И отражающих обработку и исполнение документа

Одна из характеристик управленческой информации — ее адресность. В качестве адресата (получателя документа) могут быть конкретные организации или группы организаций, структурные подразделения, конкретные должностные или физические лица.

При оформлении реквизита 15 «Адресат» соблюдают следующие правила.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилия лица, которому адресован документ, — в дательном.

Примеры оформления реквизита «Адресат»

Минюст России АО «Электроцентромонтаж»

Департамент информатизации Главному бухгалтеру

и научно-технического обеспечения В.М. Кочетову

При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Примеры оформления реквизита «Адресат»

Генеральному директору Администрации районов

ОАО «Северные регионы» Московской области

В.А. Лагунину

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. При адресовании письма в организацию сначала указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При направлении документа физическому лицу сначала указывают его фамилию и инициалы, а затем — его почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта (города, поселка и т.д.), название района, название республики, края, области, автономного округа, название страны (для международных почтовых отправлений), почтовый индекс.

Примеры оформления реквизита «Адресат»

Государственное учреждение Образцову О.П.

Всероссийский научно- ул. Садовая, д. 5, кв. 12

исследовательский институт г. Липки, Киреевский р-н,

документоведения и архивного дела Тульская обл., 301264

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Адресование используют и при оформлении внутренних документов, например, докладных, объяснительных записок.

Реквизит 17 «Резолюция» — надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им по документу решение. Она является инструментом административного воздействия, организующим действие исполнителей.

Наиболее общая структура резолюции предполагает наличие следующих частей:

• указание фамилий, инициалов исполнителя (исполнителей), которым адресована резолюция («кому делать»);

• содержание поручения («что должно быть сделано»);

• указание сроков ожидаемого исполнения («когда должно быть сделано»);

• подпись руководителя;

• дата резолюции.

Например:

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

«Термика» к 05.10.2003

Личная подпись

Дата

При указании в резолюции нескольких исполнителей ответственным является лицо, названное в резолюции первым.

Резолюцию составляет руководитель при рассмотрении поступивших или внутренних документов. Она является распорядительным документом, который проставляется на полученном документе.

При составлении резолюции необходимо учитывать, в какой мере требующая действий управленческая ситуация носит типовой (стандартный) для данной организации характер или же является для нее нестандартной.

Решение типовой ситуации не требует дополнительных разъяснений, основано на стандартной для предприятия схеме действий и имеет типовые сроки исполнения. В этом случае резолюцию оформляют по упрощенной схеме:

Федорову П. А.

К исполнению

Личная подпись

26.12.2006

В нестандартной ситуации руководитель может либо самостоятельно принять окончательное решение, либо поручить это сделать другим сотрудникам. Содержание поручения, безусловно, зависит от квалификации работника: чем она выше, тем большую свободу действий ему можно предоставить. Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы исполнитель не обращался к руководителю за дополнительными разъяснениями.

Устанавливая сроки работы по конкретным документам, руководитель в каждом случае фактически осуществляет экспертную оценку ситуации. Принимая решение, он должен учитывать профессиональные качества исполнителя, наличие у него разнообразных задач, их приоритетность и завершенность и т.д.

Во многих организациях большинство входящих документов в обязательном порядке передается на рассмотрение руководителю, а затем, спускаясь по иерархической лестнице и обрастая по пути резолюциями руководителей разных уровней, попадает к исполнителю. С точки зрения управления предприятием, это крайне неэффективный способ работы с документами: на его рассмотрение тратится «дорогое» время руководства, растягивается во времени процесс принятия решения и, соответ­ственно — его исполнение.

Если налажена четкая система делопроизводства, то на стол руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственно от него. Для этого на предприятии составляется и утверждается руково­дителем специальный перечень, в котором указывают виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностных лиц или структурные подразделения, которым их следует направлять.

Резолюция пишется от руки на первом листе документа под реквизитом «адресат». Допускается оформление резолюции на отдельном листе. К резолюции традиционно предъявляют требования четкости, ясности, конкретности в формулировке порядка и характера исполнения документа.

Резолюция — важнейший реквизит для обеспечения контроля исполнения документа. При регистрации документа все элементы резолюции обязательно вносят в регистрационно-учетные формы: журналы регистрации, регистрационные карточки.

Реквизит 18 «Заголовок к тексту» — реквизит документа, кратко излагающий его основное содержание. Его составляет исполнитель документа для быстрого определения степени информативности документа, его важности или срочности исполнения.

Заголовок согласуется с наименованием вида документа и отвечает на вопросы о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии», или чего (кого)?, например: Должностная инструкция методиста. Заголовки печатают без кавычек и не подчеркивают. В конце заголовка точку не ставят.

