Автозаполнение смежных ячеек
Чтобы заполнить ячейки одинаковыми значениями, надо заполнить первую ячейку и потянуть за маркер автозаполнения.
В программе имеются возможности заполнения ячеек рядами данных. Для этого достаточно ввести первое значение и протянуть за маркер автозаполнения на нужное число ячеек. Например,
| при вводе в первую ячейку | получим продолжение ряда |
| 21:00 | 22:00, 23:00, 00:00, 01:00… |
| суббота | воскресенье, понедельник… |
| текст 1 | текст 2, текст3… |
Для дней недели, а также при автозаполнении дат, существует возможность выбора параметров автозаполнения. Для этого перетаскивайте маркер заполнения, нажав и удерживая правую кнопку мыши.
Для произвольных числовых данных можно использовать следующий механизм заполнения: в первую ячейку ввести начальное значение, во вторую – второе значение, затем выделить обе ячейки и потянуть за маркер автозаполнения. Такой способ заполнения ячеек удобен тем, что автозаполнение можно завершить в любой момент, просто отпустив клавишу мыши. Неудобен же этот способ потому, что второе значение приходится подсчитывать вручную.
Аналогично можно заполнять ячейки датами либо идущими не подряд элементами существующих рядов данных, например
| при вводе в первую ячейку | при вводе во вторую ячейку | получим продолжение ряда |
| 2.35 | 5.24 | 8.13, 11.02… |
| пн | ср | пт, вс, вт… |
| 15-янв | 16-фев | 20-мар, 21-апр… |
| 01.01.01 | 02.01.01 | 03.01.01, 04.01.01… |
| 01.01.01 | 01.02.01 | 01.03.01, 01.04.01… |
Использование формул.
Формула является основным средством для анализа данных. С помощью формул можно складывать, умножать и сравнивать данные, а также объединять значения. В формулах можно использовать ссылки. Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа и передает в Microsoft Excel сведения о расположении значений или данных, которые требуется использовать в формуле. При изменении числовых данных в упомянутых ячейках результат будет автоматически пересчитываться. Формула в Microsoft Excel всегда начинается со знака равенства «=», без пробелов. Знак равенства свидетельствует о том, что последующие символы составляют формулу. Например, =(B4+25)/СУММ(D5:F5). Формула вычисляется в соответствии с арифметическим порядком следования операций. Формула может ссылаться на значения констант и на другие ячейки. Если формула использует ссылки не на ячейки, а на константы (например, =30+70+110), то результат изменится лишь при изменении самой формулы.
Microsoft Excel содержит множество типовых, или встроенных, формул, известных также как функции. Формулы можно вводить вручную с клавиатуры, а можно воспользоваться командой Вставка функции (Мастер функции) на панели инструментов.
Математические функции
Написание многих функций аналогично математическим, что позволяет с легкостью вводить их с клавиатуры. В алгебраических выражениях вида 2х2-4 не забывайте ставить знак умножения! Функция возведения в степень значения ячейки D3 может быть записана =СТЕПЕНЬ((D3);2), или =(D3)^2.
Введем еще одно понятие. Поле имени – это поле слева от строки формул, в котором отображается имя выбранной ячейки, элемент диаграммы или объект. Чтобы быстро присвоить имя ячейке или диапазону, выделите ячейку или диапазон, введите значение в поле Имя, нажмите клавишу Enter. Но нас будет интересовать другая особенность этого поля: при работе Мастера функции в нем отображается текущая функция.
Формулы допускают 7 уровней вложенности функций. Для таких формул удобно писать функции с клавиатуры. В противном случае после запуска Мастера функций для создания уровня вложенности необходимо воспользоваться Полем имени. Если интересующей вас функции нет в списке, воспользуйтесь кнопкой «Другие функции…».
