Лев и пантера (притча)
Лев и пума одновременно пришли на водопой и тут же начали спорить, кто первый должен утолить свою жажду. Каждый решил, что скорее умрет, чем уступит свое право напиться первым. Вот‑вот должна была разыграться жестокая схватка. Однако внезапно их нападки друг на друга прекратились: они увидели, что над ними кружит стая грифов, ожидающих смерти жертвы. Звери вмиг успокоились и пошли в разные стороны. Мысль о том, что и они могут стать чьей‑то добычей, – это было все, что требовалось для прекращения их ссоры.
Эти компании, как и вы, тоже ищут путь к совершенству, поэтому следите за их деятельностью, используйте их интеллектуальные и технические находки и не переживайте особо, если они будут пользоваться вашими. В информационном мире ни идеи, ни методологии не могут быть долгое время защищены патентами, вы очень скоро лишитесь монополии на ваши разработки. Я очень переживал, когда заметил, что менее чем через год после начала нашей деятельности многие старые и солидные компании, организующие семинары, стали копировать блочную структуру подачи информации о семинарах, которую мы ввели у себя как обязательный стандарт. Я смеялся и плакал, глядя, как Конкуренты копируют наши информационные тексты о конференциях, не меняя расстановку запятых и падежей, и даже собирался сделать галерею…«заимствований», назовем это так. Действительно, основное отличие инновационной компании, в какой бы области она ни действовала, это лидерство в реализации ярких идей. А потом идеи становятся всеобщим достоянием.
На мой взгляд, по‑настоящему стоит опасаться апатии тех, кому адресуется ваша услуга. В сфере профессиональных услуг это главная угроза. Клиент может вовсе не выбирать между вашим семинаром и семинаром Конкурента. Он выбирает между семинаром и наймом нового сотрудника, уже обладающего нужными знаниями. Между корпоративным праздником или небольшим застольем с увеличением премиальных. Или вообще ничего не выбирает. Это происходит потому, что на определенном этапе Клиент делает выбор не между лучшими поставщиками определенной услуги, а между разными решениями своих задач (обучение и продвижение имеющегося сотрудника или наем нового). Другая возможность: Клиент может просто не осознавать наличия проблемы или мириться с ее существованием, не зная о возможности ее решения.
Однако чаще всего организация некоего мероприятия не отвечает на возникший спрос со стороны Клиента (это не всегда так, но все же). Люди и компании чаще всего достаточно комфортно жили и до вашего предложения. Организация блестящего мероприятия как раз создает такой спрос. Олимпийские игры никого не интересовали тысячи лет, пока Пьер де Кубертен не возродил эту традицию. А теперь мировые столицы борются за право принять их. До появления мюзиклов и рок‑опер не так уж много людей испытывало в них недостаток. До того как соседняя компания провела отличный новогодний праздник, директор и не задумывался обратиться в специализированную компанию. В нашей деятельности очень часто именно предложение создает спрос.
Сконцентрируйте свое внимание на Клиенте. Убедите его в полезности, необходимости ваших услуг.
Именно это – ключевой момент вашей маркетинговой деятельности.
Помещение
Выбор места проведения мероприятия
От места проведения мероприятия зависит очень многое. Оно уже само по себе многое скажет вашим участникам. Фешенебельная гостиница или конференц‑центр будут означать заявку на серьезное деловое мероприятие. Необычное место даст основание предположить, что готовящееся мероприятие будет экстравагантным. От выбора места зависит:
– посещаемость: насколько популярным будет ваше мероприятие;
– возможность привлечения спонсоров: устроит ли их статус мероприятия;
– соответствие вашей целевой аудитории.
При выборе места проведения в первую очередь нужно оценить необходимую вместимость зала или площадки.
Примеры рассадки
Как можно организовать один и тот же зал? Существует множество вариантов рассадки. Давайте рассмотрим их подробнее.
При рассадке «Класс» участники сидят за столами/партами и смотрят в одну сторону (рис. 14). Обычно перед ними находится президиум/трибуна/сцена.
Это отличное расположение для конференций и учебных мероприятий, так как каждый участник может удобно расположиться, разложить бумаги и вести записи на столе.
Поскольку столы – довольно громоздкие конструкции, которые так просто не передвинуть, нужно заранее обратить внимание на то, чтобы между рядами было удобно проходить. Сами ряды нужно постараться сделать у́же – желательно по 2–4 человека в ряд.
Та же рассадка, но участники сидят без парт (рис. 15). Зал представляет собой просто расставленные рядами стулья. Так можно разместить максимальное число приглашенных.
Если зал в ширину больше, чем в длину, возможен вариант рассадки амфитеатром (рис. 16). То есть края рядов немного закругляются, чтобы сделать более удобным обзор для сидящих с краю.
Это также очень удачное расположение для конференций, брифингов, учебных и других мероприятий, предполагающих участие большого числа людей, которых нужно рассадить в одном помещении.
При рассадке «Подкова» участники сидят полукругом примерно на одном расстоянии от выступающего (рис. 17). С точки зрения иерархии предполагается, что все слушатели примерно равны по уровню.
Это удачное расположение для семинаров, серии индивидуальных консультаций, ответов на вопросы и других мероприятий, предполагающих интерактивный формат с участием одного‑двух лидеров (докладчиков, ответчиков) и небольшого количества слушателей.
При рассадке «Круглый стол» сам стол может быть и квадратным. Важно то, что все участники сидят вокруг него, видят друг друга и общаются (рис. 18).
Это демократичный вариант рассадки для интенсивного общения всех со всеми, предполагающий полное равенство участников. Он пришел к нам из времен короля Артура, когда круглый стол стал означать принятие коллегиального решения, саму возможность равноправно высказаться всем участникам обсуждения.
