Функции и назначение каждого объекта базы данных

Основные треб. к эк. инф. Структурные элементы

Основными требованиями к экономической информации являются: корректность, ценность, оперативность, точность, достоверность, устойчивость, достаточность.

Структурные элементы экономической информации.

Экономические показатели описывают простые и сложные сущности. Каждая сущность (предмет, процесс, явление, объект) имеет определенные свойства (вес, габариты, цену и пр.). Совокупность сведений, отражающих какую-либо сущность, называют информационной совокупностью либо составной единицей информации. Обычно информационная совокупность имеет иерархическую структуру.

Неделимая далее на смысловые единицы информационная совокупность получила название «реквизит».

Различают два вида реквизитов: реквизит-признак и реквизит-основание. Если реквизит описывает качественное свойство информации (время или место действия, Ф.И.О. исполнителя и др.), то его называют реквизит-признак. Если же реквизит представляет количественную характеристику (объем продукции в штуках, цена в рублях и пр.), то его называют реквизит-основание.

Сочетание одного реквизита-основания с соответствующими ему реквизитами-признаками образует показатель. Показатель – качественно определенная величина, дающая количественную характеристику отображаемому объекту (предмету, процессу, явлению), имеющая экономический смысл.

Совокупность логически связанных реквизитов, имеющая юридическую силу, называется документом.

Осн понятия БД

База данных– это совокупность данных, относящихся к определенной теме или задаче.

Предметная область – часть реального мира, которая отражается в базе данных.

Система управления базами данных (СУБД) – программно-аппаратные средства, необходимые для создания баз данных на машинных носителях, поддержания их в актуальном состоянии и организации доступа к ним различных пользователей в условиях принятой технологии обработки данных.

Концептуальная структура (схема) – это абстрагированная общая структура данных без учета физических особенностей используемого компьютера. Версия концептуальной модели, которая может быть обеспечена конкретной системой управления базой данных, называется логической моделью. Она отражает логические связи между элементами данных независимо от их содержания и места хранения.

Компьютер превращает концептуальную (общую) структуру в форму, удобную для запоминания или поиска. Такая внутренняя структура данных называется физической структурой.

Компьютерная обработка информации требует определения структуры данных и их точного представления в компьютере.

Предметная область

Логическая структура

Физическая структура

Компьютер

Последовательность представления данных под управлением СУБД

ОСНОВНЫЕ МОДЕЛИ ДАННЫХ

1.Иерархическая. В иерархической структуре подчиненный элемент данных всегда связан только с одним исходным (дерево).

В БД, реализующей данную модель хранения данных, есть необходимость хра­нить не только введенную информацию, но также информацию об уровне, к которому она принадлежит.

1. Сетевая модель. По этой модели данные располагаются в виде произвольного графа.

В БД, построенной на основе данной модели, хранятся также дан­ные о связи данных друг с другом.

3. Реляционная модель. Объекты и взаимосвязи между ними представлены при помощи таблиц. Одна таблица представляет один объект и состоит из столбцов и строк. Каждая строка таблицы представляет собой одну запись, а каждый столбец – одно поле записей. Таблица обладает следующими свойствами:

• каждый элемент таблицы (на пересечении строки и столбца) есть один элемент данных;

• столбцам присваиваются уникальные имена;

• элементы столбца имеют одинаковую природу (однородны);

• в таблице нет двух одинаковых строк;

• при выполнении операций с таблицей ее строки и столбцы можно обрабатывать в любом порядке, независимо от их информационного содержания.

Информация в реляционных базах данных сохраняется в таблицах, связь между которыми осуществляется путем совпадения значений одного или нескольких полей.

Каждая строка таблицы в реляционных базах данных уникальна. Уникальность строк обеспечивают ключи (одно или несколько полей таблицы), которые сохраняются в упорядоченном виде. Это обеспечивает прямой доступ к записям в процессе поиска.

БАЗЫ ДАННЫХ В MS EXCEL

База данных в MS Excel представляет собой список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы – полями. Верхняя строка списка (строка заголовка) содержит уникальные имена полей. При помощи списков решаются различные экономические, финансовые, учетные и многие другие задачи.

Работа со списком в MS Excel может осуществляться по следующим направлениям:

· сортировка – выстраивание данных в нужном порядке;

· отбор данных – извлечение записей данных из списка в соответствии с некоторыми требованиями (критериями);

· анализ данных – обработка различными средствами MS Еxcel информации, находящейся в списке или в отфильтрованных данных.

Сортировка данных

Команда ДанныеàСортировка открывает окно, в котором задаются ключи сортировки (столбцы или строки) и порядок сортировки.

