Часть 8. Информационное обеспечение управленческих решений

Ценность и своевременность управленческого решения в огромной степени зависят от способности менеджера в нужный момент произвести сбор, обработку, анализ, интерпретацию информации.

Совокупность всей информации, необходимой для принятия управленческих решений, называют системой информации. Она обычно состоит из следующих подсистем:

- внутренней информации;

- внешней информации;

- сбора первичной информации;

- анализа информации.

Первичные данные представляют собой только что полученную информацию для решения конкретной исследуемой проблемы или вопроса. Они необходимы в тех случаях, когда доскональный анализ вторичных сведений не дает необходимую информацию. В качестве основных методов сбора первичной информации можно выделить разговор и интервью. До непосредственного сбора первичных данных необходимо разработать структуру или план, используемый при сборе информации.

Вторичные данные собраны ранее для целей, отличных от связанных с решением исследуемой проблемы. Независимо от того, достаточны ли они для решения, их низкая цена и относительно быстрая доступность требуют, чтобы первичные данные не собирались до завершения тщательного поиска вторичной информации.

Используемая для решения проблем информация должна отвечать десяти критериям качества.

Информационное обеспечение– одна из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы менеджмента. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие «коммуникация».

Коммуникация – процесс обмена информацией между двумя и более людьми.

Цели коммуникаций:

- обеспечение эффективного обмена информацией между объектом и субъектом менеджмента;

- совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;

- создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами, для координации их задач и действий;

- регулирование и рационализация информационных потоков.

В зависимости от способа обмена информацией различают:

• межличностные, или организационные, коммуникации на основе устного общения;

• коммуникации на основе письменного обмена информацией.

Особую роль играют неформальные коммуникации. Наличие неформальных коммуникаций связано со стремлением менеджера знать ту информацию, которую он не может получить с помощью формальных организационных коммуникаций.

Информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций, прежде всего относится к новым методам работы, изменениям в структуре организации, конфликтам в руководстве организации и т.д. Система неформальных коммуникаций способна создавать слухи, что может отрицательно сказаться на эффективности коммуникаций.

При организации коммуникационных сетей в компании необходимо учитывать специфику различных типов и каналов коммуникаций на каждом из следующих этапов коммуникационного процесса:

* зарождение идеи или отбор информации;

* выбор канала передачи информации;

* передача сообщения;

* интерпретация сообщения.

В процессе коммуникаций выделяют четыре базовых элемента:

- отправитель;

- сообщение;

- канал или средство передачи информации;

- получатель.

Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель (менеджер).

Рис. 5. Межличностные коммуникации

Все, что потенциально позволяет снизить степень неопределенности, должно считаться информацией. Информация – это факты, оценки, прогнозы, обобщение связи, слухи и т.д.

При отсутствии достаточной информации для точного расчета может помочь предвидение. Естественно, установка на предвидение не появляется у субъекта управления «из ничего». Она возникает на основе постоянного накопления знаний и поискового опыта.

Следует отметить, что любая технология является лишь инструментом, который помогает реализовать целостное видение целей, к которым движется компания.