ТРАНСПОРТНО-ЛОГИСТИЧЕСКИМ ЦЕНТРОМ (раздел 2)
В четвертом разделе следует представить схему оперативного руководства транспортно-логистическим центром, процесс коммуникации, канал связи с получателем и элементы системы работы с кадрами.
Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели. Транспортно-логистический центр является сложной организацией, целенаправленный в своей деятельности и имеющий определенный набор взаимосвязанных целей, преобразование ресурсов для достижения результатов. Основные ресурсы, используемые организацией, это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация.
Ресурсы информации используются непрерывно для связи и координирования каждой фазы процесса преобразования. Информация, относящаяся к исследованию рынка, помогает руководителям решать, какого типа продукция имеет большую вероятность понравиться публике. Общение с рабочими дает им информацию, необходимую для качественного выполнения этой задачи. Скорость и объем реализации продукции позволяют руководству решать, насколько успешно действует компания на пути достижения желаемых результатов. Осознание важности информации как вида ресурсов является основной причиной стремительного роста компании. Информация приобретается и распространяется в процессе коммуникации (связи).
С каждым годом руководству приходится учитывать все большее количество факторов внешней среды, которые принимают поистине глобальный характер. Чтобы добиться успеха, приходится конкурировать на иностранных рынках и противостоять конкуренции иностранных компаний на своей территории.
Самой очевидной характеристикой организаций является разделение труда. Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добивающихся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называются отделами или службами, но существуют также и многочисленные другие названия. Подразделенияпредставляют собой группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели.
Для того чтобы организация могла добиться реализации своих целей, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда. Поэтому, управление является существенно важной деятельностью для организации. Аспекты управленческой деятельности, которые являются общими для всех руководителей во всех организациях, гораздо менее очевидны, чем различия в их работе.
Роли руководителя.Роль - является набором определенных поведенческих правил, соответствующих конкретному учреждению или конкретной должности. Отдельная личность может влиять на характер исполнения роли, но не на ее содержание. Он классифицирует их в рамках трех крупных категорий: межличностные роли, информационные роли и роли по принятию решений. В таблице 4 представлена такая типизация ролей и приводятся примеры для каждой роли.
- межличностные роли вытекают из полномочий и статуса руководителя в организации и охватывают сферу его взаимодействий с людьми. Эти межличностные роли могут сделать руководителя пунктом сосредоточения информации, что дает ему возможность и одновременно заставляет его играть информационные роли и действовать в качестве центра обработки информации. Принимая на себя межличностные и информационные роли, руководитель способен играть роли, связанные с принятием решений: распределять ресурсы, улаживать конфликты, искать возможности для организации, вести переговоры от имени организации. Информация помогает руководителю принимать правильные решения для урегулирования существующих или потенциальных проблем. И, когда заведующий или руководитель низового звена видится с управляющим магазином, он передает своему начальнику особенно важные части информации. Они то и обеспечивают основу управленческих решений на более высоком уровне.
Процесс управления, применимый в любой организации, должен выполнять всякий руководитель. Управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации.
В настоящее время в управленческой литературе существует тенденция рассматривать управление как реализацию функций, что наглядно представлено на рисунке 5.
Рисунок 5. Руководитель как система обработки информации
Существует три категории уровней управления руководителей. По определению Парсонса, лица на техническом уровне,в основном, занимаются ежедневными операциями и действиями, необходимыми для обеспечения эффективной работы без срывов в производстве продукции или оказании услуг. Лица, находящиеся на управленческом уровне, в основном, заняты управлением и координацией внутри организации, они согласовывают разнообразные формы деятельности и усилия различных подразделений организации. На институциональном уровне заняты, в основном, разработкой долгосрочных (перспективных) планов, формулированием целей, адаптацией организации к различным рода переменам, управлением отношениями между организацией и внешней средой, а также обществом, в котором существует и функционирует данная организация.
