Организационные коммуникации

С точки зрения масштабов коммуникации делятся на две большие группы: между организацией и ее средой и между уровнями управления и подразделениями.

К первой группеотносятся коммуникации, представляющие собой информационное взаимодействие с внешней средой. Сюда относятся:

• СМИ;
• Потребители;
• Надзорные органы за качеством продукции;
• Органы государственного регулирования;
• Политические группы;
• Поставщики и др.

Возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собраний, обсуждений, телефонных переговоров, отчетов и т.д., как правило, является реакцией на воздействие внешней среды.

Ф. Котлером все контактные аудитории, окружающие организацию, разделены на три типа:

· Благожелательные аудитории, характеризующиеся позитивным интересом к организации;

· Искомые аудитории, в которых заинтересована сама организация при условии их позитивности;

· Нежелательные аудитории, чье внимание менее всего хотела бы привлечь к себе организация.

Ко второй группеотносятся коммуникации между уровнями управления и подразделениями.

Основу процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры – подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирования электронных средств связи и т.п. По содержанию такое взаимодействие может быть:

· Информационным;

· Административным;

· Техническим.

В рамках информационного взаимодействия субьекты управления обмениваются сведениями, необходимыми для принятия решений. Эти сведения бывают официальными, закрепленными юридически, и неофициальными, не обладающими никаким правовым статусом, но помогающими ориентироваться в ситуации.

В процессе административного взаимодействия вышестоящие звенья власти передают нижестоящим управленческие полномочия и ответственность, различные распоряжения и инструкции, рекомендации, получают от них отчеты, осуществляют процесс контроля.

Техническое взаимодействие между субъектами управленческой структуры реализуется в процессе их участия в практической деятельности, например, в подготовке и проведении совещаний, переговоров по обмену опытом, ведении делопроизводства, сборе, фиксации, хранении, выдачи разного рода документации и др.

По характеру взаимодействия в организации может быть прямым и косвенным. Прямое основывается на контакте сторон. Косвенное подразумевает, что одна из сторон создает условия, при которых другая при отсутствии каких-либо команд, выполняет требующиеся от нее действия. Если при контактах между элементами управленческой структуры отсутствует промежуточное звено, говорят о непосредственном взаимодействии. Однако, сегодня в крупных организациях оно возможно при ограниченных масштабах, и в большинстве случаев субъекты взаимодействуют опосредованно, т.е. через заместителей, делопроизводителей, руководителей более низкого уровня.

В процессе управления осуществление коммуникаций происходит по вертикали и горизонтали. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях. Эта информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до исполнителей. Не менее важными являются и коммуникации по восходящей линии. Предприятие не может функционировать без информации о ходе производственного процесса.

Для координации задач и действий между множеством подразделений организации требуется обмен информацией между ними. Поэтому устанавливаются потоки информации между подразделениями по горизонтали. Кроме координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации.

Совокупность каналов, с помощью которых осуществляется взаимодействие между субъектами управления, образует его коммуникационную структуру, которая может быть глобальной, когда охватывает организацию в целом, и локальной, если относится только к одной ее части, например подразделению. Осуществление взаимодействия только через одно какое-то центральное звено означает, что коммуникационная структура является централизованной, а само звено выступает в качестве не только посредника, но и источника и контролера коммуникаций, имеющих в основном форму вертикальных связей. В то же время структура коммуникаций может быть полицентричной, предполагающей наличие нескольких равноправных субъектов, осуществляющих концентрацию и перераспределение информации, или децентрализованной, когда большая ее часть минует центральное звено.

Наличие в коммуникационной структуре параллельных и пересекающихся каналов свидетельствует о ее сложности, дающей гарантию того, что желаемое взаимодействие состоится даже в условиях сбоев и неполадок в ней. В то же время в сложной структуре заложена потенциальная возможность искажения обмениваемой информацией.