И требования к ее оформлению
1.Норматиивно-методические документы по делопроизводству и организации архивного хранения документов
2. Классификация, унификация и стандартизация в делопроизводстве
3.Требования к качеству управленческого документа
1. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Общее методическое руководство в области архивного дела в России осуществляет Федеральное архивное агентство (Росархив), которое находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Ведущая научная организация в этой области — Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
В течение многих лет одним из основных нормативных документов для делопроизводственных служб всех государственных органов власти и управления, ведомств, организаций и предприятий была «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ), последняя редакция которой была утверждена в 1988 г.
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, а также совершенствования работы аппарата управления ГСДОУ устанавливала единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основные положения ГСДОУ отражали и закрепляли традиционную для России модель делопроизводства. В связи с изменением нормативно-правовой базы ДОУ и совершенствованием технологий работы с документами некоторые нормы ГСДОУ в настоящее время уже устарели.
«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (в действующей редакции 2005 г.) — комплексный документ, содержащий основные правила документирования и работы с документами и, к сожалению, отражающий, в основном, традиционные технологии делопроизводства. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Как следует из названия, инструкция предназначена для федеральных органов власти, однако службы делопроизводства организаций и предприятий могут использовать ее положения при разработке своей индивидуальной инструкции по делопроизводству.
«Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти», утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 28.06.2005 № 452, устанавливает, что основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти определяют регламент и инструкция по делопроизводству этого федерального органа. Типовой регламент закрепляет порядок подготовки и оформления таких документов федерального органа, как его решения, нормативные правовые акты в установленной сфере его деятельности, а также проекты актов, вносимых федеральным органом на рассмотрение в Правительство Российской Федерации. Кроме того, он определяет порядок рассмотрения отдельных видов обращений, в том числе организаций и граждан.
«Основные правила работы архивов организаций» (2002 г.) регламентируют хранение документов в делопроизводстве (требования к номенклатурам дел, порядок формирования дел в делопроизводстве, проведения экспертизы ценности документов, выделения документов к уничтожению, подготовку дел к передаче в архив), а также содержат методику работы с документами в архиве организации (комплектование архива, обеспечение сохранности использования документов архива, порядок передачи документов на постоянное хранение и т.д.). Правила позволяют создавать архивы документов на электронных носителях и принимать электронные документы обычными архивами организаций, которые в этом случае обязаны обеспечить сохранность, отбор, учет, использование, а также подготовку и передачу таких документов на государственное хранение.
Ни один правовой акт Российской Федерации напрямую не запрещает создание и хранение документов исключительно в электронной форме, тем более документов негосударственных организаций. Тем не менее отечественная нормативно-методическая база, особенно в области хранения документов в электронной форме, значительно отстает от практики использования электронных документов в делопроизводстве российских организаций и предприятий, а также от нормативных актов развитых стран в этой области. Кроме того, по мнению Н. А. Храмцовской, «наши архивы сейчас не готовы к приему документов на электронных носителях и к организации надежного и профессионального долговременного хранения таких материалов» [85].
В течение нескольких десятилетий отечественные специалисты службы ДОУ в государственных и негосударственных организациях разных видов деятельности для определения сроков хранения и при отборе на уничтожение управленческих документов использовали единый и обязательный для всех нормативный документ — «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения» (последняя редакция 2000 г.). К сожалению, его содержание в достаточной мере устарело: оно не отражает изменения законодательства, и в нем отсутствуют многие виды появившихся в последние годы документов.
Российская законодательная и нормативная база в этой части в настоящее время характеризуется запутанностью, неполнотой и изменчивостью [82].
В соответствии с законодательством об архивном деле сроки хранения документов устанавливают федеральные законы и иные нормативные правовые акты федерального уровня, а также перечни, которые разрабатывают федеральные органы исполнительной власти для собственных нужд и подведомственных им организаций.
Так, в Федеральном законе «Об акционерных обществах» указано, что акционерное общество хранит документы в течение сроков, установленных федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. А, например, в законодательстве об обществах с ограниченной ответственностью ничего не сказано ни о сроках хранения документов, ни об органе, ответственном за их установление. Эти коммерческие организации никому не подведомственны, поэтому для них разработанные федеральными органами перечни не являются нормативными документами.
