Типы док-тов в базах данных(БД) Notes. Связь док-тов

Типы док-тов в БД Notes принципиально не отличаются от типов док-тов, с кот. работают др. программы – MS Word, MS Access, MS Excel, т.е. их можно различать как текстовые, табличные, -аудио и видео-приложения. Однако система работы с ними имеет принципиальные отличия. Если в программах MS Office док-том явл-ся файл, сохраненный под присвоенным ему именем в какой-либо папке, то в Lotus Notes файл явл-ся самой БД всех имеющихся док-тов. Списки док-тов Notes отображаются в представлениях и папках. В них док-ты формир-ся одним из 3 способов: 1.Упорядоченный линейный список. 2.По категориям (по группам). 3.В иерархическом порядке.

Упорядоченный линейный список – это список док-тов, расположенных один под другим в порядке, определенным разработчиком.

Док-ты могут объединяться в группы, кот. имеют названия – категории. В этом случае в представлении группировка осущ-ется по категориям: в представлении появляется строчка с названием категории, а под ней с отступом отображаются док-ты, относящиеся к этой категории. Категории в представлении упорядочены в алфавитном порядке.

Такую разбивку док-тов по категориям м. сравнить с раскладыванием док-тов по папкам. Способ разбивки док-тов по категориям опр-ся разработчиком, но пользователь может отнести один и тот же док-т к разным категориям. Аналогичная ситуация возможна и при работе бумажными док-ми, когда несколько копий одного док-та раскладываются по разным папкам.

В иерархич. порядке в представлениях и папках отображаются взаимосвязанные док-ты: главные док-ты и подчиненные им, к-рые принято называть ответами. В этом случае подчиненные док-ты появляются с нек-рым отступом под док-том, к кот. они относятся.

Категорию или главный док-т м. свернуть или развернуть, щелкнув дважды мышью на строке с категорией или гл. док-том. Такое свертывание элементов уменьшает кол-во строк в представлении или папке. Это позволяет легче ориентироваться в списках док-тов и быстрее находить нужные.

В представлении м. не т-ко открывать док-ты, но и выполнять над ними определенные операции: Выделять документы. Копировать и вставлять. Удалять.Обновлять представление для просмотра новых документов. Печатать документы и представления. Пересылать др. пользователям. Осуществлять поиск по заданному критерию.

Иногда треб-ся отобразить в области представления т-ко некоторые типы док-в.

В док-тах Notes могут быть установлены связи с др. док-тами, представлениями и базами данных Notes. Напр., в док-те может содержаться ссылка на инф-цию, находящуюся в др. док-те Notes.

Если пользователю требуется инф-ция, хранящаяся в др. док-те, то вместо того, чтобы копировать эту инф-цию и, следовательно, бесполезно расходовать дисковую память компьютера, лучше установить связь требуемого док-та с др. док-ом Notes. После этого, чтобы прочесть связанный док-т, достаточно дважды щелкнуть мышью по значку связи. Возврат в исходный док-т осущ-ся нажатием клавиши Esc. В док-тах Notes имеются значки связей.

Пользоваться связями можно только в том случае, если пользователь имеет доступ к базе данных, кот. содержит связанные объекты, и эта база данных находится на доступном сервере Notes.

Особенностью программы Lotus Notes явл-ся возм-ть доступа из док-тов Notes к инф-ции, содержащейся в файлах, подготовленных с помощью др. прикладных программ, формат к-рых отличается от формата Notes (.NSF). Notes предоставляет возмож-ть вложить такие файлы в док-ты. В рез-тате вложения файла в док-т, в спец. область, невидимую пользователю, будет помещен файл, созданный с помощью другой прикладной программы. В док-те будет отображаться значок, принятый для обозначения конкретной прикладной программы. Под этим значком будет находиться имя файла с соотв-щим ему расширением.

Значок вложенного файла позволяет выполнять след. действия:

получить инф-цию о вложенном файле;

извлечь файл из док-та, т.е. записать на диск его копию;

запустить файл, если имеется программное обеспеч-е, с помощью к-рого вложенный файл был создан.

Вложенные файлы удобно использовать для обмена данными м/ду пользователями. В представлении вложенные файлы м. помечаться спец. значками в виде скрепки.