Заголовки обязательно оформляют на документах на формате А4 (на А5 их можно не оформлять). Их размещают над текстом документа: на угловых бланках — слева, на продольных могут выравнивать по центру листа. Заголовок к тексту обяза­тельно вносят в регистрационно-учетные формы.

Реквизит 21 «Отметка о наличии приложения» предназначен для обращения внимания получателя и отправителя на документы, которые составляют с пересылаемым документом один ком­плект. Его размещают после окончания текста (через 2—3 интервала) и выше подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, упомянутое, но не названное в тексте, указывают его наименование, количество листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управ­ления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

В приложении к распорядительному документу (приказы, распоряжения, постановления, решения и т.д.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 15.06.2003 № 319

Приложения необходимо оформлять на стандартных листах, они должны иметь все реквизиты документов (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.д.).

Реквизит 24 «Виза согласования документа» — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

В отличие от реквизита «Гриф согласования документа», который используют при внешнем согласовании — согласовании с другой организацией, реквизит «Виза согласования документа» оформляют при согласовании документа с должностными лицами внутри учреждения.

Внутреннее согласование (визирование) документа проводят для:

• подтверждения целесообразности создания документа, в том числе и как способа решения управленческого вопроса;

• проверки его соответствия действующему законодательству;

• оценки точности изложения затронутых в нем вопросов;

• подтверждения согласия должностных лиц с указанными в документе порядком и сроками исполнения решения руководителя;

• обеспечения правильности оформления документа. Таким образом, в ходе визирования документа происходит

дополнительная «шлифовка» самого управленческого решения, а также комплексная оценка и при необходимости корректировка издаваемого документа в целях придания ему необходимого юридического статуса.

Виза согласования документа включает должность, подпись визирующего документ, расшифровку подписи и дату визирования, например:

Руководитель юридического отдела

А.С. Орлов

25.01.2006

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Руководитель юридического отдела

А.С. Орлов А.С. Орлов

25.01.2006

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают, прилагают к документу и обязательно докладывают лицу, подписывающему документ. При несогласии с содержанием документа должностное лицо не вправе не визировать документ, а обязано его завизировать и приложить свои замечания.

Для документа, подлинник которого остается в организации (например, приказы, докладные записки), визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации (например, письма) визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе визирования, а также в целях защиты от возможной подмены листов — полистное визирование документа и его приложений.

На внутренних документах рядом с визами согласования указывают и исполнителя документа (должность, инициалы, фамилия, дата создания документа, телефон).

Порядок и последовательность визирования документов в каждой конкретной организации определяется инструкцией по делопроизводству или регламентируется распорядительным документом руководителя. Набор необходимых виз для каждого конкретного вида документа указывается в Табеле форм документов. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

Визировать электронные документы можно без их распечатки на бумаге, используя технологию электронной цифровой подписи и в системе автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД). Локальная сеть и САДД позволяют осуществить внутреннее согласование документа с несколькими должностными лицами одновременно или в установленной в организации очередности.

Реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» заполняют только при оформлении ответных писем, проставляя дату и индекс того документа, на который дают ответ.

Реквизит 19 «Отметка о контроле» — это отметка о контроле за исполнением поручения, содержащегося в документе или резолюции на документе. Ее проставляют делопроизводственная служба или секретарь в правом углу на верхнем поле документа и обозначают буквой «К» (ярким фломастером), словом или штампом «Контроль».

В САДД постановку документа на контроль обеспечивает автоматический контроль сроков исполнения документа.

Реквизит 26 «Отметка о заверении копии» используется при заверении копии документа или выписки из документа. Ее оформляют ниже реквизита «Подпись», она состоит из заверительной надписи «Верно» (печатают без кавычек), должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилию) и даты заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров Т.С. Левченко Т.С. Левченко

07.06.2005

Проставление печати на копии или выписке обязательно, если документ направляют в другие организации.

Реквизит 27 «Отметка об исполнителе» содержит информацию о должностном лице (инициалы, фамилию и номер телефона), которое непосредственно готовило документ, и предназначен для оперативной связи с ним получателя документа. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

Реквизит 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» наносится на документ от руки после его исполнения и свидетельствует о завершении работы над документом.

Располагается на нижнем поле от левого поля первого листа документа.

Содержит краткое указание на то, что сделано для исполнения документа (подготовка письменного ответа, при этом указывают его номер и дату, или проведение переговоров, достижение устного соглашения), номер дела, в которое будет помещен документ. Ее подписывает и датирует исполнитель документа или руководитель структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Подготовлено письмо от 28.12.2005 № 65/3-05.

