Добавление, удаление и перемещение полей

Для добавления нового поля между уже существующими полями:

1) установите курсор в поле, перед которым хотите добавить

новое поле;

2) выберите команду Вставка > Строки.

Для удаления поля из БД:

Свойство	Назначение
размер поля	задает максимальное число символов для ввода в данное поле.
Новые значения	определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей.
Формат поля	задает формат вывода значений данного поля.
Число десятичных знаков	определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел.
Маска ввода	задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле.
Подпись	определяет текст, который выводится в качестве подписи поля.
Значение по умолчанию	позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи.
Условие на значение	определяет требования к данным, вводимым в поле.
Сообщение об ошибке	позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение.
Обязательное поле	указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.
Пустые строки	определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк («»).
Индексированное поле	определяет индекс*, создаваемый по одному полю.

Рис. Свойства и назначение полей

1) выделите всю строку поля, щелкнув курсором на серой кнопке слева от имени поля (курсор примет вид стрелки, направленной вправо);

2) выберите команду Правка >Удалить или нажмите клавишу

<Delete>.

Для изменения порядка следования полей:

1) выделите всю строку поля, щелкнув курсором на серой

кнопке слева от имени поля (курсор примет вид стрелки,

направленной вправо);

Индекс — средство Microsoft Access, ускоряющее поиск и сортировку в таблице. Ключевое поле таблицы индексируется автоматически. Не Допускается создание индексов для полей типа MEMO и «Гиперссылка» или полей объектов OLE.-Колонтитул

2) переместите с помощью мыши строкувновое место (над тем полем, перед которым хотите расположить).

Сохранение структуры таблицы

Если структура была создана иди изменена, ее необходимо сохранить. Для сохранения структуры таблицы:

1. Нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов или

выберите команду Файл > Сохранить.

2. Если таблица еще не сохранялась, то в появившемся диалоговом окне введите имя таблицы в соответствующее поле.

3. Нажмите кнопку ОК.

4. Если новая таблица не имеет ключевого поля, для автоматического создания ключа нажмите кнопку Да.

Ввод записей

Ввод записей выполняется в режиме работы с таблицами. Переход к табличному представлению БД осуществляется с помощью кнопки Режим таблицы панели инструментов или с помощью команды Вид > Режим таблицы.

На панели состояния внизу экрана отображается описание каждого поля.

Переход на нужное поле или запись

Для перехода между столбцами и к следующей записи используется клавиша <ТаЬ> или комбинация клавиш <ShiftXTab>.

Для перехода между записями также служат кнопки переходов в нижнем левом углу окна, где также отображается общее количество записей и номер текущей записи.

Для перехода к конкретной записи вместо номера текущей записи нужно ввести новый номер и нажать клавишу <Enter>.

Переход к другой записи также может быть осуществлен с помощью команды Правка> Перейти.

Быстрый путь ввода данных

Копирование данных из предыдущей записи. Для копирования данных из аналогичного поля предыдущей записи в текущую надо нажать <Ctrl><"> (кавычки).

Вставка текущего времени или даты. Чтобы вставить текущую дату надо нажать <Ctrl><;> (точка с запятой).

Чтобы вставить текущее время надо нажать <Ctrl><:> (двоеточие).

Инструменты редактирования Windows. Для экономии времени при вводе данных также можно пользоваться инструментами редактирования Windows: вырезанием (<Ctr><X>), копированием (<Ctrl><C>) и вставкой (<Ctrl><V>) в буфер.

Сохранение данных

В MS Access изменения сохраняются автоматически при следующих действиях:

• переход к следующей записи;

• закрытие режима таблицы или формы. Чтобы сохранить запись без перехода к другойзаписи, выполните команду Записи > Сохранить запись.

Добавление и удаление записей

Обычно таблица имеет в конце пустую запись для добавления новых данных.

Для добавления данных в новую запись:

1. Перейдите на первое пустое поле новой записи.

2. Введите значение и нажмите клавишу <ТаЬ> для переходах

следующему полю.

Для удаления записей:

1. Выделите записи для удаления, щелкнув курсором на серой кнопке слева от первой удаляемой записи и переместив указатель вдоль требуемых записей.