Организация работы с конфиденциальными документами
Конфиденциальныминазываются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым строго ограничен. К конфиденциальным относятся документы, имеющие грифы ограничения доступа: 'Конфиденциально"; "Коммерческая тайна"; "Для служебного пользования".
Законодательством РФ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений (информации, документов), имеющих подобные грифы. Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктажи ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.
Организация делопроизводства,обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальныхдокументов, предусматривает:
• назначение должностноголица или лиц, ответственных за их учет,хранение и использование;
• порядок подготовки и размножения документов;
• отдельную регистрацию документов;
• формирование дел;
• организацию выдачи и хранения документов;
• проверку наличия документов;
• архивное хранение и порядок уничтожения.
Службой безопасностипредприятия предусматриваются специальные меры по защите документа при его составлении,на пример, ПК закрепляется за работником, имеющим ключ и пароль; ПК не подключается к локальной сети, сети интернет и т. п.
Отпечатанныеи подписанные документыпередаются длярегистрации должностному лицу, ответственному за их учет.
ЧЕРНОВИКИ, вариантыдокумента, файлыуничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью па копии документа" Черновик (файл) уничтожен. Подпись. Дата"
На конфиденциальном документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра:
Конфиденциально Экз. № 1 ИЛИ
Коммерческая тайна Экз. № 1
Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело. На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться документом, например: Разрешаю:
1.Е.М.Лаврову
2.А.Л.Казакову
Подпись руководителя
Дата
Размножение конфиденциальных документовпроизводится:
Ø с разрешения руководства предприятия;
Ø с ограниченным количеством копий (каждая копия для конкретного адресата или исполнителя);
Ø в специально выделенном помещении;
Ø в присутствии должностного лица, ответственного за документ;
Ø с немедленным уничтожением бракованных копий.
Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в "Журнале регистрации конфиденциальных документов".
Листы журналов регистрации:нумеруются; прошиваются; опечатываются; указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.
Все поступающие (входящие) конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом.При поступлении проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений к документу. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) конфиденциальных документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.
Конфиденциальные документыформируются в отдельное дело (или дела).Дело должно иметь:
Ø гриф ограничения доступа;
Ø список сотрудников, имеющих право пользования этим делом;
Ø нумерацию листов;
Ø внутреннюю опись документов;
Ø заверительный лист.
Хранение делс конфиденциальными документами производится: в опечатываемом сейфе, к которому не должны иметь доступ другие работники и в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны и сигнализации.
Выдачаи возвратконфиденциальных документов должны отражаться в "Журнале учетавыдачи конфиденциальных документов".
При выдаче документа:
Ø сверяется номердокумента с номером в журнале;
Ø сверяется количестволистов;
Ø ставится подпись получателя документа и дата.
Выданныедля работыконфиденциальныедокументы подлежат возврату и тот же день. Сразрешения руководства предприятия отдельные конфиденциальные документы могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы сними, при УСЛОВИИполного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.)
При возврате документа
• сверяется номер документа с номером в журнале;
• сверяется количество листов;
• ставится отметка о возврате;
• ставится подпись получателя документа и дата возврата.
Передача документов и дел между работниками предприятия производится только через сотрудника, ответственного за работу с конфиденциальными документами, с обязательной записью в журнале. Запрещается:
/ изъятие конфиденциальных документов из дел;
/ перемещение из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в "Журнале учета выдачи конфиденциальных документов";
/ несанкционированное копирование и вынос конфиденциальных документов из офиса.
Проверка наличиясостоит всверке зарегистрированных документов в учетных формахс хранящимися в делопроизводстве. Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью: обеспечения сохранностиипредотвращения утечки конфиденциальной информации.
Специально созданнаякомиссия предприятия (не менее 3 человек, имеющих допуск к работе с конфиденциальнымидокументами) ежегодно проводит проверку наличия документов. Проверка наличия конфиденциальных документов может производиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала.
При установлении факта утраты конфиденциального документаставится в известность руководитель предприятия ислужба безопасности; принимаются мерык розыскудокумент.
На утерянный документ (если розыск не принес положительных результатов) составляется акт и вносится соответствующая отметка об утрате в "Журнале регистрации конфиденциальных документов".
Экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конфиденциальные документы: для архивного хранения и для уничтожения.
При передаче дел в архив на конфиденциальные документы составляется отдельная опись.
Архивное хранение конфиденциальных документов производится: в опечатанных коробках в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.
Уничтожение конфиденциальных документов производится: с составлением акта, утверждаемого руководителем предприятия; в присутствии комиссии; с помощью специальной машины (шредера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.
ЖУРНАЛ
учета выдачи документов с грифом "Конфиденциально"
Номер Дата Краткое Кол- Кол- Кому Подпись за Отметка о
доку- выда- содержание во во выдан полученный возврате Примечание -
мента чи (заголовок) листов экз. (И.О.Ф.) документ (подпись и
__________________ ________________________ _,__________ дата)____________
Журнал учета выдачи конфиденциальных документов
ЖУРНАЛ
____ регистрации документов с грифом "Конфиденциально" _____
Дата реги- Дата и но- Откуда Краткое I I Кол.во I I Примечание
№ страции мер доку- поступил содер- Кол-во экзем. Испол-
п/п доку- мента (для или куда жание листов пляров нитель
мента входящих) направлен (заголовок)____________ _________________