В федеральных законах прослеживается тенденция усложнения правил установления сроков хранения документов. Уже сейчас выявляются нормативные акты, устанавливающие для одинаковых документов разные сроки хранения.
Существующие требования к составу управленческой документации, правилам подготовки и оформления управленческих документов (в основном это касается организационно-распорядительных документов — ОРД) закреплены в разработках Госстандарта России.
По мнению документоведов, среди недостатков нормативно-методической базы в области ДОУ — ее ориентирование преимущественно на государственные (бюджетные) структуры и на организационно-распорядительные документы [70]. Например, бухгалтерские, статистические, банковские и другие документы юридически не подпадают под действие стандарта по оформлению ОРД, хотя, по сути, все документы должны оформляться (подписываться, датироваться, регистрироваться, издаваться на бланках) по принципиально единым правилам.
Уже два года специалисты Росархива и ВНИИДАД говорят о необходимости принятия федерального закона «О документационном обеспечении управления», который будет обязателен для исполнения всеми юридическими и физическими лицами. Методическим материалом для службы делопроизводства в коммерческих организациях могла бы стать «Типовая инструкция по документационному обеспечению управления в организациях».
В условиях неполноты, изменчивости, а порой и противоречивости правовой и методической базы в сфере работы с документной информацией можно рекомендовать руководителям и работникам отделов ДОУ коммерческих организаций при составлении внутренних нормативных актов по делопроизводству и хранению документов обращаться к специалистам — архивистам и документоведам.
2. КЛАССИФИКАЦИЯ, УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
В начале 1970-х годов в СССР начала создаваться «Общегосударственная автоматизированная система сбора и обработки информации для целей планирования и управления народным хозяйством» (ОГАС). При ее разработке возникла проблема систематизации больших объемов документной информации в целях последующей обработки информации средствами электронно-вычислительной техники.
Для систематизации и упорядочения документной информации использовали три процесса: классификация, унификация и стандартизация.
Слово «классификация» происходит от латинских слов.Классифицировать — это распределять какие-либо объекты по классам (отделам, разрядам) в зависимости от их общих признаков.
В целях классификации информации была создана Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ), работа над которой продолжается и в наши дни. Задача системы состоит в разделении технико-экономической и социальной информации на группы объектов, а затем присвоении этим группам и объектам определенных кодов. Объекты классификации и кодирования в ЕСКК ТЭСИ — технико-экономические объекты, используемые в различных областях деятельности народного хозяйства страны, и их свойства.
Было выделено восемь групп информации: 1 — социальная информация; 2 — информация по описанию организации экономики; 3 — информация о продукции, видах экономической деятельности и оказываемых услугах; 4 — информация о природных и трудовых ресурсах; 5 — информация о финансово-кредитной сфере; 6 — информация об управленческой документации, показателях и единицах измерения; 7 — информация о стандартах и технологических процессах; 8 — прочие виды технико-экономической и социальной информации.
Элемент ЕССК ТЭСИ — общероссийский классификатор, а вся система — совокупность классификаторов (в настоящее время их около 40).
Классификатор ЕСКК ТЭСИ — систематизированный свод (список) наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации. Общероссийские классификаторы ТЭСИ относят к нормативным документам, они по своему статусу соответствуют государственным стандартам Российской Федерации.
Наиболее часто для кодирования информации, содержащейся в управленческой документации, в настоящее время используют:
• Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), объекты классификации которого — предприятия и организации — авторы документов;
• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который определяет код формы документа. Классификация объектов осуществляется параллельно с унификацией их форм.
Унификация означает приведение каких-либо объектов (в том числе документов) к единой системе, форме и единообразию.
Унификация приводит к сокращению множества объектов, установлению рационального единообразия в любой деятельности, в том числе и документировании.
В результате унификации документов создается унифицированная форма документа (УФД), применение которой позволяет улучшать качество документов, снижает затраты на их изготовление, передачу и обработку. Это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. УФД — это партитура, по которой будет «разыгрываться» информация. Такие свойства управленческой информации, как ее повторяемость и тематическая ограниченность, облегчают создание УФД для каждого типового управленческого действия.
