Сопроводительное письмо

Информирует адресат о направлении к нему прилагаемых к письму документов или отправленных материальных ценностей. Составляется в том случае, если необходимо пояснение о характере исполнения или цели направления приложенного документа.

Текст начинают фразой: «Направляем (возвращаем, предоставляем) на утверждение (согласование) …»

3. Письмо- циркуляр

Представляет собой информацию, предназначенную для рассылки ряду адресатам.

Циркуляры:

1. участвуют в проведении компаний по продажам,

2. оповещают о важных событиях в организации (расширение, реорганизация и т.п.)

3. извещают заказчиков (поставщиков) об уходе руководителей (партнеров)

4. извещают о назначении нового руководителя и т.п.

Правила составления циркуляра: краткость текста и его персональная направленность (например, «Уважаемый А.В.Петров» а не «Уважаемый заказчик»)

4. Письмо-извещение

Составляют для конкретного адресата, часто оно является ответом на письмо-запрос. Устойчивыми словосочетаниями (письма-извещения) являются: «Ставим Вас в известность…», «Сообщаем Вам о переносе сессии…» и т.п.

5. Письмо-заявление

Используется:

1. для изложения позиции руководства организации;

2. для официального заявления от имени организации и о ее намерениях.

Ключевым словом в тексте является слово «ЗАЯВЛЯЮ» или словосочетание «УПОЛНОМОЧЕН ЗАЯВИТЬ».

Письмо-заявление носит персональный характер, поэтому адресуется к должности и фамилии адресата.

Делится на абзацы:

1. мотивы, затем следует ключевая формулировка – «заявляю» или «уполномеочен заявить»

2. излагается позиция организации по конкретному вопросу.

3. делается ссылка на прилагаемые к письму документы.

6. Письмо-заказ

Посылается при совершении отдельной сделки и может быть:

1. написано на бумаге;

2. составлено в виде таблицы;

3. составлено на основе оферты;

4. составлено на специально изготовленном бланке.

предшествовать письму-заказу может письмо-запрос в котором содержатся конкретные требования по характеристике товара, условиям доставки и оплаты.

Письмо-заказ на английском языке.

7. Письмо-требование

содержит настойчивую просьбу об изменении неправильно или плохо сделанного и предложение о возмещении убытков, замене, обмене и т.д.

Структура письма-требования:

1. излагаются требования

2. приводятся соответствующие детали

3. выражается благодарность за действия, ведущие к удовлетворению выдвинутых требований.

Требования бывают: обычные и настойчивые. В обычном требовании властный или обвинительный тон неуместен, в настойчивом – необходим.

8. Письмо-просьба, письмо-запрос, а также

(напоминание – уведомление – воззвание - ультиматум)

Письмо-просьба согласуется с употреблением ключевого глагола «просить», а письмо-запрос – со стандартными формулировками «представляю запрос», «запросить у Вас», «обратиться с запросом» и формулой мотивации «В целях …».

Стратегия письма – добиться решения вопроса. Тактика достижения этой цели сводится к следующему:

1.сначала посылают 2-3 напоминания

2.затем – 2-3 уведомления в уважительном тоне

3.посылают письмо-просьбу.

напоминания –> уведомления –> просьба –> воззвание –> ультиматум

Письмам-просьбам присуща интонация воззвания:

1. к честному сотрудничеству,

2. к психологии,

3. к репутации,

4. к страху (вариант давления).

Ключевыми словами письма-просьбы является гнездо слов образованных от глагола

«ПРОСИТЬ»	- принять меры для …
	- включить в план…
	- сообщить сведения о …
	- направить нам …
	- отгрузить в наш адрес …
	- проверить ход выполнения …
	- подтвердить о получении …

В письмах-просьбах, как правило, используется следующая композиция (структура) текста:

4. Обоснование актуальности просьбы.

5. Содержание просьбы.

6. Ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена.

Каждый пункт композиции, является аспектом содержания письма и оформляется отдельным абзацем.

8.1 Письмо-запрос

- это коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.п.) или направить предложение на поставку товара.

Композиция (структура) текста аналогична ПИСЬМУ-ПРОСЬБЕ:

5. обоснование актуальности запроса;

6. содержание запроса;

7. ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен;

8. формулирование гарантии.

9. Письмо-подтверждение

Уведомляет отправителя о получении документов, ценностей, подтверждает факты, действия.

В заголовок слово «подтверждение» не выносится.

Ключевыми фразами являются:

1. «ПОДТВЕРЖДАЕМ получение (вашего заказа …)»

2. «Организация НЕ ВОЗРАЖАЕТ против (совместного строительства…)»

3. «ПОДТВЕРЖДАЕМ условия поставки (партии телевизоров…)»

4. «ПОДТВЕРЖДАЕМ (телефонный разговор по вопросу …)»

10. Гарантийное письмо

- это документ, обеспечивающий исполнение, изложенных в нем обязательств.

ГП имеет повышенную правовую функцию и потому:

6. Составляется на фирменном бланке Гаранта;

7. Содержит предложение "……………….. гарантируем."

8. Содержит банковские реквизиты Гаранта;

9. Подписывается двумя подписями (руководителя и главного бухгалтера);

10. Подписи заверяются круглой (фирменной) печатью.

Ключевыми словами ГП является гнездо слов, образованных от глагола:

"ГАРАНТИРОВАТЬ"

- оплату (предоплату) - заключение договора - выполнение работ (оказание услуг) - качество (товара) - сроки (исполнения, поставки) - надежность (оборудования) - предоставление (места работы)

Как правило используется следующая композиция (структура) текста:

3. формулирование гарантии;

4. уточнение предмета гарантии.

Гарантийное письмо, как правило, совмещается с однородной группой писем:

просьбами, предложениями, запросами.

11. Письмо-дополнение

Используется в случаях когда, возникает необходимость послать дополнение к письму, отправленному ранее. Поэтому в письме-дополнении указывают номер и дату ранее отосланного письма. Письмо-дополнение может:

1. содержать прилагаемые к письму документы,

2. быть неотъемлемой частью ранее подписанных соглашений (на правах дополнений к ним) с собственной нумерацией и ссылкой на дату подписания.

Ключевые фразы:

1. «В дополнение к …»

2. «Прошу дополнить …»

3. «Считаю необходимым дополнить …»

Если письмо является официальным дополнением ранее принятых соглашений, то в заголовке указывают:

«Дополнение к договору № 12 от 1.09.2006»

Состоит из 1-2 абзацев и заключительной формулы вежливости.

12. Рекламное письмо

12.1 Необязательное предложение

12.2 Письмо прямой почтовой рассылки (директ-мейл)