Поля «Номер», «Вид документа», «Принявший орган»

«Дата», «Название документа»»

I. Цель работы:

1. Методика поиска документа в зависимости от того, какие реквизиты известны.

2. Словари полей. Поиск нужного значения в словаре. Фильтры в словарях.

3. Методика и техника составления запроса в поле «Название документа» (вкладка «Основной поиск»).

4. Особенности работы с полем «Дата».

II. Теоретическая часть:

1. В данной и последующих темах, связанных с поиском документов с использованием Карточки поиска, необходимо одновременно решать две задачи: знакомить обучающихся с методикой поиска документов в различных ситуациях и одновременно объяснять технические вопросы по работе с Карточкой поиска. Теоретически можно было бы разделить эти две стороны обучения, но практически это сделать вряд ли удастся из-за недостатка времени. Кроме того, чтобы держать внимание и интерес аудитории, необходимо решать больше практических примеров, а довольно обширный теоретический материал давать не весь сразу, а «вкраплять» небольшими порциями по ходу решения примеров. Ввиду ограниченности времени необходимо подбирать примеры таким образом, чтобы на одном примере в комплексе показать сразу несколько свойств и возможностей, в том числе и технического характера, и по методике поиска. В то же время не следует бояться лишний раз повторить какое-то свойство: это будет способствовать его лучшему пониманию и запоминанию, особенно при условии, что свойства не приводятся все сразу, а оказываются разбросанными по всему занятию.

2. Обратите особое внимание обучающихся на необходимость очистки Карточки поиска перед началом выполнения примера.

3. При заполнении строки поиска в словаре поля имеет смысл специально задать неверное значение, которого нет в словаре. Показать, что набираемое в строке поиска значение в определенный момент (когда в словаре не остается значений, соответствующих набранному фрагменту) меняет цвет на красный. Обратить внимание на то, что содержание отфильтрованного словаря не меняется по сравнению с полученным на предыдущем шаге, что позволяет сориентироваться в списке и выбрать нужное значение, например, перебором (если оставшийся список не очень велик).

4. Используйте в поле «Номер» условие действия фильтра «Любое вхождение» и поясните, что такой вариант позволяет в случае сложного номера (содержащего спецсимволы типа /, @ и пр.) задавать для поиска нужного номера только его фрагмент.

5. При работе с фильтром следует рекомендовать обучающимся обязательно отмечать галочкой нужное значение словаря перед тем, как нажимать кнопку , даже если в словаре осталось одно требуемое значение. Иначе в другой ситуации, когда в словаре останется несколько значений, пользователь «на автомате» может занести в поле не то значение, которое ему требуется, а то, на котором установился курсор по умолчанию.

6. При использовании поля «Название документа» обратите внимание обучающихся на необходимость проверки правильности формулировок: система проверит орфографию и, если заданного слова не существует, выдаст соответствующее сообщение, но может случиться так, что вместо нужного слова будет задано другое, сходное по написанию. В результате искомые документы не будут найдены.

Если ищется конкретный документ, то в этом случае, как правило, известны какие-либо реквизиты документа: номер документа, вид документа, принявший орган, (примерное) название, (примерная) дата принятия. Таким образом, для поиска конкретных документов обычно используются поля «Номер», «Название документа», «Вид документа», «Принявший орган», «Дата», «Номер в Минюсте», «Дата в Минюсте».

При таком виде поиска следует определить, какие реквизиты документа известны (хотя бы приблизительно), и задать их в соответствующих полях Карточки поиска. Если реквизиты известны приблизительно, то следует задать несколько возможных значений, соединив их логическим условием ИЛИ (для поля «Дата» задать диапазон дат). Очевидно, что наличие точных реквизитов документа позволяет его найти без особого труда.

Поиск документов в системе основан на принципе последовательного сужения круга соответствующих запросу документов. При заполнении полей Карточки поиска следует обращать внимание на информацию в нижней части Карточки поиска о количестве документов из разных И Б, удовлетворяющих запросу. После заполнения очередного поля количество документов, удовлетворяющих запросу, будет уменьшаться. Указанная информация поможет принять решение: сформировать список или уточнить запрос. Обычно достаточно заполнить не более двух-трех полей.

Наиболее простой для поиска необходимого документа вариант — тот, когда известен номер документа: в большинстве случаев достаточно указать только этот реквизит. Следующим по эффективности поиска документа является поле «Название документа». Поля «Вид документа», «Принявший орган» и «Дата» (если дата принятия документа известна не точно, а только приблизительно) обычно используются для уточнения запроса. Поля «Номер в Минюсте» и «Дата в Минюсте» используются редко.