В дело № 05-18 Исполнитель Т.П. Иванова Т.П. Иванова

29.12.2005

Реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляют (возможно использование штампа) в правом нижнем углу входящих документов, она содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа» предназначен для автоматизированного поиска электронного документа или электронной версии бумажного документа. Проставляют в левом нижнем углу каждой страницы документа, он содержит наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Итак, нами рассмотрены все реквизиты документов, относящихся к УСОРД.

Но ни в одном из документов эти реквизиты все вместе не используют, разные виды документов (приказ, распоряжение, письмо, записка, протокол и т.д.) имеют разный набор реквизитов. Для характеристики набора реквизитов определенного вида документа используют термин «формуляр документа».

Формуляр документа — набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

3. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИХ ЮРИДИЧЕСКУЮ СИЛУ ДОКУМЕНТОВ

Использование письменной информации в управленческой деятельности возможно при условии удостоверения ее официальности, достоверности и подлинности. Для того чтобы управленческий документ был бесспорен и обязателен для исполнения, он должен соответствовать правовым нормам, а должностное лицо, его издавшее, должно действовать в пределах своих полномочий. Эти свойства документа определяют понятием «юридическая сила документа».

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Таким образом, орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны: • соблюдать при подготовке документа действующие нормы законодательства; • издавать документы только в пределах своей компетенции; • соблюдать действующие общегосударственные правила составления и оформления документов. Следовательно, юридическую силу документа определяют и содержание, и форма документа. Рассмотрим реквизиты, определяющие юридическую силу документа. Ранее рассмотренные реквизиты бланка («наименование организации — автора документа» и «место составления или из­дания документа») одновременно являются и реквизитами, придающими документу необходимый юридический статус. Реквизит 11 «Дата документа». Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата за-

Рассмотрим реквизиты, определяющие юридическую силу документа.

Реквизит 11 «Дата документа». Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта — дата события. Для заверяемых нотариально документов датой документа может быть дата его нотариального удостоверения. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год четырьмя арабскими цифрами, например, 12.01.2007. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 12 января 2007 г., а также оформление даты (как правило, для переписки с зарубежными партнерами) в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2007.01.12.

Реквизит 12 «Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера в регистрируемом массиве документов (договоры, приказы, исходящие письма и т.д.), который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре, информацией об исполнителе, корреспонденте и др. Этот реквизит — уникальный идентификатор документа в информационном массиве предприятия.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Регистрация документа, фиксируя факт его прохождения через данную управленческую систему, придает документу официальный характер. Одновременно с регистрацией документа служба делопроизводства проверяет правильность выбранного бланка, подлинность подписи указанного в документе должностного лица, полноту визирования документа и т.д.

Реквизит 16 «Гриф утверждения документа» оформляют на документах, которые не могут быть введены в действие подписавшими их должностными лицами. Такие документы приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным органом управления или вышестоящим органом власти или управления.

Например, должностные инструкции работников предприятия оформляют на общем бланке, их подписывает руководитель структурного подразделения и в обязательном порядке утверждает руководитель предприятия.

Утверждение может осуществляться двумя имеющими одинаковую юридическую силу способами: должностным лицом или специально изданным документом. В первом случае гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа другим документом: постановлением, решением, приказом, протоколом — гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Слово УТВЕРЖДЕН согласуется в роде и числе с названием вида утверждаемого документа.

Примеры оформления реквизита «Гриф утверждения»

УТВЕРЖДАЮ Утверждены

Президент ЗАО «Ростекстиль» решением общего собрания

В А. Степанов В.А. Степанов акционеров от 05.04.2003 № 14

15.01.2005

* например, «Правила...»

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа (прил. 7).

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

После утверждения документа вносить в него изменения и добавления без разрешения лица, утвердившего документ, не допускается. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.

Реквизит 22 «Подпись документа» — важнейший и древнейший реквизит управленческого документа. Считают, что она возникла одновременно с возникновением письменности [40].

