Классификация аудитории, которой представляется презентация

· Презентация для бизнесменов

· Презентация для чиновников

· Презентация для академической аудитории

· Презентация для учащихся

· Презентация для представителей некоммерческих организаций

· Презентации, представляемые иностранной аудитории

· Подготовка демонстрационного материала для сопровождения доклада

Подготовка презентации

Основная цель любой презентации, сопровождающей доклад – акцентировать внимание аудитории на том или ином вопросе. Подготовка демонстрационного материала включает в себя две различных задачи:

• первая – содержательная часть слайдов – целиком находится в компетенции самого докладчика;
• вторая – оформление доклада – должно выполняться по утвержденным в организации правилам с использованием шаблонов, соответствующим теме доклада. Шаги по подготовке презентации

1. Разбейте доклад на ряд логически завершенных блоков с целью создания структуры доклада. Каждому логическому блоку должно соответствовать не менее одного слайда.
2. Сформулируйте краткой и ясной фразой главный смысл каждого логического блока. Именно эта фраза будет выступать заголовком слайдов соответствующего блока.
3. Для каждого логического блока выделите ключевые положения или данные. Оптимально это от 2 до 5 подобных фраз (соответственно, 10-15 слов). Данные лучше представить в виде таблицы или диаграммы.
4. Сформулируйте основные выводы доклада.
5. Определите, какое количество демонстрационных слайдов необходимо, какие материалы они должны содержать.

Стандартный набор слайдов презентации доклада включает:

• титульный слайд;
• не менее одного информационного слайда на каждый логический блок доклада;
• слайд или несколько слайдов с итогами и выводами доклада. Возможно, потребуются слайды с промежуточными выводами;
• заключительный слайд.
1. Подготовьте исходные данные для графического иллюстративного материала.

В большинстве случаев достаточно ограничиться круговыми и столбиковыми диаграммами, графиками. В ряде случаев оправдано появление на слайдах рисунков и фотоматериалов.

1. Определите целесообразность применения и характер мультимедиа-эффектов. В частности, спланируйте использование анимации для привлечения внимания аудитории к принципиально важным элементам демонстрируемых слайдов.
2. На основе собранного таким образом материала, опираясь на решения и шаблоны, утвержденные в организации, создайте набор демонстрационных слайдов, необходимых для сопровождения доклада.

Основные ошибки

1. Самая распространенная ошибка – перегруженность слайдов информацией и оформлением в ущерб наглядности и согласованности с текстом доклада. Например, если на слайде приведен некий набор тезисов или положений, то площадь, занимаемая текстом, не должна превышать 60-70% от площади слайда.

Если не брать в расчет стандартные элементы оформления (заголовок, номер слайда и т. д.), рекомендуется, чтобы общее количество элементов оформления на слайде не превышало четырех. Даже на самом сложном слайде желательно размещать не более чем один-два блока текста из нескольких тезисов, один рисунок или две диаграммы либо один блок текста и три диаграммы и т.д.

1. Часто от слайда к слайду не соблюдается преемственность набора элементов оформления, несущих чисто визуальную нагрузку: логотип организации, вертикальные и горизонтальные разделительные полосы, оформление списков.

Например, если в первых слайдах горизонтальная разделительная полоса имела черный цвет, то на очередном слайде она не должна вдруг стать цветной или превратиться в волнистую линию. На одном слайде рекомендуется использовать не более трех элементов оформления, а по всему набору слайдов желательно ограничиться пятью элементами.

1. Процесс появления и размещения на слайде очередного элемента или фрагмента диаграммы следует ограничить двумя-тремя простыми эффектами анимации.
2. Неправильно расставленные на слайде акценты отвлекают слушателей от основных тезисов доклада.

Еесли нужно выделить числа или тезисы, на которые необходимо обратить внимание, то, возможно, самое лучшее решение – оформить их более крупным шрифтом или другим цветом по сравнению с остальными.

1. Докладчик повторяет то, что написано на слайдах презентации. Одной из наиболее распространенных и вредных привычек является чтение текста, размещенного на слайдах. Это не только избыточность, но и верный способ сделать скучной любую, даже самую яркую презентацию.

Показ презентации должен сопровождаться устной речью, дополняющей и описывающей отображаемую на экране информацию, но не пересказывающей текст слайда.

1. Еще одна распространенная ошибка – отсутствие паузы в речи докладчика на время отображения слайда. Это рассеивает внимание аудитории.

При правильном планировании презентации сначала должен отображаться новый слайд, аудитории дается какое-то время на то, чтобы прочитать и понять информацию слайда, и только затем следуют комментарии докладчика, уточняющие и дополняющие показанное на экране.