17. Информационно-поисковая система «Архивариус»: назначение, возможности и области применения.

Это программа предназначена для поиска док-тов и почтовых сообщений на компьютере, в локальной сети и съёмных дисках.. Поиск док-тов м. производиться по ключевым словам или, используя язык запросов, аналогично тому, как это делается в поиск. системах Интернета.

Для поиска док-тов программа предварительно строит «Индекс». В индекс вносится инф-ция о расположении и содерж-и док-тов на компьютере. После этого любой док-т на жестком диске комп-ра можно найти очень быстро. При поиске учитывается не т-ко кол-во упоминаний слова в док-те, но и грамматическая форма слова, месторасположение, морфологи разных языков. Особенно хорошо система ищет словосочетания. Док-ты, в к-рых слова запроса встречаются рядом, будут выданы первыми.

В настоящее время проект "Архивариус" предоставляет посетителям удобный сервис для поиска литературных и музыкальных произведений. Проект не имеет собственного архива литературы и музыки. Сайт проекта не содержит никаких произведений, защищенных авторским правом, находящихся в public domain или лицензированных любым иным существующим способом. Единственное его предназначение - организация максимально релевантного поиска литературных и музыкальных произведений в сети Интернет. Поиск осуществляется исключительно среди сайтов интересующей оранизаторов проекта тематики.

Задачи проекта

Организаторы проекта "Архивариус" видят свою задачу в поддержании в актуальном состоянии базы данных сайтов, предоставляющих доступ к литературным и музыкальным произведениям. Цель проекта заключается в организации быстрого, удобного и результативного поиска в категориях данных, интересующих организаторов.

Возможности поисковой системы Архивариус:

• Удобное и быстрое средство полнотекстового поиска документов и почтовых сообщений.

• Поиск с учётом морфологии русского, английского, немецкого, итальянского, французского, испанского, португальского, украинского и белорусского языков, то есть поиск по всем грамматическим формам слов.

• Возможность построения развернутых запросов с логическими операторами и операторами близости с помощью "Строителя запросов".

• Поиск в типах документов.

• Поиск документов в архивах в различных форматах: ACE, ARC, ARJ и т.д.

• Поиск в различных кодировках: DOS-866, WIN-1251, Unicode и т.д.

• Поиск в почтовых сообщениях Outlook Express, Outlook, Exchange, IBM Lotus Notes, IBM Lotus Domino, The Bat!, Netscape и Mozilla.

• Поиск по дополнительным атрибутам: дата, размер, имя файла, имя отправителя, имя получателя, тема письма, язык документа, кодировка, тип документа.

• Поиск документов на удалённых сетевых ресурсах (компьютерах).

• Поиск во вложениях почтовых сообщений Outlook Express и The Bat!.

• Запуск приложений, необходимых для просмотра и редактирования документа.

• Имеет красивый пользовательский интерфейс.

• Полноцветные пиктограммы в меню и в строке инструментов.

• Многоязычный интерфейс (английский, русский, украинский, белорусский и другие).

Данная программа позволяет:

• использовать стандартный набор фильтров для поиска файлов;

• возможность поиска в тексте по словам, регулярным выражениям и фразам (доступно в режиме расширенного поиска);

• позволяет ранжировать найденные файлы: по точности совпадения запроса, по количеству слов из запроса, встретившемся в файле, по расширению файла, и другие механизмы любого полнотекстового поиска;

• программа имеет встроенный просмотрщик для просмотра найденных файлов в унифицированном интерфейсе;

• осуществлять поиск слов из кириллических символов, даже содержащие ошибки;

• перекодировать символы, написанные транслитерацией;

• вызывать файлы на редактирование одним щелчком мыши;

• быстро создавать и обновлять индекс файлов (правда за счет увеличения размера индекса);

• индексировать почтовые базы данных, списки контактов и другие записи почтовых клиентов;

• позволяет индексировать большинство текстовых форматов, в том числе и древовидные базы данных программы MyBase.

Все это позволяет рекомендовать эту поисковую систему в качестве основной системы для полнотекстового поиска файлов, содержащих кириллические символы.