Указания по выполнению контрольной работы

Контрольная работа по теме «Работа в табличном процессоре MS Excel»

При выполнении данной контрольной работы студенты должны получить углубленные знания по использованию популярного приложения Windows –табличный процессор (электронные таблицы) Microsoft Excel. Microsoft Excel позволяет автоматизировать финансово-экономические расчеты, вводить, обрабатывать, хранить и выдавать в виде готовых к использованию документов и графиков информацию, представленную в табличной форме.

Выполнение контрольной работы в Microsoft Excel предполагает достаточно полное знание условий применения данной прикладной программы. Необходимо самостоятельно изучить типы и форматы данных в Microsoft Excel, ввод и редактирование информации, основные команды по копированию, перемещению и вставке элементов таблиц, их сортировке, работу с файлами, а также графические возможности пакета.

Следует уделить внимание записи формул в электронных таблицах, которые обуславливают применение этих таблиц в расчетах, а также особенности абсолютной и относительной адресации ячеек в формулах. В зависимости от варианта задания на контрольную работу необходимо изучить и использовать дополнительные возможности электронных таблиц Microsoft Excel по заданию режимов, выдаче готовых к использованию документов, построению диаграмм и т.д.

Для успешной самостоятельной работы на компьютере с прикладной программой Microsoft Excel, студенты должны иметь представление об устройстве и принципе работы компьютера, знать основы операционной системы Windows, файловую структуру и иметь навыки работы с дисками, файлами, папками.

Контрольная работа заключается в решении на компьютере с использованием программы Microsoft Excel задачи расчета заработной платы сотрудников предприятия (фирмы). Контрольная работа состоит из двух частей. В первой части составляется основная таблица расчета по всему предприятию (фирме). Во второй части, получение обобщенных данных путем применения сводной таблицы.

Указания по выполнению контрольной работы

Прежде всего, необходимо по литературе изучить общие принципы работы в табличном процессоре Microsoft Excel. Изучите способы адресации строк, столбцов, отдельных ячеек и их диапазонов, типы данных, их ввод, редактирование и форматирование.

Ознакомьтесь с правилами ввода формул. Изучите основные математические и статистические функции, встроенные в Excel.

Обдумайте Ваш вариант задания контрольной работы. Определите, как расположить Ваши таблицы, какой тип данных содержится в каждой колонке. Очевидно, что часть колонок содержит вводимую с клавиатуры информацию, а какая, например, фамилию, табельный номер и т.д. Другая информация является расчетной.

Внимательно изучите приведенные в 1 – 5 постановки задачи выражения и, в случае необходимости, дополните их недостающими.

Обратите внимание, что таблица для заданного выходного документа содержит колонки, повторяющиеся или вычисляемые из основной таблицы. Следует предусмотреть размещение числовых и расчетных данных сводной таблице в поле «данные», а текстовые в полях «строка» или «столбец», что обеспечит автоматический расчет общих итогов и, как следствие этого, удобство пользования, сокращение времени и исключение ошибок. Для решения этой задачи разберитесь со способами адресации в формулах. Не упустите из вида также, что некоторые исходные данные должны размешаться в отдельных клетках вне создаваемых вами таблиц (условно-постоянные величины): процент налоговых отчислений, минимальная оплата труда. Задание этих величин возможно в виде констант непосредственно в формулах. Однако такой способ задания исходных данных в условиях нестабильного экономического законодательства не целесообразен, поскольку при изменении этих величин пришлось бы редактировать значительную часть таблиц.

Далее следует разработать построение основной таблицы. Начинать нужно с заголовков таблицы и ее колонок.

Отформатируйте колонки в соответствии типом и длиной данных в каждой колонке (команда Формат). При этом следует иметь в виду следующее: изображение содержимого ячеек электронной таблицы часто не соответствует введенной в нее информации. Характерный пример – запись формулы, которая на дисплее отображается ее вычисленным значением. Фактическое содержание ячейки отображается в строке формул; если две соседних колонки таблицы содержат разные типы данных, например, номер по порядку (числовой) и фамилия (текстовый), то между ними не будет разделительных пробелов. Это объясняется тем, что по умолчанию числа выравниваются по правому полю, а текст – по левому. В этом случае отформатируйте колонки должным образом.

Следующий этап – ввод информации в таблицу. Наиболее просто осуществляется ручной ввод с клавиатуры. Используйте приемы редактирования содержимого ячейки при ошибочном вводе (команда Правка). Желательно исходную информацию подготовить заранее таким образом, чтобы она была как можно более приближенной к реальной.

После окончания формирования таблицы проанализируйте содержание ячеек и убедитесь, что вычисления произведены правильно. Измените введенную информацию и проследите, верно, ли при этом изменяются расчетные колонки основной таблицы. Проверьте путем ручного суммирования итоговые данные по колонкам и строкам, где запрограммировано их вычисление.

Рекомендуется обновление данных сводной таблицы, чтобы немедленно отражались все изменения исходных данных.

Следует также попробовать варьировать различные данные и оценить их влияние на вид таблицы (появление отрицательных величин, сообщения об ошибках).

Включите режим предварительного просмотра документа, оценив правильность его формирования.

Далее приступайте к выполнению второй части индивидуального задания, связанного с графическим представлением информации, содержащейся в таблицах. Такой способ изображения данных значительно нагляднее табличного и широко используется в различных отчетах, например, по маркетинговым исследованиям.

Сводная диаграмма строится на первом шаге мастера сводных таблиц или нажатием кнопки с пиктограммой «диаграмма» на панели инструментов сводной таблицы. Выберите тип диаграммы, соответствующий Вашему варианту. Создайте на диаграмме необходимые надписи подпишите оси, задайте легенду диаграммы.

Готовый документ (основную и выходную таблицу вместе с графиком) необходимо вставить в отчет.