Баланс рабочего времени

Совокупное время, которым организация располагает для своей деятельности в течение данного периода, образует календарный фонд рабочего времени.Он определяется путем умножения среднесписочного числа работников на календарное количество дней периода и состоит из номинального, или полного табельного фонда времени, праздничных и выходных дней, а также сокращенных часов в предпраздничные дни и для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством.

Полный табельный фонд состоит из максимально возможного фонда (время работы в соответствии с законодательством), который является главным объектом рационализации, и ежегодных и дополнительных отпусков. В свою очередь, максимально возможный фонд состоит из явочного фонда и неявок.

Явочный фонд времени включает полезный фонд (производительно используемое время и время внутренних целодневных простоев и неявок ¾ отпусков по болезни, учебе; неявок, разрешенных законом и администрацией; прогулы).

Полезный фонд времени состоит из реального фонда (фактически отработанное время) и внутрисменных простоев и потерь. Он включает производственное время, связанное с выполнением должностных обязанностей и не предусмотренное ими ¾ основное, вспомогательное, подготовительно-заключительное и время обслуживания рабочего места, а также время технологических и организационных перерывов.

В течение основного времени достигается непосредственная цель данного трудового процесса. У служащих оно делится:

¨ на время организационно-административной работы;

¨ творческой работы;

¨ формально-логической работы (преобразование информации);

¨ технической, исполнительской работы (можно исчислять соответствующие коэффициенты).

Вспомогательное время охватывает выполнение действий, связанных с обеспечением основной работы, и вместе с основным составляет оперативное время. В рамках вспомогательного времени, например, может осуществляться сбор необходимых материалов для подготовки доклада или документа.

Время обслуживания рабочего места тратится на поддержание его в надлежащем состоянии. Оно в свою очередь может делиться, хотя далеко не всегда, на организационное, технологическое и информационное.

В его рамках осуществляется уборка, наведение порядка, сортировка материалов, подготовка к работе технических средств, получение, доставка, сдача документа.

Наконец, некоторые виды трудовых операций требуют расходования подготовительно-заключительного времени, которое затрачивается на операции, связанные с началом и окончанием работ (получение задания, консультирование, сдача работы и проч.).

На подготовительно-заключительное время и время обслуживания рабочего места приходится 6% рабочего времени и 6,5% основного.

Перерывы также неоднородны. Прежде всего необходимо говорить о технологических перерывах, когда основной процесс либо на время прекращается по причинам, связанным со спецификой работы оборудования, либо продолжается без участия человека.

Организационные перерывы обусловлены естественными факторами (необходимость принятия пищи, отдыха). Они бывают регламентированными и нерегламентированными.

Общее время регламентированных перерывов для служащих 25 мин в смену, для технических исполнителей ¾ 30 мин. Время перерывов на личные надобности рекомендуется на уровне 2% оперативного времени.

Для определения степени использования рабочего периода (месяца, квартала, года) необходимо определять его среднюю продолжительность. Она характеризуется средним фактическим числом дней работы одного среднесписочного работника и исчисляется делением общего количества отработанных человеко-дней на среднесписочное число работников.

Прежде всего речь идет об установленной продолжительности рабочего периода, определяемой отношением максимально возможного фонда рабочего времени, установленного законодательством, к среднему числу работников.

Средняя фактическая продолжительность рабочего дня определяется как полная и урочная.

Полная продолжительность рабочего дня находится делением общего количества человеко-часов за период (т. е., с учетом сверхурочных) на число отработанных человеко-дней и показывает, сколько часов в день приходилось на одного человека. Средняя урочная продолжительность ¾ это число отработанных часов в урочное время.

В организации необходимо постоянно осуществлять учет и анализ структуры фондов времени (календарного и максимально возможного) и его использования, что важно для выявления скрытых резервов. Для этого рассчитывают следующие коэффициенты:

а также:

¨ коэффициенты использования табельного, календарного и максимально возможного фонда времени;

¨ среднюю установленную и фактическую продолжительность рабочего периода;

¨ число неявок по всем причинам;

¨ коэффициент использования рабочего периода.

