, выбранных во время работы Мастера простых запросов, присутствуют числовые поля, то следует выбрать, создать ли запрос Подробный или Итоговый. Впрочем, м. преобразовать и любой из уже готовых запросов на выборку в итоговый запрос.

Для этого сначала нужно открыть в режиме конструктора запрос на выборку, содержа­щий данные, по к-рым надо выполнить расчет. Щелкнуть на кнопке Групповые операции. В бланке запроса появится строка Групповая операция. Во всех полях будет автоматически установлено значение Группировка. Это значение следует оставить для поля, на базе к-рого будут основываться рез-таты итог. вычислений.