Лекция 5. Управление стоимостью
Реализация любого проекта потребует материальных затрат. Потребуется покупать оборудование, арендовать помещение, платить зарплату людям, которые работают над проектом. Кроме того, существуют различные организационные расходы, как минимум, на связь, транспорт, канцтовары, как максимум, аренда офиса, автомобиля, компьютеров. Задача менеджера проекта – оценить все издержки, которые будут связаны с его выполнением. Рассмотрим, как это сделать.
Бюджет проекта проходит несколько стадий формирования, на каждой из них он уточняется и корректируется.
Таблица 10. Виды бюджетов (стадии формирования бюджета)
| Стадия проекта | Вид бюджета | Назначение бюджета | Погрешность | О |
| Концепция проекта | Бюджетные ожидания | Предварительное планирование платежей и потребности в финансах | 25-40 | |
| Обоснование инвестиций | Предварительный бюджет | Обоснование статей затрат, обоснование и планирование привлечения и использования финансовых средств | 15-20 | |
| Технико-экономическое обоснование | ||||
| Тендеры, переговоры и контракты | Уточненный бюджет | Планирование расчетов с подрядчиками и поставщиками | 8-10 | |
| Разработка рабочей документации | Окончательный бюджет | Директивное ограничение использования ресурсов | 5-8 | |
| Реализация проекта | Фактический бюджет | Управление стоимостью (учет и контроль) | 0-5 | |
| Сдача в эксплуатацию | ||||
| Эксплуатация | ||||
| Завершение проекта |
В общей структуре расходов можно выделить расходы на персонал (заработная плата), расходы на выполнение работ (то, что вкладывается в конечный продукт), организационные расходы.
Кроме того, расходы могут быть переменными и фиксированными. Переменные расходы зависят от количества единиц товара или количества отработанных дней. Чем больше единиц, тем больше эти расходы. Например, расходы на приобретение 20 столов и 20 кресел для офиса – это переменные расходы. Есть стоимость единицы мебели, есть количество ее, чем больше мебели, тем больше расходы. То же происходит при расчете оплаты труда: чем больше месяцев (недель, дней) занят сотрудник в проекте, тем больше денег понадобится на оплату его труда.
Фиксированные расходы - это средства, которые вы выплачиваете один раз. Фиксированную сумму вы платите подрядчику за выполнение работ по ремонту офиса, также фиксированную сумму вы платите за подключение к офису интернета и установку Wi-Fi- роутера.
Расходы на персонал могут быть переменными и фиксированными, в зависимости от того, на каких условиях работает сотрудник. Если это член вашей команды, имеющий высокую загруженность в проекте, то оплату его труда следует проводить как ежемесячную/еженедельную зарплату. Такие расходы будут переменными.
Если к решению каких-то задач в проекте привлекаются люди, работающие в данной организации, где осуществляется проект, и эта работа является для них дополнительной сверх рабочих обязанностей, связанных с рутинной деятельностью организации, то можно оплатить их труд единовременно по окончании проекта. Такие расходы будут фиксированными. Фиксированную оплату целесообразно устанавливать для всех сотрудников и в случае краткосрочных проектов, длительностью до двух месяцев.
В долгосрочных проектах лучше устанавливать ежемесячную заработную плату всем сотрудникам, кроме тех, кто выполняет какие-то разовые поручения или выполняет только одну-две задачи в течение ограниченного периода времени.
Расходы на выполнение работ также могут быть переменными, если вы покупаете какое-то количество мебели в офис, несколько единиц оборудования в цех, несколько рулонов с обоями и банок краски для ремонта. Если вы арендуете помещение с ежемесячной оплатой, то общую сумму также нужно отнести к переменным расходам. Фиксированными будут здесь расходу на покупку недвижимости, оплату труда подрядчика (по гражданско-правовому договору).
Организационные расходы - это средства, которые не вкладываются в конечный продукт, но делают возможным решение всех задач, связанных с проектом. Вам понадобятся канцелярские товары – бумага, папки, ручки, будут расходы на телефонную связь и интернет, придется ездить по городу и платить за проезд, иногда пользоваться услугами такси, либо платить за бензин для личного автомобиля. Может понадобиться арендовать офис для работы вашей команды, купить принтер и т.п. К этому виду расходов можно отнести и выплату процентов по кредиту до окончания проекта. Организационные расходы также могут быть переменными и фиксированными.
