О других объектах Access

Таблицы, запросы, формы и отчеты используются в Access наиболее часто. С их помощью создаются базы данных с большими возможностями. Для создания же нетривиальных баз данных используются также страницы доступа, макросы и модули, которые значительно расширяют возможности Access. В заключение знакомства с базами данных Access мы приводим краткое описание этих объектов.

Страницы

Чтобы информацию из баз данных можно было получать и работать с ней по внутренней сети или через Интернет, создаются страницы, известные также как страницы доступа к данным. Работа со страницей доступа к данным через Интернет во многом схожа с работой с самой таблицей или формой в Access — пользователи могут работать с данными в таблицах, выполнять запросы и вводить данные в формы.

Хотя публикация информации из базы данных в Интернете кажется задачей довольно сложной, в Access есть мастер, который сделает за вас значительную часть работы по созданию страниц доступа к данным. Созданную в мастере страницу можно использовать в том виде, как она получилась, а можно внести в нее изменения в режиме конструктора.

Макросы

Макросы позволяют Access реагировать на событие, например, нажатие кнопки, открытие формы или обновление записи. Макросы могут оказаться очень полезными, если с вашей базой данных будут работать люди, разбирающиеся в Access хуже вас. Например, для выполнения стандартных действий с базой данных — открытия и закрытия форм или печати отчетов — можно создать специальные кнопки или кнопочные формы. А чтобы гарантировать, что совершать некие действия все будут одинаково, можно сгруппировать несколько команд меню, которые будут выполняться при нажатии кнопки.

Модули

Модули предоставляют более широкие возможности, чем макросы, и представляют собой программы на языке VBA (Microsoft Visual Basic for Applications). VBA — язык программирования высокого уровня, разработанный корпорацией Майкрософт для создания приложений для Windows. Общий набор инструкций VBA используется со всеми программами пакета Office System, но у каждой программы есть собственный набор. В то время как с помощью макроса можно автоматизировать от четырех до шести десятков действий, VBA содержит сотни команд, и его можно бесконечно расширять, присоединяя дополнительные модули сторонних производителей. С помощью VBA можно выполнять задачи, которые не под силу макросу, например открытие таблицы Excel и извлечение специфических данных.

Установочный компакт-диск с пакетом Office содержит несколько образцов баз данных, в которых иллюстрируются многие принципы создания и использования баз данных. Один из таких образцов — база «Борей» — используется в примерах во многих разделах интерактивной справки Access, поэтому ее стоит внимательно изучить. Ссылка на эту базу данных есть в меню справки Access в разделе Примеры баз данных.

Предварительный просмотр и печать объектов Access

Поскольку Access является приложением Windows, оно взаимодействует с принтером через стандартные диалоговые окна и драйверы Windows. Это означает, что любой принтер, который используется в других программах, может использоваться и в Access, и любые специальные функции этого принтера, такие как цветная или двусторонняя печать, доступны и в Access.

Как стало понятно из предыдущего описания, для отображения информации, хранящейся в базе данных, используются самые различные объекты Access — таблицы, формы, отчеты и т. д. Каждый объект можно просматривать в различных режимах: в режиме конструктора, в режиме таблицы и т. д. Перейти в тот или иной режим можно с помощью меню Вид (то, в какие режимы можно перейти, зависит от того, какой объект активен).

Резюме

· Access входит в состав пакета Microsoft Office System, поэтому основные объекты интерфейса — меню, панели инструментов, диалоговые окна — функционируют в основном так же, как в других продуктах Office и приложениях Microsoft Windows.

· База данных — электронная форма организованного представления набора информации. Преимущество базы данных состоит в предоставляемых ею возможностях быстрого получения точных данных. В Access данные организованы в таблицы, состоящие из столбцов и строк, которые называются, соответственно, полями и записями. Базы данных Access реляционные, поэтому с несколькими таблицами базы данных можно работать как с одной областью хранения и извлекать информацию из разных таблиц в любом подходящем порядке и формате.

· Таблица — лишь один из объектов, с которыми можно работать в Access. Другие объекты — это запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули. Таблицы — ключевые объекты базы данных, и любой объект базы данных предназначен для взаимодействия с одной или несколькими таблицами.

· Каждый объект Access можно просматривать как минимум в двух режимах. Например, данные таблицы просматривают в режиме таблицы, а способ их отображения задается в режиме конструктора.

· Один из способов поиска информации в базе данных Access — создание и выполнение запроса. Запросы позволяют находить требуемые данные, которые нужно просмотреть, изменить или каким-то образом проанализировать. Запросы можно просматривать в режиме таблицы и конструктора. Результаты выполнения запроса можно использовать в других объектах Access, например в формах и отчетах.

· Формы делают процесс ввода, извлечения, отображения и печати данных таблиц более простым. Форма — это, по сути, окно, в котором располагаются элементы управления, которые предоставляют пользователям сведения или, наоборот, принимают вводимые ими данные. Формы можно просматривать в режиме формы, в режиме таблицы и в режиме конструктора.

· В отчетах данные таблиц представляются в логично организованном виде и в формате, который позволяет легко получать к ним доступ либо на компьютере, либо на бумаге. Отчет может содержать информацию из нескольких таблиц и запросов, результаты расчетов на основе информации базы данных и элементы форматирования, такие как заголовки, примечания и названия. Отчеты можно просматривать в режиме конструктора, в режиме предварительного просмотра и в режиме просмотра образца.

· Страницы доступа к данным, макросы и модули значительно расширяют возможности Access. Страницы доступа к данным позволяют просматривать информацию из баз данных и работать с ней по внутренней сети или через Интернет. Макросы используются для выполнения стандартных действий с базой данных и оформляются в виде кнопок в формах, что позволяет менее опытным пользователям работать с базой данных. Модули — это приложения на языке Visual Basic for Applications (VBA). С помощью VBA можно выполнять задачи, которые не под силу макросу.