Однако если среди участников все же есть «король» (председательствующий), то при сохранении равенства прав на высказывания все же возникает иерархия. Наиболее важных, более высоких по статусу участников следует посадить ближе к председателю. Самого важного – по правую руку от него.
Это удачное расположение для обсуждений, дискуссий, предполагающих интерактивность.
Когда существуют две четко разделенные группы участников, вы можете просто предложить им занять разные стороны стола (круглого или квадратного), посадив друг напротив друга лидеров каждой из групп (рис. 19).
Данная рассадка оптимально подходит для проведения равноправных переговоров между примерно одинаковыми по численности группами.
Чтобы подчеркнуть иерархию во время переговоров или обсуждений, вы можете использовать Т‑образную рассадку (рис. 20). В этом случае высокопоставленные участники или председатель могут сидеть во главе стола, перпендикулярно остальным участникам. Опять же участников можно посадить друг напротив друга, разделив по группам.
Такая форма рассадки подходит для совещаний или переговоров между «принимающей» и «гостевой» стороной.
Соответственно руководители «принимающей» стороны сидят во главе стола.
U‑образную рассадку (рис. 21) также можно использовать для переговоров, однако расположение столов предполагает возможность для докладчика/выступающего прохаживаться между ними.
Такое размещение удобно для проведения семинаров, презентаций, банкетов, так как докладчик/выступающий может максимально близко подойти к каждому участнику и поговорить лично.
Также при U‑образной рассадке удобно разделить аудиторию на 1–3 подгруппы.
Обратите внимание, что, если ваш докладчик действительно будет ходить, вам потребуется радиомикрофон.
В зале стоят столики, вокруг которых сидят участники, – это вариант рассадки «Банкет» (см. рис. 22). Участники в основном общаются между собой, позволительно только очень короткое выступление от организаторов (часть аудитории все равно окажется в положении спиной к говорящему и будет чувствовать себя неловко).
Это своеобразный вариант небольших «круглых столов». Однако такая рассадка гораздо чаще используется либо для презентаций, либо для банкетов, то есть для употребления еды, а не для обсуждений.
Столики можно пронумеровать и так подобрать сидящих за ними, чтобы людям было интересно общаться между собой.
При рассадке «Кабаре» (рис. 23) часть столика, обращенная к сцене или трибуне, остается свободной. Благодаря этому возможно наблюдать за выступлением или шоу. Данная рассадка предполагает более неформальный стиль общения, так как на столах скорее всего со временем должны появиться закуски и напитки.
Тем не менее так можно посадить гостей и при проведении презентации и обсуждении небольшими группами.
«Фуршет» (рис. 24) предполагает, что участники не сидят, а свободно перемещаются по залу и общаются между собой. По залу расставлены высокие барные столики, чтобы можно было оставить бокал. Вокруг этих столов могут возникнуть группы, связанные какими‑то интересами и обсуждающие общие вопросы.
Обычно где‑то в углу у стены стоит барная стойка с напитками и линия столов с блюдами. Линия может стоять и посредине зала, чтобы участники подходили к ней с разных сторон.
Поскольку каждый участник предоставлен сам себе, предполагается неформальное общение, светские беседы. Задача организаторов – максимально облегчить общение, чтобы каждый участник находил собеседника и включался в разговор.
Необходимо, чтобы по залу курсировали люди, которые активно поддерживали бы беседу, знакомили и представляли друг другу гостей.
Заполняемость зала
Как‑то раз один из наших Клиентов для проведения мероприятия выбрал зал – нечто вроде кинотеатра. В зале было около 150 посадочных мест, а ожидали мы от 120 до 170 участников. Другими словами, у нас либо не было свободных мест вообще, либо их оставалось 15–20 %.
Район, в котором должно было проходить мероприятие, обладал рядом уникальных достоинств, выбор этого места был оправдан. Как кинотеатр выбранный зал тоже был отличным. Но с точки зрения размещения посадочных мест для такого типа мероприятий помещение было просто кошмарным. Это был сплошной блок из стульев, один вход, проход справа от блока стульев и очень узкий проход слева, задний ряд примыкал вплотную к стене, то есть прохода сзади не было.
Это довольно экстремальный пример, который хорошо иллюстрирует, как внимательно надо подходить к проблеме размещения участников.
Вот как мы решили эту задачу.
Первые ряды были выделены для VIP‑участников, на каждом месте лежал листок с именем участника. Таким образом, когда приходил человек, указанный в списке как VIP, его предупреждали, что для него зарезервировано место в начале зала, и он сам легко находил свое место. Так первые два ряда заполнились (рис. 25).
Также мы поставили человека с ленточкой от входа до ближайшего к президиуму свободного ряда. Ленточка ограждала задние ряды, участники не могли сами сесть, поэтому подходили к нашему сотруднику. Тот предлагал место в ближайшем ряду и по мере заполнения продвигался к последним. Новый ряд открывался для рассадки только тогда, когда предыдущий был полностью заполнен.
Если участники не хотели садиться на ближние ряды, они могли попить кофе в фойе и вернуться позже (рис. 26).
Второй и третий от конца ряды заполняли опоздавшие к началу участники, а самый последний занял наш сотрудник. На этот ряд мы просили никого не садиться (рис. 27).
Напомню, что последний ряд примыкал к стене и другого прохода сзади, кроме как через пустой последний ряд, не было. Если бы мы этого не сделали, то у участника из левой части зала, которому потребовалось срочно выйти, было бы два варианта:
– пройти перед президиумом во время выступления;
– попросить встать весь ряд, чтобы пройти к выходу.
Благодаря тому что мы оставили один ряд свободным, участники из левой части зала могли относительно спокойно выйти (попросив встать только одного нашего сотрудника).
