Лабораторная работа №3

Создание форм

Редактирование таблиц

Открытие и перемещение по таблице.

Откройте таблицу "Продавцы" (двойной щелчок мышью на имени таблицы "Продавцы" или выбрать в окне базы данных нужную таблицу и щелкнуть мышью в правой части окна на кнопке Открыть).

Таблица откроется, обратите внимание, что список продавцов выстроен по возрастанию их номеров в поле Номер. При открытии программа автоматически произвела сортировку по возрастанию в первом поле – Номер.

Теперь проанализируем содержание окна таблицы "Продавцы".

Эта таблица внешне похожа на таблицу Excel, но обратите внимание на следующие отличия (рис. 1):

· номера строк отсутствуют, вместо них имеются условные значки:

§ треугольник – текущая запись;

§ звездочка – строка для ввода новой записи;

§ карандаш – редактирование записи (появляется при вводе данных в таблицу);

· имена столбцов являются именами полей, а не латинскими буквами.

·
внизу окна находится строка с навигационными кнопками, с помощью которых вы можете перемещаться по строкам таблицы.

Рис. 1. Окно таблицы "Продавцы"

Попробуйте перемещаться по таблице каждым из трех способов:

1. с помощью навигационных кнопок;

2. с помощью клавиш курсора;

3. набрать номер записи в поле текущей записи, расположенном в строке с навигационными кнопками, и нажать клавишу Enter.

Исправление записей таблицы

Если вы заметили ошибку в одной из ячеек, то ее можно исправить также как и в ячейке электронной таблицы Excel: перейти в ячейку с ошибкой с помощью клавиш курсора или щелчком левой кнопкой мыши, затем нажать F2 и исправить ошибку.

Удаление записей таблицы

При необходимости запись из таблицы можно удалить. Для этого нужно выделить всю строку с записью (щелкнуть левой кнопкой мыши на серой кнопке слева от данных записи) и нажать клавишу Delete или выбрать в контекстном меню Удалить запись.

Программа выдаст предупреждение: Предпринимается попытка удалить следующее число записей: 1. Для удаления записи нажмите кнопку "Да" Отмена изменений будет невозможна. Удалить записи? На рис. 3 текущей записью является запись о продавце Боресковой (третья). Щелкните на серой кнопке слева от этой записи и удалите запись нажатием клавиши Delete. В окне с подтверждением удаления нажмите кнопку Да. После этого снова введите данные об Боресковой в строке таблице, помеченной звездочкой (последняя запись). (Данные: 1003 Борескова Новгород 0,10).

Теперь закройте окно таблицы "Продавцы", щелкнув мышью на кнопке системного меню этого окна.

Создание форм

Табличное представление, с которым вы познакомились в предыдущей работе, наиболее подходит для работы со всеми записями таблицы одновременно. Однако, чтобы упростить процесс ввода данных и исключить возможность ошибок, лучше использовать формы – специальные окна для ввода данных.

Сейчас вы создадите форму для внесения и просмотра данных в таблицу "Покупатели", используя сведения из Таблицы 2 "Покупатели".

Для создания формы используем "Мастер форм". Мастерами в MS Access называются средства для автоматизированного выполнения типичных операций по работе с базами данных – например, для создания таблиц на базе имеющихся шаблонов, создания печатных отчетов и некоторых других операций. После запуска Мастера вы должны ответить на ряд уточняющих вопросов.

Чтобы создать форму на основе макета таблицы "Покупатели" с использованием Мастера форм, выполните следующие действия:

1. Выбрать вкладку Создание, на ней мы видим меню Формы.

2. Выбрав изначально таблицу Покупатели (выделить)нажмите кнопку форма.

Рис. 2. Форма «Покупатели»

3. В активном меню «Формат» можно поработать над ее дизайном и содержимым.

Рис. 3. Формат

4. Закройте форму и вернитесь в окно "База данных" где увидите, что в базе данных теперь есть одна форма.

Рис. 4. Список объектов БД

Теперь используем созданную в предыдущем разделе форму для того, чтобы ввести в нее новые записи.

Чтобы открыть форму, выполните следующие действия: дважды щелкните на имени формы "Покупатели". Откроется форма, содержащая сведения об одном покупателе.

1. Введите в форму данные об новом покупателе.

В нижней части формы, как и в окне табличного представления данных, есть строка с навигационными кнопками. Если вы посмотрите на нее, то заметите, что имеются данные о 8 покупателях. Попробуйте перемещаться по форме "Покупатели" с помощью навигационных кнопок.

2. После того, как закончите ввод информации, закройте форму щелчком на кнопке ее системного меню.

Самостоятельно:создайте форму Продавцы и Заказы

Microsoft Access обеспечивает возможность двух представлений данных – в Режиме формы и в Режиме таблицы. Форма разбита на поля, дающие наилучшее представление об отдельной записи. Табличное представление показывает те же поля, организованные в строки и столбцы, так что вы можете просматривать множество записей одновременно

В табличном представлении вы можете менять местами колонки (поля), изменять размеры строк и столбов. Microsoft Access дает многочисленные возможности редактирования данных для разных видов представления.