Бланки документов и требования к ним
Бланк – стандартные лист бумаги с воспроизведенной на нем типографическим способом постоянной информацией.
Для наиболее важных документов используют бланки с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.
Бумага для бланков должна обладать такими качествами. Как не сворачиваемость при перегревах или смачивание и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствию требованию по:
1. Плоскости – от 80 г/м2 до 200 г/м2;
2. По белизне – от 88% до 98%.
Для изготовления бланков в основном используют два формата листов бумаги:
1. А4 – 210*297 мм;
2. А5 – 148*210 мм.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь для соответствующих размеров:
1. Левое – 20 мм;
2. Правое – 10 мм;
3. Верхнее – 20 мм;
4. Нижнее – 20 мм.
В соответствие с требованию ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требованию к оформлению документов». Установлены следующие виды бланков предприятий:
1. Общий бланк – бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма);
2. Бланк для письма;
3. Бланк конкретного вида документа, кроме письма;
Предусмотрены два варианта расположения реквизитов бланков – угловое и продольное.
Структура документа. Требования к оформлению документов на ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации».
Реквизит – обязательный элемент любого официального документа. Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.
Формуляр-образец – модель построение документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановление, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и используемые в деятельности:
1. Федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления;
2. Предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Реквизиты:
1. Государственный герб РФ;
2. Герб субъекта РФ;
3. Эмблема организаций и товарный знак;
4. Код организации;
5. Основной государственные регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6. ИНН/КПП налогоплательщика;
7. Код формы документа;
8. Наименование организации;
9. Справочные данные об организации;
10. Наименование вида документа;
11. Дата документа;
12. Регистрационный номер документа;
13. Ссылка на регистрационный номер документа и дату документа;
14. Место составления или издания документа;
15. Адресат;
16. Гриф утверждения документа;
17. Резолюция;
18. Заголовок к тексту;
19. Отметка о контроле;
20. Текст документа;
21. Отметка о наличие приложения;
22. Подпись;
23. Гриф согласования документа;
24. Визы согласования документа;
25. Печать;
26. Отметка о заверении копии;
27. Отметка об исполнители;
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29. Отметка о поступлении документа в организацию;
30. Идентификатор электронной копии документа.
Требования к оформлению реквизитов документа:
1. Государственные герб РФ – помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственной гербе РФ;
2. Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ;
3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ;
4. Код организации проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
5. ОГРН проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;
6. Идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми
7. Код формы документа проставляют по общему классификатору управленческой документации (ОКУД).
8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закреплённому в её учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.
Наименование организаций субъектов РФ, имеющих на ряду с русским языком, в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах предприятия. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях когда оно закреплено в уставе(положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства структурного подразделения указывают в тех случаях, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования предприятия.
Автором может быть должностное лицо, представляющее организацию.
9. Справочные данные об организации включают, почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, электронной почты и т.д.).
10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.
11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события.
Если авторами документа являются несколько предприятий, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.
День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 января 2008 года оформлять: 05.01.2008
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2008года, а также оформление дате в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2008.01.05
12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более предприятиями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа. На который дается ответ;
14. Место составления или издания документа указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «справочные данные об организации»
Место составления или издания указывают с учетом принятого административного-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения;
15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.
При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.
Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Должность лица которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указать обобщенно.
В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
16. Гриф утверждения – реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
17. Резолюция – реквизит, в котором руководитель указывает задание по исполнению данного документа и конкретных исполнителей;
18. Заголовок – выражает краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку;
19. Отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.
20. При составление текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словестно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы, строки, таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается больше чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа; во второй – решения, выводы, просьбы, предложение, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.
В тексте документа подготовленного на основание документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:
1. Наименование документа;
2. Наименование организации;
3. Автора документа;
4. Регистрационный номер документа;
5. Заголовок к тексту;
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа.
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа. В совместных распорядительных документах текст излагают от множественного числа первого лица. Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа.
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, из структурных подразделений, а также содержащих описание, оценку фактов или выводов, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.
В письмах используют следующие формы изложения:
1. От первого лица множественного числа;
2. От первого лица единственного числа;
3. От третьего лица единственного числа.
21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом – Приложение: на 5 л. В 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают . в приложении к распорядительному документу на пером его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличие приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.2007 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.
Если приложение оформляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3. В 5экз. в первый адрес.
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
22. В состав реквизита «Подпись» входит наименование должности лица, подпись документа, личная подпись, расшифровка подписи. При оформление документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. При подписании документа несколькими должностными лицами их подпись располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписание документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. В документах составленных комиссией, указывают не должности лица подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Документ может быть подписан исполняемым обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ личной подписью, расшифровки подписи, согласования. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской Академии
Медицинских наук
От 30.09.2012 № 451-805
24. Согласование документа оформляют визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписи. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Личная подпись А.С. Орлов
22.01.2013
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью организации.
26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:
Завершительную надпись «Верно», должность лица завершившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
27. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номера его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:
1. Ссылку на дату и номер документа;
2. Свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа;
3. Краткие сведения об исполнении;
4. Слова «В дело»;
5. Номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об использовании документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит дату поступления документа. Допускается отметку о поступлении документа в организацию поставлять в виде штампа.
30. Идентификатором электронной копии документа является отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Тема №5 «Система документации».