Деловые письма в коммерческой работе и переговоры по телефону
Телефонные переговоры и достигнутые при них договоренности, имеют ту же силу, что и соглашения при встречах и деловой переписке. Выполнение телефонных договоренностей свидетельствует о проявлении высокого уровня доверия и уважения к партнеру. На телефонные переговоры необходимо оформлять записи бесед и передавать их в досье переговоров.
Кроме устных переговоров предприниматели используют деловую переписку, в частности коммерческие письма. Такие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридического лица и имеют правовую силу, то есть могут быть обжалованы в суде.
Письменные переговоры могут быть организованы двумя способами. При первом способе инициатива вступления в переговоры исходит от продавца, при втором – от покупателя.
По своему функциональному назначению выделяют три вида коммерческой переписки: запрос – ответ на запрос; предложение (оферта) – ответ на предложение (акцепт); рекламация (претензия) – ответ на рекламацию (претензию).
Запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу с просьбой дать подробную информацию о товарах и направить предложение на поставку товара.
В запросе указывается наименование товара и условия, на которых партнеру желательно получить товар, например, количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки, условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется при подготовке к заключению контрактов.
Ответ на запрос должен быть дан, как правило, в 10-ти дневный срок, в котором сообщается необходимая информация, в частности: принятие вопроса к рассмотрению; выяснение возможности поставки товара; отказ поставить товар; изменение условий поставки; обещание направить предложения на поставку товара.
В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет ему предложение (оферту).
Предложение (оферта) – формальное приглашение заключить коммерческую сделку, содержащее все существенные условия соглашения: ассортимент, количество, цены, сроки, ответственность сторон.
Оферты могут быть твердыми и свободными. Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей.
Предложение может быть направлено покупателю как ответ на запрос, так и по инициативе продавца.
При этом, как правило, указывается наименование предлагаемого товара, количество, качество, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия в зависимости от характера товара.
При ответе на предложение, в случае если покупатель согласен со всеми его условиями, он подтверждает принятие предложения от продавца, то есть акцептует сделку. Принятием предложения является конкретного заказа или заключение договора (контракта).
Если покупатель не согласен с условиями предложения или если он не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он в письменной форме отклоняет его.
Если покупатель не согласен с каким-либо условием предложения, он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка или проходят переговоры до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность по всем основным элементам сделки.
Использованная литература
1. Беседина В.Н. Основы логистики в торговле / В.Н.Беседина, А.А.Демченко. – М.: Экономист, 2005. – 157 с.
2. Виноградова, С.Н. Коммерческая деятельность / С.Н. Виноградова, О.В. Пигунова. – Минск: Вышэйшая школа, 2006. – С. 95 – 109.
3. Панкратов Ф.Г. Коммерческая деятельность – М.: «Дашков и Ко», 2005. – 504 с.
4. Синецкий Б.И. Основы коммерческой деятельности / Б.И.Синецкий. – М.: Юристъ, 1998. – 659 с.
Контрольные вопросы
1.Функциональные цели деловых переговоров, их содержание.
2.Сущность и назначение деловых переговоров. Их роль в коммерческой работе.
3.Какие существуют виды деловых переговоров.
4.Порядок подготовки к деловым переговорам. Значение подготовки для результатов переговорного процесса.
5.Порядок проведения деловой встречи. Деловой протокол.
6.По каким показателям проводится анализ результатов переговоров.
ВОПРОС ДЛЯ СЕМИНАРА
1. РАЗНЫЕ ФОРМЫ ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ ПЕРЕГОВОРОВ: СОБСТВЕННО ПЕРЕГОВОРЫ (ВСТРЕЧА), ПЕРЕГОВОРЫ ПО ТЕЛЕФОНУ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОММЕРЧЕСКОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ. СОДЕРЖАНИЕ КАЖДОЙ ФОРМЫ, ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ.
ЛИТЕРАТУРА
1. Беседина В.Н. Основы логистики в торговле / В.Н.Беседина, А.А.Демченко. – М.: Экономист, 2005. – 157 с.
2. Виноградова, С.Н. Коммерческая деятельность / С.Н. Виноградова, О.В. Пигунова. – Минск: Вышэйшая школа, 2006. – С. 95 – 109.
3. Панкратов Ф.Г. Коммерческая деятельность – М.: «Дашков и Ко», 2005. – 504 с.
4. Синецкий Б.И. Основы коммерческой деятельности / Б.И.Синецкий. – М.: Юристъ, 1998. – 659 с.