Все эти показатели можно сравнивать по периодам.

По результатам анализа составляются отчетный и плановый балансы рабочего времени.

Баланс рабочего времени ¾ это система показателей использования его одним среднесписочным работником в течение определенного календарного периода (обычно года). Он помогает определить эффективный (полезный) фонд времени одного сотрудника с учетом средней продолжительности рабочего дня, принятого календарного режима работы, возможных невыходов, внутрисменных регламентируемых перерывов, выявить резервы роста производительности труда, планировать численность персонала.

Отчетный баланс рабочего времени*

* Сверхурочные работы включаются забалансовыми статьями.

Можно предложить иную форму баланса, в которой одновременно с отчетными приводятся плановые данные на соответствующий период.

Плановый баланс создается на основе корректировки отчетного за предыдущий период.

Невыходы на работу распределяются в нем по причинам (причем невыходы по болезни определяются с учетом предстоящего улучшения условий труда): очередные и дополнительные отпуска, отпуска по болезни, беременности и родам, неявки в связи с выполнением государственных и общественных обязанностей, отпуска по учебе, неполная рабочая неделя.

Предусматриваются неявки с разрешения администрации, потери рабочего времени от прогулов и целодневных простоев.

Плановый баланс рабочего времени:

1. Календарный фонд времени (365 или 366).

2. Количество выходных и праздничных дней ¾ в соответствии с режимом работы.

3. Количество календарных рабочих дней (строка 1 - строка 2).

4. Количество дней невыхода на работу (в соответствии с плановыми оценками).

5. Количество фактических рабочих дней (строка 3 - строка 4).

6. Потери рабочего времени из-за сокращенного рабочего дня (в часах) ¾ в соответствии с планом работы.

7. Средняя продолжительность рабочего дня = Нормальная продолжительность рабочего дня - Потери.

8. Полезный фонд рабочего времени (строка 7 ´ строка 5).

В плановых балансах также находит отражение снижение трудоемкости работ на основе мероприятий по научной организации труда (НОТ) (при этом исходят из того, что все работники выполняют только свойственные им функции).

Диагностика времени

Резервы времени абсолютно ограничены, поэтому встает вопрос о его рациональном использовании, экономии. От способности это делать во многом зависит успех любого работника и руководителя. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что тратится время, и тратить на то, на что надо, делать все как можно быстрее.

Первым шагом на этом пути является «инвентаризация» времени, осуществляемая с помощью хронометража (фотохронометража), фотографирования, самофотографирования. Выбор метода зависит от ее задач и масштабов.

Под хронометражем понимается измерение затрат рабочего времени на осуществление повторяющихся элементов основной работы и ряда подготовительно-заключительных операций или обслуживания рабочего места. Цель хронометража ¾ анализ приемов труда, разработка нормативов, определение причин отклонения от норм. Психологически он неприятен, но играет очень важную роль в деле НОТ, в том числе управленческого.

Он может быть непрерывным (от начала до конца операции с фиксацией каждого ее элемента), выборочным (для отдельных элементов операций через 1-2) и цикловым (применяется при наблюдении за сверхкороткими элементами ¾ 3-5 с ¾ путем объединения их в группы в разной комбинации).

При подготовке к хронометражу исследуемую операцию разделяют на элементы ¾ комплексы приемов, действия, движения ¾ и устанавливают их границы, определяемые фиксажными точками ¾ резко выраженными моментами начала и окончания, определяют необходимое количество наблюдений.

Хронометраж рекомендуется проводить через час после начала работы и за 1,5-2 ч до ее окончания. Необходимая точность фиксации элементов 0,1-0,2 с.

