Общение, как обмен информацией (коммуникативная сторона общения)

При описании коммуникативной стороны общения надо выявить специфику в самом процессе обмена информации, где он имеет место в случае коммуникации между двумя людьми:

1. Общение нельзя рассматривать лишь как отправление информации какой-то передающей системой или как приём ее другой системой, так как в отличие от простого «движение информации» между двумя устройствами имеется в виду отношение двух индивидов, каждый из которых является активным субъектом: взаимное информирование их предполагает налаживание в совместной деятельности.

2. Обмен информации сводится к тому, что посредством системы знаков партнёры могут повлиять друг на друга, следовательно, обмен информации предполагает воздействие на поведение партнёра, т.е. знак изменяет состояния участников коммуникативного процесса. Коммуникативное влияние, которое здесь возникает, есть не что иное, как психологическое воздействие одного коммуниканта на другого с целью изменения его поведения.

3. Коммуникативное влияние как результат обмена информацией возможно лишь тогда, когда «все говорят на одном языке», так как всякий обмен информацией возможен лишь при условии, что знаки и, главное, закрепленные за ними значения известны всем участникам коммуникативного процесса.

4. В условиях человеческой коммуникации могут возникать совершенно специфические коммуникативные барьеры. Они могут возникать из-за отсутствия понимания ситуации общения, вызванное не просто различным языком, на котором говорят участники коммуникативного процесса, но различиями более глубокого плана, существующими между партнерами.

Общение как взаимодействие.

Интерактивная сторона общения — это условный термин, обозначающий ха­рактеристику тех компонентов обще­ния, которые связаны с взаимодействием людей, с непосредствен­ной организацией их совместной деятельности.

Если коммуникативный процесс рождается на основе некото­рой совместной деятельности, то обмен знаниями и идеями по поводу этой деятельности неизбежно предполагает, что достигну­тое взаимопонимание реализуется в новых совместных попытках развить далее деятельность, организовать ее. Участие одновремен­но многих людей в этой деятельности означает, что каждый дол­жен внести свой особый вклад в нее, что и позволяет интерпрети­ровать взаимодействие как организацию совместной деятельности.

В ходе ее для участников чрезвычайно важно не только обме­няться информацией, но и организовать «обмен действиями», спла­нировать общую деятельность.

Общение как восприятие людьми друг друга

Поскольку человек вступает в общение всегда как личность, постольку он воспринимается и другим человеком — партнером по общению — также как личность. На основе внешней стороны поведения мы как бы «чи­таем» другого человека, расшифровываем значение его внешних данных (Рубинштейн, 1960. С. 180). Впечатления, которые возни­кают при этом, играют важную регулятивную роль в процессе об­щения. Во-первых, потому, что, познавая другого, формируется и сам познающий индивид. Во-вторых, потому, что от меры точнос­ти «прочтения» другого человека зависит успех организации с ним согласованных действий.

Если применить это рассуждение к конкретной ситуации об­щения, то можно сказать, что представление о себе через пред­ставление о другом формируется обязательно при условии, что этот «другой» дан не абстрактно, а в рамках достаточно широкой соци­альной деятельности, в которую включено взаимодействие с ним. Индивид «соотносит» себя с другим не вообще, а прежде всего преломляя это соотнесение в разработке совместных решений. В ходе познания другого человека одновременно осуществляется несколько процессов: и эмоциональная оценка этого другого, и попытка понять строй его поступков, и основанная на этом стра­тегия изменения его поведения, и построение стратегии своего собственного поведения.

Однако в эти процессы включены как минимум два человека, и каждый из них является активным субъектом. Следовательно, сопоставление себя с другим осуществляется как бы с двух сторон:

каждый из партнеров уподобляет себя другому. Значит, при по­строении стратегии взаимодействия каждому приходится прини­мать в расчет не только потребности, мотивы, установки другого, но и то, как этот другой понимает мои потребности, мотивы, уста­новки. Все это приводит к тому, что анализ осознания себя через другого включает две стороны: идентификацию и рефлексию.

3. Этика письменного делового общения и его роль в деятельности специалиста сервиса и туризма.

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном с внешними организациями, она один из необходимых элементов ведения любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т . д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

· письма оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

· письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

· независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

· содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том, случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Деловое письмо как документ информационно-справочного характера при соответствующем оформлении приобретает юридическую силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом.