Раздел III. Технологии документационного
Обеспечения управления
План
Глава 1. Технологии работы с документами в ДОУ.
Глава 2. Конфиденциальное делопроизводство.
Глава 3. Организация работы с письменными обращениями граждан.
Цель изучения раздела –освоение порядка работы с документами.
Задачи раздела:
1) дать понятие «документооборот»;
2) охарактеризовать типовые технологии документооборота: регистрация документов, контроль за исполнением, систематизация, справочно-аналитическая работа, текущее хранение, передача в архив или уничтожение;
3) рассмотреть назначение и порядок составления номенклатуры дел;
4) изучить требования к проведению экспертизы ценности документов.
Рекомендации по самостоятельному изучению раздела:
В данном разделе рассматривается организация работы с документами. Выясняется перечень нормативно-методических документов, регламентирующих определенные технологии обработки и хранения документов. Проблемой документационной деятельности является постоянное значительное увеличение документооборота. Уделяется внимание основным принципам организации документопотоков. Выясняются в соответствии с нормативными актами технологические цепочки движения и обработки документов. Порядок работы с документами, операции по их обработке зависят от их принадлежности к определенному документопотоку:
- входящие;
- исходящие;
- внутренние.
Рассматривается понятие «объем документооборота». Студенты должны иметь представление о схемах движения документов, уметь анализировать документооборот с целью его оптимизации.
Далее изучается порядок регистрации, индексации документов с учетом информационно-поисковой системы организации. Особое значение имеет выбор регистрационной формы. Рассматриваются преимущества автоматизированной регистрации. Следует уделить внимание составу информации о документах, которая вносится в регистрационную форму.
Одним из основных вопросов темы является контроль за исполнением документов. Дается характеристика порядку постановки документа на контроль, снятию с контроля.
Далее изучается организация текущего хранения документов. Прежде всего, обсуждается порядок формирования дел в соответствии с номенклатурой дел, принципы систематизации документов внутри дела, правила его оформления для передачи на архивное хранение.
Изучается методика разработки номенклатуры дел, регламентация требований к ее составлению в современных нормативно-методических документах.
Одна из ключевых проблем в ДОУ – экспертиза ценности документов и требования к ее проведению. Изучаются работа и функции экспертных комиссий (ЭК). Экспертиза ценности – это один из завершающих этапов работы с документами. Студенты должны знать особенности документирования результатов проведенной экспертизы.
Изучаются основные требования к передаче документов в архив организации и правила составления описей.
Тема организации работы с конфиденциальными документами актуальна, т. к. любая организация, являясь владельцем информационных ресурсов, заинтересована в их сохранности и защите. В условиях, когда многие организации и учреждения используют для документирования бумажные носители информации, в том числе и для конфиденциальной документации, вся эффективность ее сохранности зависит от правильной организации конфиденциального документооборота.
Ограничение доступа к документированной информации – это защита служебной или коммерческой документированной информации от неправомерного обращения, которое может нанести ущерб организации (учреждению): собственникам, владельцам, пользователям.
Документированная информация в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» подразделяется на:
· общедоступную информацию;
· информацию, доступ к которой ограничивается.
В данной теме рассматриваются два вида документированной информации ограниченного доступа:
· информация, отнесенная к государственной тайне;
· информация конфиденциальная.
В ходе изучения темы выясняется порядок отнесения документации к государственной тайне и организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию. В частности, рассматриваются следующие технологии:
· изготовление и учет конфиденциальных документов;
· прием, регистрация конфиденциальных документов;
· тиражирование, рассылка;
· группировка исполненных документов в дела, использование дел;
· снятие с дел грифа ограничения доступа;
· порядок хранения и уничтожения документов ограниченного доступа.
Глава 1. Технологии работы с документами в ДОУ
План
1. Типовые технологии документооборота.
2. Регистрация документов и контроль за их исполнением.
3. Номенклатура дел.
4. Формирование и текущее хранение дел.
5. Экспертиза ценности и обеспечение сохранности документов.
6. Подготовка документов к длительному хранению и порядок передачи в архив.
Задачи изучения темы:
1) дать представление о документопотоках и технологии обработки входящих, исходящих внутренних документов;
2) рассмотреть основные цели, современные формы регистрации;
3) сформировать представление о взаимосвязи регистрации документов с организацией справочно-информационной работы;
4) определить задачи, стадии контроля за исполнением документов;
5) сформировать представление о видах и сроках контроля;
6) развить навыки по подготовке номенклатуры дела, ее оформлению;
7) изучить правила формирования дел;
8) рассмотреть порядок проведения экспертизы ценности документов в учреждении.
Текст лекции
1. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, средство коммуникации. В документооборот включается совокупность документов:
· создаваемых в организации (внутренних);
· поступивших в организацию (входящих);
· направляемых в другие организации и в органы государственной власти (исходящие).
Документооборот не сводится только к движению документов. На всех стадиях принятия управленческих решений происходит отбор и оценка необходимой информации.
Рациональная организация документооборота позволяет:
1) управлять движением документов в аппарате управления;
2) обеспечивать своевременно информацией руководителей и работников;
3) организовывать оперативное прохождение документа с наименьшими затратами времени;
4) исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
5) единообразно организовать порядок прохождения и процесс обработки документов;
6) контролировать исполнение документов в организации, учреждении.
В настоящее время наблюдается постоянный рост объемов документации, к чему приводят многообразные причины:
- научно-технический процесс, расширение производства;
- создание новых организаций или реорганизация прежних;
- усложнение процессов управления и их документирования;
- увеличение количества проверок контролирующих органов;
- неквалифицированное управление документационными потоками, некомпетентность управленческого персонала;
- несоблюдение правил организации документооборота, предусмотренных нормативно-методическими актами;
- дублирование информации в документах, резкое увеличение объема документооборота;
- нарушение сроков исполнения документов, договорных обязательств;
- отсутствие специализированного структурного подразделения в организации, ответственного за постановку делопроизводства;
- замена централизованной обработки документов на их учет в структурных подразделениях;
- отсутствие автоматизированных технологий обработки документной информации.
В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая регистрации. В структурных подразделениях учитывается, как правило, специализированная документация (бухгалтерская), а в службе ДОУ – организационно-распорядительная.