Контроль изменений предметной области договорной работы

Данный процесс управленческой деятельности обязательно должен быть полностью интегрирован с другими процессами контроля (контроль времени, контроль стоимости, контроль качества и др.) и обеспечивать уверенность в том, что принятые изменения произошли и привнесли в бизнес фирмы определенный эффект.

Для контроля изменений предметной области договорной работы необходима следующая информация:

- отчетность о ходе и результатах текущей хозяйственной деятельности фирмы;

- отчетность о ходе заключения и исполнения договоров;

- запросы на изменения (могут потребовать расширения или сужения) предметной области договорной работы.

Запросы на изменения, как правило, являются результатом внешнего события (изменения законодательства, резкое падение курсов национальной и иностранных валют и др.), а также ошибок или упущений в определении предметной области договорной работы.

Для контроля изменений предметной области договорной работы можно применять:

- систему управления изменениями предметной области - определяет процедуры, с помощью которых можно изменить предметную область договорной работы. Она включает работу с документацией, системы мониторинга, процедуры рассмотрения и утверждения, необходимые для санкционирования изменений договорной работы. Эта система должна быть взаимосвязана с системой общего контроля изменений;

- технологии определения степени отклонения от плана - важная часть контроля изменения предметной области договорной работы, позволяющая определить, что именно вызывает отклонения, и принять решения относительно того, требуют ли данные отклонения корректирующих воздействий.

Обычно в результате контроля изменений предметной области договорной работы предпринимаются определенные корректирующие воздействия, т.е. действия, предпринимаемые для того, чтобы адаптировать предметную область договорной работы к постоянно изменяющимся условиям хозяйственной среды.

Иногда результатом контроля изменений предметной области договорной работы может стать модификация предметной области договорной работы, существенно отличающаяся от заранее утвержденной ее версии. В таком случае необходимо откорректировать запланированные сроки, цены и иные показатели договорной работы. Соответствующие коррективы вносятся в сводный календарный план договорной работы. Обо всех изменениях персонал, занятый в договорной работе, извещают в установленном порядке.

Контроль выполнения календарного плана договорной работы

Контроль выполнения календарного плана договорной работы необходим для:

- определения фактического состояния договорной работы;

- выявления отклонений в расписании от запланированного хода мероприятий;

- определения факторов, оказывающих негативные влияния на сроки выполнения мероприятий договорной работы;

- корректировки расписания договорной работы с учетом изменений;

- одобрения уточненного расписания договорной работы и доведения его до исполнителей.

Для контроля календарного плана необходима следующая информация:

- отчетность об исполнении запланированных и внеплановых мероприятий договорной работы. Отчеты должны содержать информацию о сроках выполнения мероприятий, анализ отклонений фактических сроков выполнения от запланированных, а также прогнозируемые сроки выполнения мероприятий.

- запросы на изменения договорной работы. Нарушения сроков выполнения мероприятий договорной работы могут потребовать пересмотра расписания мероприятий договорной работы. Предлагаемые изменения специалисты рекомендуют оформлять в виде запросов. Все вводимые в расписание корректировки должны согласовываться с остальными функциями договорной работы.

При контроле календарного плана договорной работы используются:

- система контроля изменений расписания - определяет процедуры изменения календарного плана договорной работы. Она включает работу с учетной и отчетной документацией, систему мониторинга, процедуры санкционирования и внесения изменений. Контроль изменений календарного плана договорной работы должен быть интегрирован с системой общего контроля изменений;

- расчеты степени выполнения мероприятий договорной работы, при которых используются методы вычисления отклонений в ту или иную сторону от исходного плана. Важной частью контроля календарного плана договорной работы будет являться анализ отклонения и принятие решений о корректирующих воздействиях для ликвидации нежелательных отклонений от утвержденного расписания;

- корректировка расписания - перераспределение ресурсов, пересмотр оценок продолжительности работ, зависимости между работами и их последовательности и др. Мероприятия договорной работы не всегда выполняются строго по разработанному плану. Текущее состояние событий и прогнозируемые изменения часто требуют корректировки календарного плана договорной работы. Поэтому могут быть разработаны и проанализированы альтернативные варианты расписания работ невыполненной части плана.

По мере необходимости принимается решение о корректировке расписания договорной работы. Это делается для приведения ожидаемых и прогнозируемых сроков выполнения в соответствие с запланированными. Корректирующие воздействия при управлении договорной работой по временным параметрам осуществляются для обеспечения своевременного выполнения необходимых мероприятий;

- программные продукты, возможности которых позволяют сравнивать запланированные даты с фактическими и, соответственно, определять степень выполнения мероприятий договорной работы.

Очень часто в результате контроля календарного плана возникает необходимость в его модификации. Эти модификации получают в результате оценки информации и корректировки расписания мероприятий договорной работы. О принятых изменениях должны быть уведомлены исполнители в установленном порядке.

Модифицированное расписание, исходные и фактические сетевые графики работ, причины отклонений, обоснования принятых корректирующих воздействий следует документировать для использования в последующих периодах.