Физическое состояние документа

Этот критерий применяется в отдельных случаях. К сильно поврежденному документу может быть присоединена его копия. Экземпляры наиболее ценных документов в случае повреждений подлежат реставрации

59. Охарактеризуйте требования к учету УР.

Ведение регулярного, полного и качественного учета функционирования системы менеджмента является одним из основных условий повышения его эффективности.
Учет должен быть организован по выполнению всех планов, программ, заданий по таким параметрам, как количество, качество, затраты, исполнители и сроки. По сложной технике еще необходимо организовать учет отказов, затрат на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонты.
К учету предъявляются следующие требования:
- обеспечение полноты, то есть ведение учета по всем подсистемам системы менеджмента;
- обеспечение динамичности, то есть учет показателей в динамике и использование результатов учета для анализа;
- обеспечение системности, то есть учет показателей системы менеджмента и ее внешней среды;
- автоматизация учета на основе ЭВМ;
- обеспечение преемственности, применяемости и перспективности учета;
- использование результатов учета в стимулировании качественного труда.

60. Охарактеризуйте виды контроля УР. Какие функции выполняет контроль при принятии УР?

Различают три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. Предварительный контроль осуществляется до начала реализации целей и программ организации. Основная его задача — разработка или корректировка критериев оценки, отладка методики и регламента проведения дальнейшего контроля. Неудачно разработанная система контроля может ориентировать работников не на выполнение поставленных целей, а на удовлетворение требований контроля. Текущий контроль осуществляется в ходе разработки и реализации управленческих решений по разработанному регла ­ менту. Контроль может быть пассивным или активным. Заключительный контроль выполняется после завершения работ и достижения целей. Он имеет три важные функции :

1. Создание или пополнение базы данных по следующим направлениям:

• наименование целей и составляющих их задач;
• начальные, промежуточные и конечные параметры деятельности организации;
• перечень критериев для оценки исходных данных и динамика их изменения;
• набор решений о корректировках в контрольной деятельности: сроки разработки и выполнения;
• побочные (положительные и отрицательные) результаты достижения целей при конкретных параметрах деятельности организации;
• набор дополнительных решений по нейтрализации или усилению побочных явлений.

Эта база данных позволит руководству организации расширить спектр типовых заданий, средств и методов их эффективного выполнения, что необходимо при дальнейшем выполнении аналогичных работ.

1. Формирование статистики деятельности организации, позволяющей руководителю или специалисту принимать более эффективные решения при форс-мажорных ситуациях.

1. Выявление инновационных технологий (производственных и/или управленческих), прошедших апробацию. Данные технологии могут стать предметом продажи как интеллектуальная собственность.

Контроль управленческих решений как на стадии разработки, так и на стадии реализации является важней ­ шей функцией управления. Контроль может осуществляться в двух вариантах: по результатам и по упреждению .

Контроль по результатам осуществляется на базе организационной, технической, экономической, финансовой и другой документации. Оценивается отклонение фактического результата от плано ­ вого, зафиксированного в соответствующих документах. Например, контроль сроков, проработанности, согласованности с заинтересованными сторонами элементов бизнес-плана. Данный вариант контроля эффективен для циклических процессов с малым временем цикла, например, несколько часов или дней, при небольшой стоимости разработки или реализации управленческих решений. Путем корректировок управленческих решений можно постепенно, «цикл за циклом» совершенствовать управленческие решения, анализируя пре осуществляется на базе норм, стандартов и правил до начала или в процессе разработки или реализации управленческих решений. Он применим к любой организации и характеризует высокий профессионализм управленческого ремесла.

Развитие теории и практики контроля привело к созданию нового направления в менеджменте — контроллингу. Он включает административный и технологический контроль, ревизию, аудит

Дайте определения понятиям «обязанность» и «ответственность».

Охарактеризуйте основные группы официальной ответственности

Руководителя.

Обязанность – это круг действий, возложенных на кого – нибудь и обязательных для выполнения. Выделяют: 1) служебные обязанности; 2) общественные обязанности; 3) всеобщие обязанности; 4) воинские обязанности. Ответственность – это необходимость, обязанность отдавать кому – либо отчет о своих действиях, поступках. Ответственность может быть: 1) официальная; 2) личная.

Ответственность может быть официальной и личной, принудительной и добровольной. Последняя трактуется как черта характера человека - чувство ответственности (у некоторых людей обостренное чувство ответственности). Именно такая черта характера заставляет человека выступать против нарушения прав человека, за экологическую безопасность среды обитания и др.
Две группы официальных видов ответственности: технологические и гуманитарные.
К технологическим видам ответственности относятся: профессиональная, дисциплинарная, административная, юридическая, экономическая и материальная. К гуманитарным: социальная, партийная, этическая, экологическая и политическая.