Определите часы приема

Я предложил мистеру Бину выделить специальные "часы приема". Нам известны такие объявления: "Прием по вторникам и четвергам от 1 до 4 часов дня'', или ''Врач принимает больных только в понедельник, вторник и среду".

"Часы приема" - это то время, когда к вам могут прийти ваши коллеги и другие посетители, не договариваясь о встрече зара­нее. В это время посетители могут получить "зеленую улицу" и обсуждать свои дела, будучи уверены, что они будут вниматель­но выслушаны.

Мистер Бин решил назначить "часы приема" с 8 до 9.30 и с 11 до 12 в первой половине дня, зарезервировав время от 9.30 до 11 для работы над своим проектом. Он попросил секретаря не со­единять его ни с кем в течение этих полутора часов, за исключе­нием чрезвычайных и очень важных телефонных звонков.

Капканы, в которые вы можете угодить в "тихие часы"

К счастью мистер Бин помнил случай со своим заместителем, мистером Кентом, который неожиданно и в одностороннем по­рядке провозгласил, что никто не смеет его беспокоить в "тихие часы", так он назвал время от 8 утра до полудня.

В течение некоторого времени мистер Кент получал поздрав­ления от начальства, так как он успешно справлялся со многими его заданиями, выполнение которых зависело исключительно от его индивидуальных усилий. Казалось, что все идет прекрасно. Катастрофические последствия одностороннего выхода замести­теля главы фирмы из коллектива в течение половины каждого рабочего дня сначала не были очевидны.

Однако, лишившись указаний крупного начальника фирмы, подчиненные совершали большее количество ошибок. Отсутст­вие же его контроля за их деятельностью способствовало ухуд­шению общей обстановки в фирме и организационной неразберихе. В конечном счете, мистер Кент был уволен из-за своего неумения достичь равновесия между "тихими часами" и "часами приема".

Поэтому мистер Бин обсудил свои предложения по измене­нию своего распорядка дня со всеми ведущими руководителями фирмы и осуществил их, приняв во внимание их соображения. Некоторые из них решили последовать примеру мистера Бина, потому что они страдали от бесконечных помех. Мистер Бин по­просил их, чтобы они сообщали ему обо всех негативных послед­ствиях для работы от его нового порядка приема посетителей.

Каким образом вы можете добиться соблюдения "тихих часов" и устранить помехи?

Если вы занимаете крупное руководящее положение, то это не составит большого труда: вы просто скажете своему секретарю, что ей надо отвечать тем, кто вас спрашивает, и предложите на­правлять все срочные дела вашему заместителю. Дверь же в ваш кабинет будет закрыта на замок.

Если же у вас нет секретаря, вы можете заблокировать звонки к вам, набрав ваш номер телефона и положив трубку рядом с те­лефонным аппаратом, все, кто будут вам звонить решат, что "номер занят".

Вам необходимо еще сделать так, чтобы другие не приходили поболтать с вами во время ваших "тихих часов". Коллеги Бина часто направлялись к нему, когда видели его в одиночестве и яв­но "не занятого чем-либо важным". Но потом он рассказал им о своей идее "тихих часов" и поставил на свой письменный стол картонку с надписью: "Просьба не беспокоить до 11.30".

Когда кто-нибудь приходил к нему во время "тихих часов", он указывал посетителю на картонку, спрашивал его, не может ли он подождать до 11.30, и обещал прийти к нему сразу же после этого срока. Когда же ему было особенно необходимо уедине­ние, он искал свободную комнату или пустующий конференц-зал. Иногда он направлялся в городскую библиотеку. (Один из крупных руководителей признался мне в том, что для "тихих ча­сов" он прятался в небольшом кафе, расположенном в двух квар­талах от здания его корпорации).

Как вести себя с любителями "пообщаться"

Анализируя причины помех в своей работе, мистер Бин при­шел к выводу, что многие люди мешали ему просто потому, что хотели поболтать. Стол мистера Бина был расположен на пути к курилке, и все, кто убегал от тяжелой работы, ожидавшей их за письменными столами, видел в нем удобного партнера для "разговора по душам".

Бин переставил свой стол под другим углом, чтобы любители "поговорить по душам" проходили мимо него. Он убрал лишний стул, стоявший возле его письменного стола, так как обнаружил, что два собеседника затягивают разговор и беседа длится мини­мум двадцать минут. Наконец, он понял, что если он будет дер­жать голову ниже, то он сможет не видеть проходящих мимо людей и не отвечать им.

Мистер Бин столкнулся и с другой проблемой: в "тихие часы" он стал ощущать одиночество. Он привык к общению с людьми и стал тайно надеяться, что кто-нибудь будет мешать его одино­ким размышлениям. Всякий раз, когда звонил телефон, он, зная о том, что за него трубку возьмет секретарь, начинал раздумывать, кто бы это мог к нему обращаться и что ему было нужно. Лишь большим усилием воли он преодолевал порыв поднять самому трубку. Ему было трудно отказывать в помощи всем, кто просил его об этом.

Хотя его секретарь умела сдерживать поток посетителей, мно­гие из его коллег не обращали на нее внимание и проходили к его столу со словами: "У тебя есть свободная минутка?", или, го­воря что-то вроде этого. В таких случаях он обычно вступал в разговор.

