Контакты с потенциальными донорами

Непосредственным контактам и даже письменным обращениям должен предшествовать предварительный телефонный звонок в офис потенциального донора. Во время этого разговора, предварительно представившись, фандрейзер, сообщает о намерении его организации обратиться за поддержкой, уточняет наименование и адрес организации-донора, фамилии, имена и т.д. первых лиц фирмы или также должностных лиц, которым необходимо направить предложение. Все эти сведения может сообщить секретарь приемного офиса или референт фирмы. Беспокоить первых лиц на этом этапе нет необходимости.

После таких предварительных звонков осуществляется рассыл письменных обращений с предложениями оказать поддержку конкретному проекту. Текст обращения должен быть кратким, лучше - не более одной страницы, но не более 2-3 страниц. Текст предложения должен отвечать ряду требований формального и содержательного плана:

- Обращение - в идеале должно быть персонфицировано ("Многоуважаемый Сергей Павлович!"). При наличии добротной базы данных в компьютерной технологии обеспечить персонифицированность каждого обращения не представляет проблемы. Обращение типа "Уважаемый (ая)............", где на свободное место от руки вписываются или впечатываются на машинке данные адресата, оставляют у получателя неприятный осадок. В этом случае лучше уж использовать вежливое безличное обращение типа "Многоуважаемые коллеги" и т.п.

- Важны стиль и интонация обращения - доверительный, не засушенный "канцеляритом", но и без неуместной фамильярности и игривости, а самое главное - не униженно-просительный. Речь идет, фактически о приглашении к сотрудничеству. Поэтому и стиль письма, манера обращения должны быть соответствующие - приглашение (с чувством собственного достоинства) к партнерству в реализации интересного проекта.

- Собственно текст должен с самого начала, желательно в одной фразе содержать суть предложения ("Предлагаем Вам принять участие в реализации такой-то программы"). Получатель письма должен сразу, без долгих предисловий понять, что собственно ему предлагается.

- Затем должны следовать сведения о сроках и месте реализации предлагаемого проекта или программы. Иногда этих сведений уже оказывается достаточно получателю, чтобы сориентироваться относительно привлекательности предложения.

- Необходимо также сообщить об уникальности и социальной значимости предлагаемого проекта.

- Далее в письме должны следовать сведения об организаторах (координаторах) реализации проекта (организации или лицах), а также об их компетентности, имевшемся опыте проведения аналогичных работ.

- Важно сообщить также об отношении органов власти к данному проекту, даже если они не выделяют средств на его реализацию, важно знать - в курсе ли властные инстанции, поддерживают ли они эту деятельность. Такие поддержка и одобрение важны для уверенности доноров в том, что их не втягивают в сомнительную махинацию, привлекательности развития PR фирмы по отношению к органам власти и т.п.

- В обращении должны также содержаться сведения о других потенциальных или реальных донорах, которые уже проявили интерес к данному проекту, или на чью поддержку фандрейзеры рассчитывают. Это важно для того, чтобы получатель понял, в какой компании он окажется, откликнувшись на это обращение. В этой связи заслуживает внимания такая уже упоминавшаяся деталь американского опыта фандрейзинга как "мэтчинг грэнтс", когда фирма обещает предоставить помощь, например, на 1 доллар, при условии, что организаторы найдут поддержку на 4 доллара у других доноров. Формула "мэтчинг грэнтс" может быть различной (1/10, 1/1 и т.д.). Главным достоинством такой практики является стимулирующее воздействие, поиск более широкого круга доноров, большая ответственность учреждения культуры, которое принимает комбинированную помощь нескольких фирм. Кроме того, потенциальный донор убеждается, что он не первый и последний "у раздачи". Правда некоторые доноры предпочитают как раз оказывать поддержку именно в одиночку, но такое встречается не очень часто.

- Полезно также сообщить, привлечено ли к программе внимание СМИ и каких, будет ли освещаться реализация проекта, заключительное мероприятие в СМИ.

- Интерес у адресата, несомненно, могут вызвать сведения о льготах и преимуществах, которые может дать ему поддержка данного проекта (реклама, налоговые льготы, преимущества сотрудникам и их семьям и т.п.).

Необходимо сообщить также - на что именно необходимы средства поддержки. При отсутствии таких сведений возникают вполне обоснованные подозрения, что либо организаторы - типичные "романтики" и толком не представляют экономическую сторону дела, либо они пытаются испрашивать деньги на факт собственного бытия. Конкретные суммы в предварительном обращении лучше не сообщать, так же как и прикладывать конкретную смету расходов. Но формированию доверия донора к заявителям будет способствовать фраза типа "С полной сметой расходов вы можете ознакомиться при личной встрече".

