Какие ошибки наиболее часто встречаются у тех, кто слушает?

Ошибка 1. Дегрессия (удаление от предмета), которая обычно свойственна интеллектуальным слушателям, ис­пользующим промежутки времени (возникающие из-за того, что скорость мышления превышает скорость речи) на побоч­ные мысли, в результате чего они могут полностью потерять нить изложения.

Ошибка 2. Заострение внимания на голых фактах; они, конечно, важны, но на них нельзя зацикливаться.

Поэтому психологи советуют при любом перечислении ориентировать внимание только на наиболее существенные моменты.

Ошибка 3. Уязвимые места—для многих людей это та­кие критические слова, которые особенно действуют на пси­хику, выводя человека из состояния равновесия. Например, слова «землетрясение», «рост цен», «инфляция», «90% за­работной платы» вызывают у некоторых людей психичес­кий ураган, возникает неосознанное желание протестовать и скандалить.

Готовы ли вы к проведению беседы?

Перед началом беседы ответьте сами себе на следующие во­просы:

§ Все ли я тщательно продумал?

§ Свободен ли я от стереотипов, готов ли воспринимать лю­дей, гибко реагировать на происходящие в них изменения?

§ Вполне ли я готов выслушать собеседника (собеседников) и правильно ответить на возможные вопросы?

§ Является ли мой план беседы точным, ясным и корректным?

§ Не вызовет ли мой план беседы вопросов, уводящих обсу­ждение в сторону?

§ Выглядят ли мои формулировки естественными и убеди­тельными?

§ Все ли мои мысли выражены точно и ясно?

§ Правильно ли я выбрал тон проведения беседы?

§ Пытался ли я представить себя на месте собеседника (собеседников), понять его (их)?

§ Если бы подобная беседа была проведена со мной, остался бы я доволен ею?

ТЕМА 25

Виды совещаний. пРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ

Совещания могут быть формальными и неформальными. Достоинство формальных совещаний – это наличие формальных правил и процедур, поощряющих и защищающих демократию. Формальные процедуры помогают избежать опасности выхода совещания из-под контроля, благодаря чему формальные совещания предсказуемы. Обычный минимум формальных процедур и правил: правило обращения с комментариями к председателю, а не к последнему выступающему, наличие повестки дня, ведение протокола и предварительная рассылка участникам документов совещания.

Неформальные совещания могут принимать форму случайной встречи. На них обычно не бывает отпечатанной повестки дня и формально назначенных председателя и секретаря.

Функции совещаний:

1. объединение знаний и опыта участников;

2. озвучивание претензий и жалоб;

3. сбор информации;

4. оценка текущего состояния дел;

5. предоставление информации;

6. выяснение последствий осуществляемых или предполагаемых изменений;

7. принятие решений;

8. распределение ресурсов;

9. оказание влияния на политику;

10. помощь в принятии стратегических решений;

11. помощь в решении стратегических проблем;

12. усиление кооперации и преданности работников;

13. распределение обязанностей;

14. согласование действий.

Типы совещаний

Инструктивные совещания.Цель: проинструктировать людей об их работе и ответственности или передать информацию на нижние уровни крупной организации.

Деловые совещания.Цель: принятие решений. Участники делятся информацией, обсуждают вопросы повестки дня и принимают по ним решения. Недостаток: большая продолжительность обсуждений.

Комитеты планирования в рабочие группы.Проработка политики, планирование текущей работы, управление кружками качества, планирование ежегодных общих собраний требуют много времени, и эти дела лучше поручить небольшим группам, снабдив их четкими инструкциями.

Консультационные совещания.Консультационные совещания могут оказаться полезными для планирования. Могут проводиться либо с подчиненными (могут способствовать укреплению чувства сопричастности и преданности организации), либо с представителями профсоюзов, клиентами, потребителями, представителями общественности.

Производственные совещания.Цель: заслушивание отчётов о проделанной работе, коллективное обсуждение текущих проблем, например, кризисной ситуации в какой-либо команде.

Итоговые совещания.Проводятся время от времени для оценки прогресса, достигнутого организацией, подразделением, отдельными работниками в продвижении к поставленной цели. Иногда полезно присутствие фасилитатора (посредника).

Стили совещания

Совещания могут различаться по стилю. От стиля зависит характер и объём работы, с которой совещание может успешно справиться, характер решений, которые могут быть приняты, способы, которыми могут пользоваться участники, чтобы влиять на ход и результаты совещания, и степень удовлетворённости участников. Понимание стиля совещания может помочь:

§ Лучше использовать имеющиеся возможности для активного участия;

§ Изменить стиль совещания, если чувствуете, что он неподходящий, т.е. неприятен для участников и препятствует достижению целей организации.

Стили совещания можно классифицировать с помощью двумерной модели, оси которой формальность – неформальность, состязательность – согласительность смотри рисунок 3.

Состязательный стиль чаще всего характерен для совещаний, участники которых представляют группы с различающимися интересами и взглядами. Обычно участники таких совещаний руководствуются в своём поведении следующими соображениями:

1. Лучший способ уяснения проблемы заключается в открытой дискуссии по всем спорным вопросам.

2. Каждый волен лоббировать и отстаивать свою точку зрения.

3. Консенсус маловероятен.

4. Ограниченное доверие – не слишком доверяйте тем, кто декларирует Вам поддержку.

Согласительный стиль наиболее вероятен, когда участники совещания имеют сходные ценности, взгляды и цели. Обычно участники совещаний этого стиля руководствуются в своём поведении следующими соображениями:

Лучший способ уяснения проблемы заключается в обмене мнениями и обсуждении различных точек зрения в атмосфере взаимопонимания и доверия.

От индивидуумов ожидается подчинение их личных интересов интересам группы в целом, а индивидуумы, в свою очередь, ожидают, что их мнения будут должным образом учтены. Завоевание голосов не практикуется, как занятие ненужное и отнимающее время у продуктивного обсуждения; принимаемые решения отвечают интересам как группы в целом, так и отдельных её членов.

Рис. 3. Стили совещаний

Таблица 5