Функции даты и времени
Наибольший интерес представляют функции, позволяющие добавить в книгу текущую дату (СЕГОДНЯ() ) и текущую дату и время (ТДАТА() ). Обе эти функции без аргументов, т.е. скобки после названия существуют, но пустые. Даты можно складывать и вычитать. Например, можно найти, сколько дней разделяет текущий день и первое января нового года. Предварительно формат ячейки с результатом надо установить «числовой».
Логические функции
Сами по себе применяются достаточно редко, в основном – как составные части более крупных формул, для формулировки условий проверки данных. Рассмотрим пример. При вводе числа оно сравнивается с нулем и выводится результат: «Ноль», если действительно введен ноль и «Число не ноль» во всех остальных случаях.
А формула в ячейке В1 выглядит следующим образом: =ЕСЛИ(A1<>0;"Число не ноль";"НОЛЬ").
ПРИМЕР. Создать таблицу значений функции 
.
1 шаг: 2 шаг: Результат:
Различные типы ссылок
Кроме ссылки на ячейку или диапазон ячеек листа можно задавать ссылки на ячейки других листов той же книги, на другие книги, а также на данные других приложений. Ссылки на ячейки других книг называются внешними. Ссылки на данные других приложений называются удаленными.
В зависимости от выполняемых задач в Excel можно использовать относительные ссылки, определяющие положение ячейки относительно положения ячейки формулы. Относительные ссылки автоматически корректируются при их копировании. При создании формулы ссылки обычно учитывают расположение свое положение относительно ячейки, содержащей формулу. Например, ячейка B6 содержит формулу =A5, т.е. искомое значение находится на одну ячейку выше и левее ячейки B6. Такая ссылка называется относительной. При копировании формулы с относительными ссылками программа автоматически изменяет ссылки во вставляемой формуле для указания на другие ячейки в соответствии с расположением новой ячейки относительно копируемой. Таким образом, при копировании формулы из ячейки В6 в ячейку В7 Excel изменит формулу в ячейке B7 на =A6, ссылаясь на ячейку, которая расположена на одну строку выше и на один столбец левее ячейки B7. Это очень удобно при создании столбцов однотипных данных, для бухгалтерских, финансовых расчетов, при построении диаграмм и графиков функций.
В программе существуют также абсолютные ссылки, которые всегда указывают на конкретные ячейки. Если перед буквой или номером стоит знак доллара, например, $A$1, то ссылка на столбец или строку является постоянной, неизменной. Например, пусть в ячейке С1 хранится некий коэффициент, на который необходимо последовательно умножать содержимое ячеек А5, А6, А7. Тогда в ячейке А5 можно записать формулу =A5*C1.Но при копировании формулы в другую ячейку изменятся обе ссылки (относительная ссылка). При этом получим =А6*С2. Чтобы не исправлять формулы вручную, достаточно создать абсолютную ссылку на ячейку C1, для чего поставить знак доллара $ перед частью ссылки, которая не должна изменяться (т.е. перед обозначениями столбца и строки ячейки С1). Правильная формула будет иметь вид: =A5*$C$1.
Создание диаграммы.
Диаграммы являются наглядным средством представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных. Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных. Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве объекта на лист с исходными данными.
Лист диаграммы – это отдельный лист в книге, имеющий собственное имя.
Внедренная диаграмма – это Объект-диаграмма, который располагается на листе и сохраняется вместе с ним при сохранении книги.
Область диаграммы – это вся диаграмма, включая ее элементы. По умолчанию – прямоугольник белого цвета.
Область построения диаграммы: на плоских диаграммах – ограниченная координатными осями область, содержащая все ряды данных; на объемных диаграммах – ограниченная координатными осями область, содержащая все ряды данных, имена категорий, подписи делений и названия осей. Прямоугольник, непосредственно отчерчивающий диаграмму, обычно серого или белого цвета.
Линии сетки – это линии, которые облегчают просмотр и анализ данных. Они добавляются при построении или в дальнейшем из контекстного меню. Линии сетки отображаются параллельно осям.
Легенда – это подпись, определяющая закраску или цвета точек данных или категорий диаграммы.