Таблица 4
Десять управленческих ролей
| Роль | Описание | Характер деятельности (по материалам обследования работы руководителей) |
| Межличностные роли | ||
| Главный руководитель | Символический глава, в обязанности которого входит выполнение обычных обязанностей правового или социального характера | Церемониалы, действия, обязываемые положением, ходатайства |
| Лидер | Ответственный за мотивацию и активизацию подчиненных, ответственный за набор, подготовку работников и связанные с этим обязанности | Фактически все управленческие действия с участием подчиненных |
| Связующее звено | Обеспечивает работу саморазвивающейся сети внешних контактов и источников информации, которые предоставляют информацию и оказывают услуги | Переписка, участие в совещаниях на стороне, другая работа с внешними организациями и лицами |
| Информационные роли | ||
| Приемник информации | Разыскивает и получает разнообразную информацию (в основном текущую) специализированного характера, которую, понимая организацию и внешние условия, успешно использует в интересах своего дела; выступает как нервный центр внешней и внутренней информации, поступающей в организацию | Обработка всей почты, осуществление контактов, связанных преимущественно с получением информации (периодические издания, ознакомительные поездки) |
| Распространи тель информации | Передает информацию, полученную из внешних источников или от других подчиненных, членам организации; часть этой информации носит чисто фактический характер, другая требует интерпретации отдельных фактов для формирования взглядов организации | Рассылка почты по организациям с целью получения информации, вербальные контакты для передачи информации подчиненным (обзоры, беседы) |
| Представи- тель | Передает информацию для внешних контактов организации относительно планов, политики, действий, результатов работы организации, действует как эксперт по вопросам данной отрасли | Участие в заседаниях, обращение через почту, устные выступления, включая передачу информации во внешние организации и другим лицам |
| Роли, связанные с принятием решений | ||
| Предпринима тель | Изыскивает возможности внутри самой организации и за ее пределами, разрабатывает и запускает "проекты по совершенствованию, приносящие изменения, контролирует разработку определенных проектов | Участие в заседаниях с обсуждением стратегии, обзоры ситуации, включающие инициирование или разработку проектов усовершенствования деятельности |
| Устраняющий нарушения | Отвечает за корректировочные действия, когда организация оказывается перед необходимостью важных и неожиданных нарушений | Обсуждение стратегических и текущих вопросов, включая проблемы и кризисы |
| Распределите ль ресурсов | Ответственный за распределение всевозможных ресурсов организации, что фактически сводится к принятию или одобрению всех значительных решений в организации | Составление графиков, запросы полномочий, всякие действия, связанные с составлением и выполнением бюджетов, программирование работы подчиненных |
| Ведущий переговоры | Ответственный за представительство организации на всех значительных и важных переговорах | Ведение переговоров |
Более употребляемый способ описания уровней управления состоит в следующем: руководителей (управляющих) низового звена, или операционных управляющих, руководителей (управляющих) среднего звена и руководителей (управляющих) высшего звена. Рисунок 6 иллюстрирует соответствие между этими уровнями и концепцией уровней управления по Парсонсу.
Форма пирамиды используется для того, чтобы показать, что на каждом последующем уровне управления находится меньше людей, чем на предыдущем.
Рисунок 6. Уровни управления
Руководители низового звена.Младшие начальники, которых также называют руководителями первого (низового) звена или операционными руководителями, это организационный уровень, находящийся непосредственно над рабочими и другими работниками (не управляющими). Младшие начальники,в основном, осуществляют контроль за выполнением производственных заданий для непрерывного обеспечения непосредственной информацией о правильности выполнения этих заданий. Руководители этого звена часто отвечают за непосредственное использование выделенных им ресурсов, таких, как сырье и оборудование. Типичным названием должности на данном уровне является мастер, мастер смены, заведующий отделом, заведующий кафедрой.
Исследования показывают, что работа руководителя низового звена является напряженной и наполненной разнообразными действиями. Она характеризуется частыми перерывами, переходами от одной задачи к другой. Задачи сами по себе потенциально краткие: в одном исследовании обнаружено, что время, затрачиваемое в среднем на выполнение одного задания, равнялось 48с, они много общаются со своими подчиненными и совсем мало со своим начальством.
Руководители среднего звена.Работа младших начальников координируется и контролируется руководителями среднего звена. За последние десятилетия среднее звено управления значительно выросло и по своей численности, и по своей значимости. В большой организации может быть столько руководителей среднего звена, что возникает необходимость в разделении данной группы. И если, такое разделение происходит, то возникают два уровня, первый из которых называется верхним уровнем среднего звена управления, второй - низшим. Таким образом, образуются четыре основных уровня управления: высший, верхний средний, низший средний и низовой.
Руководитель среднего звена часто возглавляет крупное подразделение или отдел в организации. Характер его работы в большей степени определяется содержанием работы подразделения, чем организации в целом.
Руководители высшего звена.Высший организационный уровень руководство высшего звена гораздо малочисленнее других. Даже в самых крупных организациях руководителей высшего звена всего несколько человек. Типичные должности руководителей высшего звена в бизнесе это председатель совета, президент, вице-президент и казначей корпорации.
Поскольку от руководства зависит выживание организации, менеджер обязан уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию. Более того, он должен предложить подходящие способы реагирования на внешние воздействия.
Представим на рисунке 7 модель непредвиденных обстоятельств, влияющих на организацию.
Рисунок 7. Модель влияния непредвиденных обстоятельств на организацию
Вывод: представить цель организации (компании), выбрать типы руководителей и построить схему оперативного руководства транспортно-логистическим центром.
РАЗДЕЛ 5. МЕРОПРИЯТИЯ ПО УЛУЧШЕНИЮ РАБОТЫ