- Той же цели может служить и приглашение потенциальному донору войти в оргкомитет, принять участие в итоговом совещании и прочих мероприятиях, имеющих отношение к контролю использования средств.

- Полезно также ближе к концу текста предупредить адресата, что в течение ближайшей недели после получения им обращения его будут беспокоить телефонным звонком относительно договоренности возможности личной встречи для конкретного обсуждения возможного сотрудничества и во время которой он получит дополнительную информацию.

- И наконец, в основном тексте обращения должны содержаться сведения о контактом телефоне и конкретных лицах, у которых потенциальный донор может получить дополнительные сведения.

- Подписан текст обращения может быть как организаторами проекта (эти сведения могут ничего не говорить адресату) или также кем-то из известных лиц с репутацией, входящих в группу поддержки проекта.

- Обращение может дополняться приложениями (информационными материалами, откликами в прессе и т.п.). Однако, на этом, сугубо предварительном этапе не следует перегружать адресата информацией. Лучше оставить предъявление этих документов и материалов до личной встречи.

- Текст обращения и приложений должен иметь приличный дизайн (на фирменном бланке, с использованием хороших шрифтов и т.д.

- Дизайн текста предложения должен дополняться соответствующим дизайном конверта. Однако не следует слишком увлекаться оформлением конвертов (шелкография, золотое тиснение и т.п.) - это может только насторожить потенциального донора, натолкнув его на небезосновательные мысли о том, на что могут пойти его средства. Дизайн рассыла вообще должен выдерживаться в стиле что называется "скромно, но со вкусом".

Рассыл может осуществляться как по почте, так и с нарочным. Дата расыла должна быть зафиксирована и введена в базу данных учета.

За рассылом, спустя несколько дней должен следовать телефонный звонок, целью которого является договориться о личной встрече с ответственным должностным лицом.

В случае достижения договоренности ( а значит и проявленного интереса) проводится собеседование. Сам его факт - уже немалое достижение фандрейзеров. Поэтому необходимо закрепить этот успех.

К собеседованию важно тщательно подготовиться. Необходимо подготовить все необходимые документы и материалы (устав, положение, полное описание проекта, сметы затрат и доходов, отзывы, рекомендации, справка о налоговых льготах, гарантийные письма других доноров, иллюстративные материалы, фотографии, схемы и т.д.), чтобы быть готовым дать ответ на вопросы, которые могут возникнуть при встрече. На встречу фандрейзеру лучше идти не одному, а привлечь к участию в ней (или в наиболее важных встречах) авторитетного и известного члена правления, оргкомитета или группы поддержки. Это может решающим образом сказаться и на ходе беседы и на ее результатах.

На саму встречу лучше не опаздывать и являться вовремя. Заранее приходить в офис и ждать назначенного времени тоже не стоит. И в этом случае полезно помнить, что фандрейзинг - не попрошайничество, а фандрейзер - не проходимец или униженный проситель. речь идет о возможном сотрудничестве и партнерстве в социально важном деле, которое может отвечать интересам обеих сторон. После представления и знакомства, следует кратко и внятно изложить суть дела и ваше понимание взаимных интересов сторон, ответить на возникшие вопросы.

Ни в коем случае не следует настаивать на однозначном ответе по итогам встречи. Это право потенциального донора. Если он сочтет возможным это решение принять - вы сэкономите некоторое время. Со стороны же фандрейзера единственным результатом встречи может быть договоренность о сроках принятия решения потенциальным донором и способе информирования об этом решении (кто кому и когда звонит или направляет письмо, факс).

При любом исходе встречи, вернувшись в свой офис, необходимо подготовить и направить вашему собеседнику письмо или факс с благодарностью за внимание, проявленное к проекту и участие в его обсуждении. Такая письменная благодарность - не навязчивость, она необходима функционально:

• прежде всего - это дополнительное напоминание о том, что “существует такой вопрос”;
• ее получатель понимает, что попал в цепкие руки профессионалов;
• самое главное, вы действительно добиваетесь представления о себе как о профессионалах: эти ребята умеют благодарить и от благодарности не переломятся.