Например, упоминания об использовании подписи встречаются у вавилонян в эпоху царя Хаммурапи (ок. 2300 лет до н.э.). в Библии — в книгах пророков Даниила и Неемии (ок. 500-400 гг. до н.э.). В Египте в период правления Клеопатры (69-30 гг. до н.э.) и в Римской империи при Юлии Цезаре (102 или 100-44 гг. до н.э.) подпись являлась уже неотъемлемой частью документов.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий А.А. Борисов А. А. Борисов

или на бланке

Вице-президент А.А. Борисов А. А. Борисов

Реквизит проставляют через 2—3 межстрочных интервала после текста документа. Инициалы и фамилию при расшифровке подписи должностного лица печатают с пробелом и на уровне последней строки наименования должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор М.В. Ларин М.В. Ларин

Главный бухгалтер З.В. Марьяш З .В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии В.Д. Банасюкевич В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии А.Н. Сокова А.Н. Сокова

О.И. Рысков О.И. Рысков

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. В этом случае указывают его фактическую должность (например, и.о. директора) и расшифровку его подписи (инициалы и фамилия). Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Право подписи управленческих документов, как правило, — компетенция руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей. Оно устанавливается организационными (уставом, положением об организации) и распорядительными (приказами) документами организации.

В уставе организации регламентируется, какими правами наделены представительные и исполнительные (единоличные и коллегиальные) органы управления, а также подписание (утверждение) каких документов относится к компетенции соответствующего органа. Порядок деятельности и принятия решений руководителем организации может быть установлен и в договоре между ним и участниками (учредителями) организации, а также в локальных нормативных документах юридического лица.

Руководитель управляет текущей деятельностью, он имеет безусловное право подписи документов (в пределах его компетенции в соответствии с учредительными документами).

Регламентация права подписи особенно важна при большом количестве подписываемых в день документов. В этом случае руководитель может (и с позиции эффективного управления — обязан) делегировать свои полномочия, т.е. передать часть своих прав и обязанностей в принятии решений (подписании документов) и в осуществлении своих действий своим подчиненным, которые принимают также и ответственность за них.

Подобное распределение полномочий оформляют приказом руководителя, в котором он определяет границы принятия решений и степень ответственности подчиненных. Отдельные полномочия могут быть переданы и на основании доверенности.

Электронные документы могут подписываться с помощью технологии электронной цифровой подписи, некоторые аспекты применения которой будут рассмотрены в следующих главах пособия.

Реквизит 23 «Гриф согласования документа». Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы другой, могут быть с ней согласованы проставлением на документе грифа согласования.

Его оформляют на последнем листе документа ниже и слева от всех подписей.

При согласовании документа с вышестоящей организацией может возникнуть ситуация, что согласовывать документ будет должностное лицо, в управленческой иерархии стоящее выше подписывающего документ руководителя. В этом случае рекомендательный характер стандарта позволяет изменить положение реквизита, и гриф согласования может быть размещен в верхней части документа.

Если содержание документа необходимо согласовать с несколькими организациями, то грифы согласования могут располагать на отдельном листе. В этом случае на документе перед подписью ставят отметку «Лист согласования прилагается».

Гриф согласования включает слово СОГЛАСОВАНО, которое печатают прописными буквами и без кавычек.

При согласовании документа должностным лицом указывают должность руководителя, содержащую наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату.

Возможно согласование с помощью другого документа: письма, протокола и др. В этом случае указывают наименование документа, его дату и номер.

Реквизит 25 «Оттиск печати». История возникновения печати как элемента документа так же, как и подписи, насчитывает тысячелетия. В древности использование печати носило массовый характер и в деловых отношениях, и при личном общении. Очень часто печать заменяла собой собственноручную подпись ее владельца.

В современном делопроизводстве четко разделяют использование подписи и печати. Подпись могут использовать как при межличностных, так и при деловых контактах, т.е. она является универсальным средством удостоверения документа и придания ему юридического статуса. Печать же как средство удостовере­ния подлинности подписи и подтверждения юридической силы применяют только в официальных документах организации.

Оттиск печати проставляют на подлинниках организационных документов (уставы, положения, правила, инструкции), а также документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей и т.д. Печать используют также для заверения копий официальных документов организации.

Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи. На документах финансового характера печать проставляют на специально отведенном для этого месте — символе «М.П.».

Печати подразделяют на гербовые печати и печати юридических лиц. В организации также могут применяться простые печати отдельных структурных подразделений (отдела кадров, архива) или для отдельных операций («для пакетов») и т.д.

Порядок изготовления и хранения печатей регулируется законодательством Российской Федерации. Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяет приказ руководителя организации.

Таким образом, официальность и подлинность документа подтверждает наличие и правильное оформление реквизитов: «наименование организации — автора документа», «дата регистрации», «регистрационный номер», «место издания», «подпись», «оттиск печати».

В соответствии с правовыми нормами, в том числе и локальными правовыми актами, определяющими полномочия должностных лиц организации, для придания документам юридической силы дополнительно к реквизиту «подпись» могут проставляться грифы утверждения и согласования.

Нормам действующего законодательства должен соответствовать и основной реквизит управленческого документа — «текст документа».

ЛЕКЦИЯ 4