Мистеру Бину было все еще трудно говорить "нет" любому посетителю. Но когда он попробовал отказать, к его удивлению ничего страшного не произошло. Он обнаружил, что большинст­во из тех, кто ему мешал, просто привыкли его навещать, но их дела не были срочными и могли быть отложены. Также можно было отложить и удовлетворение его потребности в общении с людьми. Он стал проявлять большую твердость в характере, ста­рался показать своим видом и тоном, что ничего не имеет против посетителя, но настаивает на соблюдении его "тихих часов". Че­редование "тихих часов" и "часов приема" помогло мистеру Би­ну и может также помочь и вам.

Глава 14

Задайте себе "вопрос Роберта"

Декларация о Ваших Жизненных Целях, ваш список "Что на­до сделать" и ваше расписание позволят вам поставить под кон­троль расходование вами своего времени. Каждое из них являет­ся ценным средством в планировании вашей жизни. Однако они не подходят для ежеминутных решений, которые приходится по­стоянно принимать.

Кто может тратить по пятнадцать минут десяток раз в день для планирования своих действий? Никто. Вы ничего не сумеете сделать. Поэтому я хочу предложить вам новый прием для того, чтобы пользоваться им быстро и эффективно столько раз в тече­ние дня, сколько вам нужно. Этот прием называется "вопрос Ро­берта", который звучит так: "Как сейчас можно потратить время с наибольшей пользой?"

Сначала вы должны постоянно задавать себе этот вопрос вся­кий раз, как только вы не уверены в том, правильно ли вы ис­пользуете свое время. В последующем этот вопрос превратится в вашу привычку. Если сначала вы отвечаете на "вопрос Роберта": "Не знаю", то тогда самым лучшим способом использования ва­ми имеющегося времени является повторение этого вопроса. Ес­ли вы вновь получили ответ: "Не знаю", скажите: "Это я уже слышал. Мне нужен ответ получше".

Я не хочу навязывать вам глупую игру. Просто я хочу при­влечь ваше внимание к тому, что если вы не знаете, как исполь­зовать ваше время наилучшим образом, то самым главным делом для вас является решение этой проблемы.

Поэтому продолжайте задавать себе "вопрос Роберта", пока не получите какой-то разумный ответ. Остановитесь, как только вы получите первый ответ. Почти всегда первый (интуитивный) ответ на "вопрос Роберта" является наилучшим, и вы должны принять его. Но, разумеется, всегда существует возможность ошибки. Поэтому, прежде чем приступать к действию, подожди­те несколько секунд.

Возможно, что сегодня ваша интуиция взяла выходной. Если вы чувствуете, что нельзя действовать на основе первого решения, лучше немедленно подыскать ему подходящую альтернативу.

Как и все новые привычки, правило задавать себе "вопрос Ро­берта" требует известной практики. По мере приобретения опыта вы обнаружите, что ваша уверенность в себе возрастет и вы по­стоянно будете придумывать хорошие ответы.

Задавайте себе "вопрос Роберта" всегда!

Очень кстати задать себе "вопрос Роберта", когда вашу рабо­ту прерывает посетитель или телефонный звонок (будем исхо­дить из того, что этот перерыв является для вас желанным и не­обходимым). Когда этот перерыв в вашей работе закончился, проверьте: собираетесь ли вы вернуться к вашему прерванному занятию или начать какое-то новое дело.

Задавайте себе "вопрос Роберта" и в том случае, если вы за­мечаете, что вы отвлекаетесь от дела. Прислушиваетесь ли вы к разговору, который идет в соседней комнате? Задумались ли вы над тем, кто сейчас вошел в переднюю? Не мечтаете ли вы о бу­дущих каникулах? Немедленно задавайте себе "вопрос Роберта"! Также задавайте себе этот вопрос, когда подозреваете, что вы используете ваше время не самым лучшим образом. Или же вы обнаружили у себя склонность к затягиванию дела. Или же в том случае, если вы остановились в середине дела "А-1". Или же то­гда, когда вы заметили, что просто перебираете бумаги, а не ра­ботаете над ними.

Задавайте себе этот вопрос, когда вы стоите перед выбором между двумя делами, когда вы выдохлись, когда вам надо со­вершить переход к какому-то другому делу. Для того, чтобы вы не забывали задать себе "вопрос Роберта", поставьте вокруг себя таблички с надписями: "Как сейчас можно потратить время с наибольшей пользой?" и "Задай себе "вопрос Роберта". Можно прикрепить большой плакат с такой надписью прямо напротив вашего рабочего места. Можно развесить плакаты с такими над­писями по стенам вашего дома. Если вы не хотите, чтобы эти призывы бросались всем в глаза, вы можете хранить записки с такими надписями у вас в ящике стола или в записной книжке.

Даже если вы знаете, какое занятие является для вас делом "А-1" и вы начали его, все равно задайте себе "вопрос Роберта", но постарайтесь уточнить его: "Как сейчас можно потратить время с наибольшей пользой, работая над делом "А-1"? "Какую часть это­го дела мне следует выполнить сейчас и каким образом?"