Кроме того, человек действительно нашел время для встречи и обсуждения. И разумеется, такую письменную благодарность необходимо направить после получения окончательного решения - вне зависимости от его характера. А в случае положительного решения и получения поддержки (есть, все-таки, некотолрая разница между “я тебе дам” и “на, возьми”) такую письменную благодарность надо оформить в респектабельном дизайне, она должна быть подписана известными людьми-членами вашей группы поддержки или оргкомитета. Донор будет хранить ее, демонстрировать партнерам и коллегам. Для него это эдемент его PR и в этом ему надо помочь, сполна удовлетворив эту его потребность.

В случае позитивного решения вопроса соответствующие данные заносятся в систему учета. В случае отказа - обязательно (категорически обязательно!) необходимо выяснить причину отказа. Это выяснение - долг профессиональной чести фандрейзера. Мы видели общность интересов, но она не состоялась. Значит, мы в чем-то ошиблись и для нас важно понять - в чем. Успокоенность простым отказом, с одной стороны свидетельствует о несерьезности обращения о поддержке (сами, наверное, не верят в успех дела, работают "на арапа"), а с другой - не дают перспективы дальнейшей работы. Поэтому профессиональное отношение к фандрейзингу предполагает обязательное уяснение мотивов отказа.

Между тем, разъяснение отказа может стать новой перспективой сотрудничества - все дело в том, как к нему относиться и как строить последующие отношения, учитывая мотивы потенциального дарителя. Если отказ мотивируется отсутствием денег ("нам бы кто помог!"), - они могут появиться потом: раз кончаются деньги, должно когда-то закончиться и их отсутствие. Если все деньги идут на развитие банка или предприятия - отлично, открывается перспектива в дальнейшем. Если круг оказания помощи уже определен - тоже хорошо. Это значит, что на этой фирме имеется специальная структура и есть специальные люди, профессионально занимающиеся организацией благотворительности. Значит, во-вторых, в такой организации больше шансов получить поддержку и помощь. Задача заключается, в-третьих, в том, чтобы узнать сроки и порядок рассмотрения заявок. Если же отказ мотивируется тем, что "нас уже обманывали", то тем более стоит сохранить профессиональное "лицо" и продолжить знакомство, попытаться наладить контакты и отношения без выделения средств и финансовых обязательств на первых порах.

И в любом случае не следует воспринимать отказ близко к сердцу, как проявление пренебрежения к Вашему делу и Вам лично. Фандрейзинг - это работа, имеющая свою специфику и предполагающая определенный профессионализм. Поэтому не следует утрачивать чувство профессионального и личного достоинства, а также, что весьма немаловажно - чувство юмора.

Развитие хороших отношений. Как толькопредложение будет принято, надо определиться в порядке оказания поддержки: кто готовит договор, или будет простое перчисление средств, или будет произведена оплата счетов.

При любом исходе контактов по поводу конкретного проекта профессиональный подход к фандрейзингу предполагает выстраивание долговременных отношений с донорами - реальными и потенциальными. Этой цели служит формирвание у них чувство сопричастности, ответственности за дело фандрейзерной организации. Для этого необходимо ненавязчиво, но систематически втягивать доноров в орбиту интересов вашей организации. Подобная деятельность по созданию благоприятной почвы для развития отношений с донорами ("окучивание") может включать в себя: ознакомление доноров с планами работы, новыми программами; информирование о проводимых мероприятиях; знакомство с итогами работы, отчетами о реализации проектов; приглашения на заседания правления и прочие мероприятия; рассыл билетов, приглашений, программ. Эти и другие действия могут быть направлены на первых лиц и лиц, принимающих решения по поводу фандрейзинга, других сотрудников, коллективы, членов семей.

Если поддержка оказывается вследствие личных симпатий ответственных лиц, спонсируемая организация и проетк оказываются весьма уязвимыми. Чем глубже корнями уйдет спонсорство в деятельность некоммерческой организации, тем дольше будут продолжаться обязательства спонсора, а значит, успешнее будет проект. Важным условием успеха является поддержание тесного контакта со спонсором в течение всего периода осуществления проекта. Чем теснее сотрудничество, тем успешнее будет проект, а это обещает и более продолжительную дальнейшую связь со спонсором.

Не лишним будет и предоставление донору официального финансового отчета об использовании его средств. Во-первых, такой отчет может пригодиться донору в его контактах с финансовыми и налоговыми органами, а во-вторых, будет способствовать развитию доверительных отношений.

Однако, зависимость от спонсора в ежедневной деятельности делает организаторов уязвимыми при изменения политики или кадрового состава руководства спонсирующей организации. Поэтому полезно следовать правилу "не класть все яйца в одну корзину" и работать с достаточно широким кругом доноров.