Разработка логической модели управления документооборотом
Ниже показана ER-диаграмма организации Управление социальной поддержкой населения (Рис.3.), показывает взаимодействие сущностей и атрибутов. Данная Er-диаграмма построена в нотации Питера Чена. В исследуемой предметной обрасти имеется семь сущностей: Вид документа, документы, журнал, сотрудники, контроль, должности, подразделения.
Вид документа – содержит справочную информацию о видах документа, используемых в организации;
Документы – содержит сведения о документах организации;
Журнал – содержит сведения о документах и исполнителях записывающихся в журнал;
Сотрудники – содержит информацию о сотрудниках;
Контроль – содержит информацию о контроле за исполнением документов;
Должности – содержит информацию о должностях.
Подразделения – содержит информацию о подразделениях;
Атрибут вид сущности вид документа связан с атрибутом вид документа сущности документы. Атрибут документ сущности документы связан с атрибутом документ сущности журнал. Атрибут исполнитель сущности журнал связан с атрибутом сотрудник сущности сотрудники. Атрибут должность сущности сотрудники связан с атрибутом должность сущности должности. Атрибут подразделение сущности сотрудники связан с атрибутом подразделение сущности подразделения. Атрибут документ сущности контроль связан с атрибутом документ сущности документы. Атрибут кто контролирует сущности контроль связан с атрибутом руководитель подразделения сущности подразделение.
Рис.3.Логическая модель данных
1.2. Постановка задачи.
Исследование потоков данных (DFD до), выявление проблемных мест информационной системы и предложения повышения эффективности и производительности системы в результате автоматизации (DFD после)
В ходе работы было проведено иследование потоков данных организации и построена DFD диаграмма. При иследовании было выявлено что клиент организации или внешняя организация передает организации документы которые проходят регистрацию и записываются в журнал. После чего с этими документами проводятся работы для этого на выполнение этих работ прикрепляется работник организации (прикрепляется к исполнителю), после чего делается запись в журнале о приклеплении документа, дата до которой работы должны быть сделаны. Для контроля за исполнением работ есть журнал контроля в котором делается запись о поставке на контроль документа и информация о нем. После выполнения работ с документом ставится дата когда была закончена работа после чего документ над которым проводились работы снимается с контроля и отправляетя в архив или клиенту, внешней организации. При надобности создаётся статистика.
Проблемным местом информационной системы является то что вся информация о документах, о их исполнении, поставке на контроль и снятии с него вносится вручную что сильно влияет на скорость выполнения работ, поиск документов, что сильно повлияет на эффективность работы организации и комфорт работы сотрудников. Для решения этих проблем должна быть проведена автоматизация системы что упрастит работу по введению и просмотру информации о документах, поиску документов, ведению контроля, а также будет автоматическое создание отчетов что ускорит работу так как не придётся создавать их вручную. Потоки данных не автоматизированной системы показанны на DFD до (Рис.4). Потоки данных автоматизированной системы системы показаны на DFD после (Рис.5).
Рис.4. Потоки данных (DFD ДО)
Рис.5. Потоки данных (DFD ПОСЛЕ)