Общие сведения о базах данных.

ВВЕДЕНИЕ

Информационная система представляет собой компьютерную программу или комплекс программ, которые используются для накопления и анализа данных и зависимостей между ними с целью получения различных сведений. Основной частью информационной системы является база данных, которая представляет собой совокупность данных и связей между ними. База данных служит для получения сведений, которые затем используются для принятия решений в управлении, при постановке диагнозов, в обучении и в других видах человеческой деятельности.

ЧАСТЬ 1

Простейшие базы данных и информационные системы на их основе могут быть созданы с помощью приложения Excel.

Excel опознает данные на листе книге как базу данных, если:

• Каждая клетка первой строки содержит текстовые значения, которые являются заголовками столбцов (и называются именами полей).
• Данные в каждом столбце однородны (даты, текст или числа).
• В массиве данных отсутствуют пустые строки. (Строки, кроме первой, называются записями.)

Пример листа с данными, соответствующими условию контрольной работы, приведен на рисунке 1.

Рисунок 1 – Исходные данные для учета продажи товаров тремя продавцами.

Полученные данные можно подвергнуть обработке с целью получения дополнительной информации. Приложение Excel предлагает ряд инструментов для обработки базы данных.

ИнструментСортировка – применяется для упорядочивания данных по значениям одного (или нескольких) полей.

Алгоритмсортировки.

1. Выполнить команду

меню Данные -> Сортировка

1. В диалоговом окне указать поля, по которым производится сортировка в первую, вторую и третью очередь.
2. Указать тип сортировки (по возрастанию или по убыванию).

Примечание: результат сортировки отменить нельзя, поэтому рекомендуется обработку данных проводить на отдельных листах, куда предварительно следует скопировать содержимое листа с исходными данными.

Инструмент Итоги – применяется для подведения итогов в отношении полей, по которым предварительно была выполнена сортировка.

Алгоритм подведения итогов.

1. Выполнить сортировку для поля, в отношении которого необходимо подводить итоги.

2. Выполнить команду

меню Данные -> Итоги

3. В появившемся окне указать поле сортировки, операцию и поля, по которым подводятся итоги.

Например, для ответа на вопрос, какой продавец лучше торгует, следует выполнить следующие действия:

1. Данные->сортировка->сортировать по: продавец->по возрастанию->ОК;

2. Данные->Итоги->при каждом изменении в: продавец->операция – сумма->добавить итоги по: выручка->ОК.

На рисунке 2 видно, что после каждого изменения в отсортированном поле (например, после перехода от продавца Арефьева к продавцу Джулай) Excel вставляет строку и показывает суму по тому полю, которое выбрано для подведения итогов.

Примечание: для снятия результатов текущих итогов следует в окне подведения итогов нажать кнопку «Убрать все».

Результаты анализа показывают (рисунок 2), что лучше всего торгует Арефьев.

Рисунок 2 – Сортировка и итоги.

Инструмент Фильтрация– применяется для отбора данных из базы в соответствии с условиями на значения полей.

Алгоритмфильтрации.

1. Выполнить команду

меню Данные -> Фильтр -> Автофильтр.

2. В появившихся в заголовках каждого поля раскрывающихся меню указать условие отбора или конкретное значение поля (для снятия фильтра с поля следует выбрать пункт «Все»).

Для того чтобы узнать, например, какова минимальная выручка продавцов, необходимо выполнить следующие действия:

1. Данные->Фильтр->Автофильтр

2. Щелкнуть по кнопке раскрывающегося меню возле поля выручка -> (первые 10) ->исправить на 1 -> наименьших элементов списка->ОК.

Рисунок 3 показывает, что минимальную выручку имел продавец Арефьев.

Рисунок 3 – Фильтрация.

Инструмент Сводная таблица используется для интегрального представления данных для отчета и анализа.

Алгоритм создания сводной таблицы.

1. Выполнить команду: Данные->Сводная таблица
2. В работе мастера указать тип источника данных (Excel).
3. В работе мастера указать исходный диапазон (лист исходных данных).
4. В работе мастера указать место расположения сводной таблицы.
5. В работе мастера включить макет. При работе с макетом перетащить имеющиеся поля в три области: область строк, область столбцов и область данных. Для полей в области данных задать операцию (чаще сумма или среднее).

На рисунке 4 показана сводная таблица, в которой в область строк перенесено поле дата, в область столбцов – поле продавец, а в поле данных – Выручка с определенной в этом поле операцией суммирования.

Рисунок 4 - сводная таблица по датам и продавцам.

ЧАСТЬ 2

Общие сведения о базах данных.

l База данных (data base) – это организованная структура, предназначенная для хранения информации

l Система управления базами данных – это программа ( или комплекс программ ), предназначенная для организации работы с базами данных

l Примеры систем управления базами данных (СУБД):
Access, FoxPro, Oracle, MS SQL Server

l База данных является контейнером (container), т.е. вместилищем для других объектов. Одним из таких объектов является таблица (table), которая собственно и содержит данные (data).

l Структура базы данных

l Информационным стержнем любой базы данных (БД) являются таблицы

l Другие объекты являются вспомогательными, а, значит, не обязательными (пример структуры БД показан на рис 5).

Рисунок 5 – Структура базы данных

l Таблица может являться файлом и по структуре похожа на электронную таблицу

l Заголовками столбцов служат имена полей, строки содержат записи со значениями полей

l Содержимое записей, т.е. значения полей и является, собственно, данными (См. рисунок 6).

Алгоритм создания БД Access.

1. В программе Проводник перейти в папку, к которой предполагается хранить данные.
2. На пустом месте правой панели проводника выбрать из контекстного меню правой кнопки мыши пункт Создать.
3. Выбрать пункт База данных.
4. Дать имя файлу БД.

Примечание: открытие файла БД выполняет приложение Microsoft Access.

Для работы с БД необходимо создать хотя бы одну таблицу с данными.

Алгоритм создания таблицы БД Access.

1. Открыть существующую БД.
2. На вкладке таблицы выбрать пункт Создание таблиц с помощью конструктора.
3. В окне конструктора указать имена полей будущей таблицы и их тип (тип выбирается из раскрывающегося меню).
4. После закрытия окна конструктора дать имя таблице.

Заполнять таблицу данными можно как непосредственно (после ее открытия), так и путем переноса уже существующих данных из других приложений. В частности, в задании для контрольной работы предполагается импорт данных из уже подготовленной в приложении Excel базы данных.

Ниже приведены основные алгоритмы, позволяющие передавать данные в среде Windows.

Экспорт таблиц Access выполняется:

¨ Меню File + сохранить как / экспорт

ИЛИ

¨ Правая кнопка на заголовке БД + сохранить как / экспорт

Дальнейшие шаги

¨ Сохранить во внешнем файле или БД

¨ Выбрать тип файла (рекомендуются Excel 97 или Text Files)

¨ Дать имя этому файлу и запомнить (или изменить) его расположение

¨ Нажать кнопку Экспорт или Сохранить