Подготовка презентаций

ОГЛАВЛЕНИЕ

ФУНКЦИИ БЕЗДОКУМЕНТНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ.. 3

ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИЙ.. 5

ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА. ОБЩЕЕ ПОНЯТИЕ. 7

ПРИЕМЫ, ПОВЫШАЮЩИЕ АКТИВНОСТЬ ОБЩЕНИЯ.. 8

ПЕРЕГОВОРЫ ПО ТЕЛЕФОНУ.. 8

Форма блокнота телефонных переговоров. 11

Телефонный этикет. 11

ОРГАНИЗАЦИЯ СОВЕЩАНИЙ.. 13

ПРИЕМ ПОСЕТИТЕЛЕЙ.. 15

Журнал учета посетителей. 17

Прием граждан по личным вопросам. 17

Прием делегации. 18

Прием сотрудников в своей организации по текущим вопросам. 18

Прием сотрудников своей организации по личным вопросам. 19

ПОДГОТОВКА СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК.. 19

СЕКРЕТАРЬ - РУКОВОДИТЕЛЬ. 19

МЕСТО СЕКРЕТАРЯ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ.. 21

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.. 23

ФУНКЦИИ БЕЗДОКУМЕНТНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. На первый взгляд, человеку несведущему может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких особых знаний не требуется.

Однако это далеко не так. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения не творческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит не только работа по документационному обслуживанию, но и работа по организации приема посетителей, подготовкезаседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя.

К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени. Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретари руководителей крупных учреждений, организаций и предприятий имеют в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистка) и работу с документами (делопроизводитель). Секретарем выполняется в большей степени функции бездокументного обслуживания прием посетителей, работа с телефоном и т.д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как правило, выполняет помимо своих основных обязанностей значительный объем машинописных работ, ведет табель учета рабочего времени сотрудников своего подразделения.

Одним из важных моментов в деятельности секретаря являютсявзаимоотношения руководитель - секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле, быть глубоко заинтересованным в его успешной и эффективной деятельности. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарем удается, как правило, не сразу,
требуется испытание временем совместной работы.

Место секретаря в структуре управления

Прием сотрудников в своей организации по личным вопросам

Прием сотрудников в своей организации по текущим вопросам

Прием посетителей

Организация совещаний

Секретарь - руководитель

Подготовка презентации

Прием делегации

Прием граждан по личным вопросам

Переговоры по телефону

Организация совещаний

Деловая беседа. Общее понятие

ФУНКЦИИ БЕЗДОКУМЕНТНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

СХЕМА ФУНКЦИЙ ПО БЕЗДОКУМЕНТНОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ

ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИЙ

В практике делового общения широкое распространение получили презентации.

Презентация – общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного.

Существуют различные виды презентаций:

Ø внешнюю;

Ø внутреннюю.

Внешняя презентация рассчитана на лиц, не принадлежащих к организации, которую представляет презентатор.

Например, выступление торгового представителя фирмы перед покупателями.

Внутренняя презентация относится к тем ситуациям, при которых презентатор и аудитория находятся в рамках одной и той же организации (например, управляющий обращается к руководящим работникам своей фирмы, менеджер выступает перед сотрудниками отдела, референт докладывает совету по теме).

Внутренние презентации в зависимости от позиции сторон по вертикали делятся на нисходящие и восходящие.

Нисходящие – руководитель выступает перед начальниками подразделений, начальники перед подчиненными.

Восходящие – наоборот.

Как внешние так и внутренние презентации могут быть продвигающими
(их цель – рекламировать, продвигать, внедрять новые идеи, услуги, товары, программы, поддерживать определенного кандидата, политическую платформу и т.п.)
и информационными (основной упор делается на сообщение и передачу
информации).

С точки зрения размера аудитории, т.е. количества слушателей, к которым обращается презентатор, выделяют три типа презентаций:

Ø приватные;

Ø камерные;

Ø публичные.

Приватная презентация– неофициальная презентация, предназначенная для одного-двух человек.

Чаще всего такая презентация осуществляется при продаже товара в магазине (продавец-покупатель), в учреждениях, организациях, на производстве, на улице (реализатор-распространитель – потенциальный покупатель, клиент) и т.п.

Чтобы добиться желаемого успеха, презентатор должен быть хорошим психологом, уметь разбираться в людях, быть квалифицированным товароведом, досконально знать достоинства и недостатки распространяемого товара своей фирмы,
а также аналогичных товаров конкурентов.

Камерная презентация – для небольшого количества слушателей (до 15 чел.) такие презентации проводятся в помещениях фирм, организаций, учреждений.

Особой популярностью камерные презентации пользуются у торговых фирм, продающих косметику, посуду, лекарства и другие мелкие товары.

Нередко такого рода презентации проводят не только в помещениях организаций и учреждений, но и в домашней обстановке.

Публичные презентации бывают массовыми (от 50 чел. до 200 и более)
и групповыми (от 15 до 50 чел.).

Публичная презентация представляет собой, как правило, хорошо спланированное и подготовленное мероприятие.

Обычно она проводится в соответствии с заранее разработанным сценарием,
в котором четко определены роли всех участников, содержание и порядок их выступлений, использование визуальных вспомогательных средств (плакаты, схемы, таблицы, слайды, фильмы и др.).

Специальное время отводится ответам на вопросы.

Главная цель деловой презентации – убедить присутствующих действовать
в нужном направлении: одобрить предлагаемый проект, поддержать новую идею, купить продукт или услугу, принять бюджет, внедрить новые методы, проголосовать за кандидата и т.д.

Предварительная подготовка презентации включает в себя:

Ø определение цели презентации;

Ø создание рабочей группы для подготовки и проведения презентации;

Ø определение времени проведения;

Ø выбор и подготовка места проведения;

Ø составление списка приглашенных;

Ø заблаговременная рассылка приглашений;

Ø составление схемы или порядка проведения презентации;

Ø выбор вида приема;

Ø составление меню;

Ø подготовка речей и справочно-информационного материала;

Ø подготовка рекламных подарков или сувениров.