Унифицированная форма документа (УФД) — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унифицированные и взаимоувязанные формы документов, обеспечивающие документированное представление данных в определенных видах управленческой и хозяйственной деятельности, объединяют в унифицированные системы документации (УСД).
Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
В Российской Федерации созданы следующие унифицированные системы управленческой документации: 1 — система плановой документации (УСПД); 2 — система первичной учетной документации (УСПД); 3 — система организационно-распорядительной документации (УСОРД); 4 — система расчетно-денежной документации (УСРДД); 5 — система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации (УСФБД); 6— система отчетно-статистической документации (УСОСД);7— система документации по ценообразованию (СДЦ); 8 — система документации по материально-техническому снабжению и сбыту (УСДМТСС): 9 — система документации по торговле (УСДТ); 10 — система документации по изобретениям и открытиям (УСДИО): 11 — система документации по труду и социальным вопросам (УСДТСВ); 12 — система документации по бытовому обслуживанию населения (УСДБОН); 13 — система документации для оперативного планирования и управления работой транспортного узла (УСДОУТУ).
К унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) относят распорядительные, организационные, информационно-справочные документы и документацию по трудовым отношениям. В ней каждой УФД присвоен определенный код в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
Структура кодового обозначения УФД по ОКУД
Коды по ОКУД – Наименование формы или классификационной группировки
02 – Унифицированная система организационно-распорядительной документации (класс УФД)
0211–Документация по созданию, организации предприятия (подкласс УФД)
0211111–Положение о структурном подразделении (УФД)
7–Контрольное число
Код формы по ОКУД, в основном, используют в кадровой документации и бухгалтерской документации.
Для установления правил оформления документов используют принцип стандартизации.
Стандартизация — деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и услуг, а также повышения конкурентоспособности продукции, работ и услуг. Стандартизация в Российской Федерации осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» и носит рекомендательный характер.
УСОРД включает в себя государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению.
В курсе «Документирование управленческой деятельности» изучается стандарт УСОРД — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который устанавливает правила оформления реквизитов документов УСОРД.
Ранее Госстандартом России были утверждены еще ныне действующие в области делопроизводства стандарты, среди которых:
• ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы», установивший стандарты для производства бумаги и изготовления изделий из нее (папки, конверты и т.д.);
• ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования», установивший правила по оформлению обложек дел постоянного и длительных сроков хранения;
• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», нормативно закрепивший терминологию ДОУ.
Важный вклад в национальную систему стандартизации деятельности ДОУ внесет после его принятия ГОСТ Р ИСО 15489 «Информация и документация — Управление документами», проект которого в 2006 г. прошел публичное обсуждение.
Использование электронных документов и информационно-коммуникационных технологий в деятельности предприятия и ДОУ вызывает необходимость обращения к стандартам, регламентирующим эту сферу.
Национальные стандарты, входящие в систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД), нормативно упорядочивают информационные процессы, обеспечивающие доступ к информационным фондам.
Так, ГОСТ 7.70-2003 «Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик» устанавливает состав, содержание и представление реквизитов описания электронных информационных ресурсов, являющихся базами данных и автоматизированными информационными массивами.
В серию стандартов «Информационная технология» входит ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», в котором закреплена терминология электронного обмена информацией. К этой серии относится и комплекс стандартов на автоматизированные системы, содержащих правила создания и эксплуатации компьютерных систем и технологий обработки документации.
Например, ГОСТ 34.601-90 «Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания» выделяет восемь стадий в создании автоматизированных систем (АС), используемых в различных сферах деятельности: формирование требований к АС, разработка концепции АС, техническое задание, эскизный проект, технический проект, рабочая документация, ввод в действие, сопровождение АС.
Как инструменты упорядочения работы с документной информацией классификация, унификация и стандартизация должны в обязательном порядке использоваться при документировании управленческой информации и организации работы с документами на любом предприятии. Результатом этой работы является создание:
• номенклатуры дел предприятия, которая исполняет роль классификатора документов предприятия;
• табеля форм документов (списка унифицированных форм документов предприятия с указанием этапов их подготовки) и альбома форм (образцов) документов предприятия;
• инструкции по делопроизводству, являющейся внутренним стандартом предприятия в области работы с документами и регламентом, обязательным для исполнения работниками предприятия.