Наблюдения фиксируют в наблюдательном листе. Затем сведения обрабатывают, исключают дефектные замеры и определяют среднюю продолжительность каждого элемента операции. В результате делают расчет средней продолжительности той или иной операции по формуле:

Знание средней продолжительности операции и ее отдельных элементов помогает совершенствовать ее структуру, оптимизировать затраты времени.

Метод упрощенных наблюдений, в отличие от хронометража, допускает использование обычных часов.Он предполагает фиксацию времени, затрачиваемого на определенную операцию средней сложности в условиях работы, близких к обычным, в течение 30-40 мин. При наличии отклонений в 10% наблюдения повторяют с целью выяснить их причины. По итогам необходимые нормы устанавливают с помощью арифметических операций с учетом условий работы, вида и сложности документа.

Фотографирование рабочего дня (индивидуальное и групповое, сплошное и выборочное) предполагает наблюдение и фиксацию всех без исключения затрат времени работником в течение определенного периода для выявления и устранения его потерь, недостатков в организации труда и производства, структуры рабочего дня, установления норм обслуживания и нормативов численности. Оно наиболее целесообразно при обследовании большой группы исполнителей, осуществляющих идентичные работы или решении специальных проблем.

Фотографирование проводится планово 2-3 раза в год в течение 2-3 недель (по 5-7 дней в каждой декаде месяца в периоды с наиболее типичным составом работ) при участии специальных людей ¾ нормировщиков, мастеров и т. п. Средняя точность замеров ¾ 0,5-1 мин, а в отдельных случаях ¾ 1 с.

Все работы разделяют на группы: требующие квалификации инженера, требующие квалификации техника, не требующие специальной квалификации ¾ на основе квалификационных характеристик. Определяют соответствующее время на них.

Основными документами при этом являются карта фотографирования, содержащая название подразделения, дату, сведения о наблюдаемых, характеристики рабочего места и оборудования, и наблюдательный лист, отражающий время начала и окончания отдельных операций, их продолжительность, совмещение, результаты, примечания (толкование неясностей), с которым работника знакомят.

В результате проделанной работы составляют две таблицы, в одной из которых отражается расход времени в минутах на каждый вид работ и сроки их проведения; во второй ¾ потери времени, их причины, конкретные виновники, период, когда они имели место. На их основе проводят анализ, в рамках которого определяют величину и удельный вес полезных затрат времени, зависящих и не зависящих от исполнителей потерь; продолжительность маршрутов; определенных операций (творческих, логических, вспомогательных и проч.); что помогает, а что препятствует его эффективному использованию.

Разновидностью фотографирования является метод моментных наблюдений, при котором фиксирует не затраты времени в течение определенного периода (от 20 до 180 мин), а данные о том, чем работник занимался в определенные, случайно выбранные моменты. При этом различают индивидуальные, групповые и маршрутные наблюдения (за объектом, перемещающимся по определенному маршруту, или за несколькими объектами, расположенными далеко друг от друга, так что наблюдатель должен перемещаться).

Метод моментных наблюдений обеспечивает высокую точность результатов при относительно небольших затратах, но его использование требует высокой квалификации, поэтому чаще он применяется руководителем в порядке контроля при обходе рабочих мест подчиненных.

Моментные наблюдения сложно применять при исследовании управленческих процессов и распределении затрат рабочего времени самих руководителей, так как их работа разнообразна и неритмична.

Разновидностью фотографирования является самофотографирование ¾ фиксация того, что работник делал, с кем контактировал, сколько времени затратил, что позволяет выявить проблемы, с которыми тот не может справиться самостоятельно.

При этом используется лист самофотографирования, который содержит следующие сведения: ФИО работника, должность, стаж работы по специальности (в том числе на данном предприятии), перечень элементов затрат рабочего времени, затраты времени по дням недели (в том числе две подграфы ¾ число наблюдений в день и суммарные затраты), анкету с пожеланиями.