Информация и документы

Информационные технологии в проекте – совокупность процессов сбора , хранения , поиска, переработки, отображения и передачи информации , используемой в проекте.

Для управления проектом требуется создание единой информационной системы, т.к. обмен информацией на разных уровнях.

Информационная система включает инструменты и технологии для сбора, хранения, обработки и распределения информации , полученной при выполнении проекта на всех стадиях, для всех функций процесса управления и в интересах участников в соответствии с их компетенцией и ответственностью. Принципиальное отличие от других, например корпоративных инфор. Систем в том, что большинство из них разрабатывается для поддержки отдельных функций. Такие системы структурированы по подразделениям компании . Информ. Система УП объединяет данные из различных подразделений, относящихся к конкретному проекту.

Для планирования и контроля хода выполнения проекта , для обеспечения информацией лиц, принимающих решения , разрабатывается и поддерживается в активном состоянии информационная модель проекта.

Информационная модель обеспечивает:

- централизованное хранение информации по календарным планам работ, ресурсам и стоимостным показателям;

- возможности быстрого анализа и влияния изменений в плане или ресурсном обеспечении на конечные результаты и показатели проекта;

- возможности распределенной поддержки и обновления данных в сетевом режиме функционирования;

Возможности автоматизированной генерации отчетов и графических диаграмм. Разработки документации и др.

В организационной структуре выделены как минимум 3 уровня управления , требующие специализированной информационной поддержки:

- Стратегический уровень УП (высшее звено руководства компанией или программой)

- Уровень управления отдельным проектом ( руководство проекта);

- Уровень исполнения работ (исполнители проекта).

На стратегическом уровне руководства информационная система обеспечивает сбор , обработку данных для принятия решений , связанных с утверждением целей, приоритетов, стратегическим планированием, и финансированием проектов, контролем достижения вех, промежуточных и конечных результатов проекта. Сбор информации из разных источников, представление в удобном виде.

На уровне УП обеспечивает и поддерживает планирование комплекса работ, организацию и контроль выполнения работ, анализ и регулирование хода исполнения проекта и закрытие проекта.

Важно: создание адекватной инф. Модели комплексов работ и ресурсов проекта, поддерживающих расчет модели при различных входных параметрах, обмен данными с другими уровнями управления и получение отчетов для анализа и оперативного управления.

На уровне исполнения заданий (пакетов работ) необходима детальная информация, регламентирующая и обеспечивающая выполнение работ. Информация поступает с уровня УП (или комплекса проектов) и из функциональных подразделений. Данные обрабатываются и поступают на вышестоящий уровень.

С появлением локальных и глобальных сетей возможна реализация распределенной интегрированной системы УП, обработка информации в режиме реального времени.

СТАНДАРТЫ

Стандарты и нормы- документы, устанавливающие общиепринципы, правила и характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов при осуществлении проекта.

Стандарты, инструкциии руководящие принципыустанавливают требования к системам, методам, процедурам и процессам, используемым при осуществлении проекта.

Управление, контроль и требованиядолжны соответствовать принятым стандарта нормам, которые представляют собой рабочий инструмент для использования при выполнении регулярных и нерегулярных процедур и процессов, выполняемых при осуществлении проекта.

В целом, стандартизация и нормативное регулированиенаправлены на достижение общего понимания используемой терминологии, разработку общих подходов и основ концептуальных соглашений в области управления проектами. За счет этого упрощается взаимодействие различных участников проекта из одной или нескольких организаций.

Широкое признание и использование стандартов, норм и правил должно достигаться гл тесного сотрудничества как участников проекта, так и внешних организаций (например, корпоративных и профессиональных ассоциаций).

Независимая от конкретной организации унификация и стандартизация выполняется национальными и интернациональными рабочими группами и комитетами по стандартизации. Эти организации в той или иной мере участвуют в создании норм, инструкции и стандарте области управления проектами.

Стандартизация проводится, как правило, национальными и международными рабочими группами и комитетами по стандартизации, такими как:

• Госстандарт РФ;

• Британский институт стандартизации;

• Немецкий институт стандартизации;

• Французская ассоциация по стандартам;

• Международная организация по стандартам (1S0).

Все они создают стандарты и инструкции в области управления проектами (см. список литературы). Классификация стандартов:

• международные;

• национальные;

• отраслевые;

• фирменные.

При разработкемеждународных и национальных систем требований в качестве базы используются стандарты семейства 1SО-9000.

Следует различать системы требований и стандартыв области управления проектами частности, два базовых международных документа,определяющих компетентность профессионалов в области проектного менеджмента (ICB-IPMA ,PMI )-системы требований, ISO 10006,10007 ,DIN –стандарты.

При управлении проектами выполнение проектно-ориентированных работ регулируется соответствующими сфере приложения общими и отраслевыми стандартами и нормами.

Процесс управления проектами регулируется специальными стандартами и инструкциями, относящимися к УП.