Типы данных, обрабатываемых MS Access

1.Текстовый – текстовая информация; до 225 символов.

2.Числовой – числовые данные, которые участвуют в математических вычислениях.

3.Денежный – значение валют. Применяется для предотвращения округлений во время вычислений.

4.Поле Memo (длинный текст или число, например описание). Поле OLE (объекты, которые созданы в других программах(Word, Exel, рисунки, звуки и др.)). Гиперссылка.

5.Дата, время – Даты и время

6.Счетчик – при добавлении записей автоматически вставляется последовательность чисел, которые отличаются на 1 или случайные числа.

7.Логический – значения «Да» или «Нет».

8.Мастер подстановок – создается поле, которое позволяет выбрать значение из другой таблицы или из списка значений.

В Access существует следующие способы создания таблиц: с помощью Мастера, в режиме таблицы и используя Конструктор

Примечания:

1. В одной таблице поля не могут иметь одинаковое имя; оно не должно начинаться с пробела; запрещены точка (.), восклицательный знак (!), прямые скобки [ ] и управляющие символы.

2. Рекомендуется присвоение полям «говоря­щих» имен и короткие названия.

3. Для смены типа данных нужно нажать кнопку раскрытия списка типов полей и выбрать необходимый тип.

4. В графе «Описание»даются пояснения полям.

5. Для связи таблиц в базе данных нужно определить поле-ключ (значения ключа в таблице не повторяются, а значит, однозначно определяют каждую запись): нажать нужное поле, затем кнопку «Ключевое поле»на панели инструментов.Слева от имени поля в области выделенного ряда появится символ ключа. В примере выберем в качестве ключевого поле «КодКлиента».

6. В нижней части окна Конструктора «Свойства поля»каждое поле таблицы характеризуется дополнительными свойствами (например, размер, формат поля, число десятичных знаков, маска ввода, значение по умолчанию, условие по значению, сообщение об ошибке и т.д.), которые определяют условия ввода данных.

Сохранить таблицу командой ФайлàСохранитьàКлиенты.

В окне базы данных на вкладке «Таблицы»появится имя со­зданной таблицы. Для ввода в нее информации нужно открыть таблицу, дважды нажав имя таблицы или выбрать его и нажать кнопку «Открыть»в окне базы данных. На эк­ране откроется таблица в режиме таблицы, после чего можно присту­пать к вводу информации.

Примечание: первое поле в таблице описано с типом данных «Счетчик», поэтому вводить ин­формацию в это поле не надо. Его содержимое автоматически увели­чивается на единицу в каждой следующей записи.

В таблице или запросе в режиме таблицы доступны все необходимые инструменты для работы с данными:

1. Использование панели инструментов Таблицы и Запроса в режиме таблицы:

- Вырезание, копирование или вставка выделенного текста, поля, всех записей или всей таблицы полностью.

- Сортировка записей.

- Отбор записей, поиск или перемещение значений.

- Добавление или удаление записей.

2. Работа со столбцами, строками и подтаблицами:

- Использование области выделения столбца для перемещения, скрытия или переименования столбца.

- Изменение размеров строк или столбцов.

- Использование подтаблиц для просмотра связанных данных.

- Закрепление левого крайнего столбца таким образом, чтобы он отображался на экране при прокрутке листа вправо.

3. Для перехода по записям в таблице можно использовать панель перехода по записям:

- Переход на первую, предыдущую, следующую, последнюю запись.

- Введение номера нужной записи.

- Переход на новую (пустую) запись.

12.Первичный ключ – одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Типы первичных ключей:

1. Ключевые поля счетчика. Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносился порядковый номер. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания первичного ключа.

2. Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как первичный ключ.

3. Составной ключ. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим».

Поля в таблицах должны скоординированы таким образом, чтобы отображать сведения об одной и той же сделке. Эта координация осуществляется путем установления связей между таблицами. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы.

Внешний ключ – одно или несколько полей в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Поле внешнего ключа определяет способ объединения таблиц.

Типы отношений между таблицами.

1.«один-к-одному» (1 : 1);

2.«один-ко-многим» (1 : М);

3.«много-к-одному» (М : 1);

4.«много-ко-многим»(М : М).

При отношении «один-к-одному» каждая запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот.

Отношение «один-ко-многим» (1: М) является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В отношении «один-ко-многим» каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, но запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A. Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса.

Отношение «много-к-одному» (М: 1) схоже с отношением «один-ко-многим», но является уникальной лишь связь слева направо.

При отношении «многие-ко-многим» (М: М) одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Этот тип связи возможен только с помощью третьей (связующей) таблицы, содержащей два поля, которые являются внешними ключами таблиц A и B.