Разделение в бюджете проекта расходов на переменные и фиксированные является одним их инструментов управления бюджетом. Если при расчетах оказывается, что вы превысили сумму, заявленную заказчиком как ограничение, то следует найти способы сэкономить средства. Там, где заказчик согласен незначительно поступиться качеством, легче снижать издержки через переменные расходы. Например, вместо кожаных кресел сотрудникам в офис приобрести кресла из искусственной кожи, снизить предполагаемую стоимость стола с 5000 до 4500 рублей. Для двадцати столов и кресел это даст более существенную экономию, нежели сокращение стоимости такого же порядка для какого-то из фиксированных расходов. Но, конечно, возможности сокращения расходов нужно рассмотреть для всех позиций.
При расчете бюджета мы также используем такой инструмент как резерв. Величина резерва, как и в случае со сроками, зависит от степени риска. Может измениться стоимость оборудования, резко подскочить цены на недвижимость, да и некоторые параметры вы можете неправильно рассчитать.
Для того чтобы расчеты были максимально приближены к действительности, необходимо навести справки о стоимости мебели, оборудования, недвижимости в выбранном районе, услуг подрядчиков и т.д. чем точнее будут ваши сведения о стоимости материалов и услуг, тем меньше риск не уложиться в запланированный бюджет, тем меньше резерв можно закладывать.
Бюджет проекта можно оформить в виде представленной таблицы. Это инструмент менеджера, после того как все расходы будут уточнены, бухгалтер сможет составить смету по всем правилам бухгалтерской отчетности.
Конечно, перед тем, как рассчитывать бюджет, полезно выписать на отдельные листки все, что может понадобиться для работы: недвижимость, материалы, виды услуг, денежные средства, необходимые для всего этого. Может быть так, что расходы с запасом укладываются в сумму, которую готов выделить заказчик, но чаще случается наоборот: мы превышаем лимит средств. Значит, нужно смотреть, на чем можно экономить.
Помимо снижения стоимости отдельных позиций, о чем уже говорилось выше, полезно составить таблицу анализа ресурсов, в которой все ресурсы делятся на внутренние – это то, что есть в наличии, и внешние – те, которые нужно привлекать со стороны (искать людей, закупать мебель и оборудование, искать подходящий объект недвижимости, искать инвестора или брать кредит в банке).
Для чего это делать? Если вы когда-либо делали ремонт, то наверняка сталкивались с такими ситуациями, когда закупили для ремонта все необходимое, а потом оказалось, что кисточки, шпатели, кюветы для краски у вас лежат в кладовке еще с прошлого ремонта, там же полмешка песка и упаковка шпатлевки, ручка для двери подходящая и полсотни саморезов - в ящике с инструментами и т.д. Причем большинство из перечисленного обнаруживается уже после ремонта, когда мы выносим остатки материалов и отмытые инструменты в кладовку. А ведь на этом можно было сэкономить.
У заказчика тоже могут найтись какие-то позиции, которые есть в наличии. Например, компьютеры, которые можно перенести их старого офиса в новый, часть мебели, которая еще может послужить, телефонные аппараты, оргтехника, бытовая техника, посуда. В этом случае расходы заказчика на приобретение всех этих позиций можно снизить.
Такой анализ оказывается особенно полезным в тех случаях, когда бюджет проекта весьма ограничен.
Таблица 11. Бюджет проекта
| Расходы на оплату труда | ||||||
| Фиксированные | ||||||
| сотрудник | всего | |||||
| Иванов | 5 000 | |||||
| Петров | 4 000 | |||||
| всего | 9 000 | |||||
| Переменные | ||||||
| сотрудник | з/плата | месяцев | всего | |||
| Сидоров | 25 000 | 75 000 | ||||
| Белкина | 10 000 | 30 000 | ||||
| всего | 105 000 | |||||
| ВСЕГО на оплату труда | 114 000 | |||||
| Расходы на выполнение работ | ||||||
| Фиксированные | ||||||
| Работа подрядчика (ремонт офиса) | 150 000 | |||||
| Установка телефона | 5 000 | |||||
| всего | 155 000 | |||||
| Переменные | ||||||
| Стоимость единицы | количество | всего | ||||
| Столы офисные | 8 000 | 160 000 | ||||
| Кресла кожаные | 18 000 | 360 000 | ||||
| всего | 520 000 | |||||
| ВСЕГО на выполнение работ | 675 000 | |||||
| Организационные расходы | ||||||
| Фиксированные | ||||||
| Калькулятор | ||||||
| Принтер | 4 500 | |||||
| всего | 5 000 | |||||
| Переменные | ||||||
| Стоимость единицы | количество | всего | ||||
| Транспортные расх. (бензин) | 7 500 | |||||
| Сотовая связь | ||||||
| Бумага | ||||||
| всего | 8 880 | |||||
| Всего организационные расходы | 13 800 | |||||
| Всего по проекту 802 800 | ||||||
| +Резерв 10% | 80 280 | |||||
| Итого по проекту 883 080 | ||||||
Чтобы сэкономить на некоторых позициях, нам и нужно проанализировать необходимые ресурсы на предмет их возможного наличия. Это поможет сэкономить не только часть денег, но и часть времени: не тратить время на поиск инвестора, если средства есть, не искать и не заказывать стеллажи, если их можно забрать в другом подразделении. Если вы ведете свой собственный проект, то такую таблицу анализа ресурсов сможете составить самостоятельно, если же работаете по проекту заказчика, значит, со списком необходимого нужно идти к нему пометить все позиции, которые имеются в наличии. Потом составить таблицу, в которой будет хорошо видно, какие ресурсы имеются, а какие нужно привлекать.