Отбор данных

Для поиска и фильтрации данных в MS Excel существуют следующие средства:

· форма данных (команда ДанныеàФорма, затем кнопка Критерии;в открывшемся окне вводятся критерии поиска в необходимых полях. Для перехода к записи, удовлетворяющей критерию, следует нажать кнопку Далее или Назад);

· автофильтр (команда ДанныеàФильтрàАвтофильтр. Возле каждого поля строки заголовка появляются раскрывающиеся списки в виде кнопки с треугольником. Перейти к заголовку поля. Выбрать необходимый критерий поиска или воспользоваться пользовательским автофильтром Условие);

· расширенный фильтр {позволяет одновременно или по отдельности применять операции И, ИЛИ и составлять вычисляемые критерии}.

Бывают следующие критерии поиска.

1. По точному соответствию (Математические вычисления и логические операции не используются). Например, Марка машины Ауди.

2. На основе сравнения – используют различные операции сравнения (=, >, >=, <, <=, <>). Данные операции можно применять к различным форматам данных (числа, текст, дата и др.). Например, Пробег >=100000.

3. По близкому соответствию с использованием образца – задается образец поиска, используя символы шаблона – ? или (и) *(символ вопроса "?" обозначает любой единичный знак, знак звездочка "*" обозначает последовательность любых знаков). Например, Владелец Ива*.

4. С использованием операций И и ИЛИ – поиск данных по нескольким условиям. Например, Год выпуска >=1995 И Цвет машины бел*.

5. По вычисляемому критерию (только при использовании расширенного фильтра).

помощью Расширенного фильтра.

Функции базы данных.

Для анализа данных из списков или баз данных используются функции базы данных (ДМИН, ДМАКС, ДСРЗНАЧ, БДСУММ, ...). КомандаВставкаàФункция... àКатегория: Работа с базой данных позволяет выбрать одну из этих функций.

Формат функций базы данных.

БДФУНКЦИЯ(база_данных;поле;критерий)

База данных – это интервал ячеек, формирующих список или базу данных.

Поле – определяет столбец, используемый функцией. Аргумент " поле" может быть задан как текст с названием столбца в двойных кавычках, например "Пробег" или "Цена" в приведенном выше примере базы данных, или как число, задающее положение столбца в списке: 1 – для первого поля, 2 – для второго поля и так далее.

Критерий – это интервал ячеек, который содержит задаваемые условия (как в расширенном фильтре).

8. Access – полнофункциональная реляционная СУБД. В этой сис­теме можно пользоваться практически всеми средствами операцион­ной системы MS Windows. Применяется многодокументальный интерфейс (MDI – Multiple Dokument Interface), т. е. одновременно можно работать с несколькими таблицами, формами, отчетами, мак­росами, модулями.

Таблица является основой базы данных. В Access вся информация содержится в таблицах. Обеспечена связь между объектами.

Access имеет все необходимые средства для выполнения трех комплексных типов функций:

а) определение данных (задание структуры базы данных и их описание);

б) обработка данных;

в) управление данными (установление правил доступа)

Спец программы:

Программы «Конструктор» содержат инструментальные средства, которые упрощают составление нужных фор­м, запросов, отчетов.

Программы «Мастер» помогают проектировать форму или отчет путем ответа пользователя на ряд вопросов для получения закончен­ного отчета (формы, запросы).

Построитель выражен содержит список готовых выражений, оказывает пользователю помощь при определении (формировании) выражений в таблице, запросе, форме, отчете, макросе, модуле.

Функции и назначение каждого объекта базы данных.

Таблица – основной объект базы данных, в котором хранятся данные и откуда пользователи получают нужную им информацию с централизованных баз данных.

Запрос – производный от таблицы объект базы данных, с помощью которого пользователи получают нужную информацию с таблиц. Это механизм выборки, обновления, удаления и добавления данных, создания новых таблиц на основании данных одной таблицы или нескольких существующих таблиц.

Форма – объект, предназначенный для ввода данных в базу данных, для просмотра и редактирования базы данных.

Отчет содержит сжатую форматированную информацию, полученную на основании базы данных по заданному формату. При этом выполняются обработка по заданному алгоритму для получения соответствующих степеней итогов и печатание отчета.

Макрос – способ структурированного описания одного или нескольких действий, которые автоматически выполняются в ответ на определенное действие.

Модуль – представляет набор описаний и процедур на языке Visual Basic для приложений, сохраненных в одном программном блоке.

Страница доступа к данным – создана для просмотра данных из Internet или intrаnet и работы с ними.