Фильтрация по одному критерию

Лабораторная РАБОТА № 8

Тема: Работа с базами данных в OpenOffice Calc

Основные понятия

База данных (список) – это упорядоченный набор данных. Обычно база данных состоит из строки заголовков (текст описания) и строк данных, которые могут быть числовыми или текстовыми.

Столбцы базы данных называют полями, а строки – записями.

В OpenOffice.org Calc есть несколько средств, предназначенных для работы с базами данных. Ниже приведены операции, которые обычно выполняются над базами данных:

1. Ввод данных в базу.

2. Фильтрация базы данных, которая выполняется в целях выборочного отображения строк (по определенному критерию).

3. Сортировка данных.

4. Вставка формул для подведения промежуточных итогов.

5. Создание формул для вычисления результатов в базе, отфильтрованном по определенным критериям.

6. Создание итоговой сводной таблицы на основе данных базы.

Ввод данных в базу.

Ввод данных начинается с определения заголовков столбцов. Они должны располагаться в первой строке диапазона вводимых данных. Заголовки нужны для того, чтобы описываемая команда работала правильно.

При создании баз данных нужно помнить о некоторых рекомендациях:

· в каждом столбце должна содержаться однотипная информация, например, не следует смешивать в одном столбце даты и обычный текст;

· не используйте пустых строк в базе, т.к. при проведении операций над списком OpenOffice.org Calc определяет его границы автоматически, при этом пустая строка обозначает конец базы;

· помещайте базу на отдельный лист, если на этот лист необходимо поместить еще другую информацию, помещайте ее ниже или выше базы, не используйте для этого ячейки справа или слева от базы;

· старайтесь предварительно отформатировать весь столбец, чтобы данные всегда имели один и тот же формат.

Задание 1:

1. Создайте новую рабочую книгу OpenOffice.org Calc и назовите ее Списки.

2. Переименуйте Лист 1 в Списки художников.

3. Скопируйте на лист Списки художников данные из файла
Spiski hudognikov.ods.
Указание:Для быстрого выделения данных списка в области листа (поле имени) укажите диапазон A1:G64 и нажмите Enter.

4. Установите для полей списка подходящие типы данных и отформатируйте список на свое усмотрение. Указание: используйте команду Формат⇒Ячейки…

Фильтрация списка

Фильтрация списка – это процесс сокрытия всех строк, кроме тех, которые удовлетворяют определенным критериям. Например, если у вас есть список некоторых людей, его можно отфильтровать так, чтобы видеть фамилии только тех из них, которые живут в определенном городе. В данной работе будет рассмотрена автоматическая фильтрация.

Фильтрация по одному критерию

Задание:

1. Перейдите на Лист2, назовите его Фильтр и скопируйте на него данные с листа Списки художников.

2. При необходимости подберите подходящую ширину и высоту для полей и записей базы данных.

3. Выделите всю таблицу (диапазон А1:G64) и присвойте ей имя Список1 (Данные – Определить диапазон…).

4. Установите табличный курсор на одну из ячеек области заголовка списка.

5. Выполните команду Данные⇒Фильтр⇒Автофильтр. OpenOffice.org Calc проанализирует список и добавит в строку заголовков полей кнопки раскрывающихся списков (кнопки автофильтра): рис. 1.

Рис. 1

6. Щелкните на кнопке автофильтра в ячейке Творческая специальность. Список раскроется и покажет все значения, содержащиеся в этом столбце рис. 2.

Рис. 2

7. Выберите наименование какой-либо творческой специальности, и OpenOffice.org Calc спрячет все строки, кроме тех, которые включают отмеченное значение рис. 3. Другими словами, критерием отбора служит выбранное вами значение.

Рис. 3

8. Обратите внимание, что после фильтрации изменился цвет кнопки автофильтра , чтобы напомнить Вам, что список отфильтрован по значениям, содержащимся в этом столбце.

9. Снова щелкните на кнопке автофильтра и выберите опцию (Все). Программа отобразит весь список полностью.

10. Сохраните файл.