Таблица 12. Таблица анализа ресурсов.
| Внутренние ресурсы | Внешние ресурсы |
| Человеческие ресурсы | |
| Бухгалтер | Строительная бригада |
| Помощник менеджера | |
| Финансовые ресурсы | |
| 3 000 000 | 1 500 000 |
| Недвижимость | |
| Помещение 50 м*2 | |
| Материальные ресурсы | |
| Чайник электрический | 3 стеллажа для папок с документами |
| Шкаф для одежды | 8 столов |
| 2 компьютера | 6 компьютеров |
| Принтер | 2 принтера |
| Телефонный аппарат | 20 рулонов обоев |
| Краска для стен 5 банок | |
| Жалюзи на 3 окна |
В таблице видно, что помощник менеджера у вас есть (он давно работает в команде с вами), бухгалтера своего вам дает заказчик, значит, этих людей вам искать уже не нужно, а вот строительную бригаду нужно найти и привлечь со стороны. Финансовые ресурсы: три миллиона есть у заказчика, он готов их выделить, но еще полтора миллиона, необходимые для проекта, придется брать в кредит, значит, тратить время на оформление кредита, ожидание его одобрения, это нужно будет учесть.
После проведенного анализа ресурсов следует снова пересмотреть бюджет и уточнить окончательную стоимость проекта.
Еще один документ, который может оказать вам помощь в управлении бюджетом, это график использования денежных средств. Такой график целесообразно делать для среднесрочных и долгосрочных проектов. Цель его – уяснить, сколько средств вы будете тратить каждый месяц, пока продолжается ваш проект. Составлять его нужно, имея перед глазами календарный план и бюджет. Можно сделать в виде таблицы, линейной диаграммы или графика.
Таблица 13. График использования денежных средств
| Май 2013 | Июнь 2013 | Июль 2013 |
| Аренда помещения 20 000 Госпошлины 1500 Зарплата 40 000 | Аренда помещения 20 000 Оплата ремонта 150 000 Строительные материалы 300 000 Клининговые услуги 5 000 Вывоз строительного мусора 5 000 Оплата мебели 320 000 Оплата работы электрика 5 000 Зарплата 40 000 | Аренда помещения 20 000 Оплата компьютеров 110 000 Оплата принтеров 50 000 Установка и настройка компьютеров 10 000 Оплата канцтоваров 5 000 Зарплата 40 000 |
| 61 500 | 845 000 | 235 000 |
Из графика видно, что пик расходов приходится на второй месяц проекта, в первый же месяц расходы незначительны. Конечно, для приведенных здесь для примера уровня расходов и продолжительности проекта, возможно, нет необходимости делать такой график, но если проект длится дольше, а масштаб средств гораздо значительнее, он необходим. Если вам необходимо взять кредит для привлечения денежных средств, то разумно будет взять кредит перед пиком расходов, тогда в первый месяц вы экономите на процентах по нему. Если вы используете средства заказчика, не исключено, что он не сможет сразу изъять дела и выложить несколько миллионов рублей, но может выделять средства постепенно, по мере выполнения проекта, а такой график поможет ему сориентироваться, каких сумм будет требовать проект каждый месяц, и, следовательно, планировать выделение средств.
Таким образом, основными инструментами управления бюджетом является рассчитанный бюджет проекта, на основе которого бухгалтер сможет потом составить смету, рассчитанный резерв средств, анализ ресурсов и график использования денежных средств. При этом бюджет и таблица анализа ресурсов составляются практически одновременно, и вместе с ними корректируется календарный план, а график использования денежных средств составляется после утверждения их окончательных вариантов.