Анализ использования рабочего времени

На основе изучения данных можно получить несколько полезных показателей:

где ПЗ ¾ подготовительно-заключительное время;

ОП ¾ оперативное время;

ОМ ¾ время обслуживания рабочего места;

ОЛН ¾ нормативное время на отдых и личные надобности.

где ПР ¾ перерывы, зависящие от работника.

где ПН ¾ потери рабочего времени, не зависящие от работника.

Можно также исчислять коэффициент дисциплинированности работников:

На основе знания данных показателей можно определить коэффициент возможного повышения производительности труда за счет устранения потерь времени:

При анализе использования рабочего времени целесообразно сравнивать динамику часовой, дневной и годовой выработки. Если индекс годовой снижается, то надо искать потери.

Неявки целесообразно анализировать по причинам, которые можно объединить в две группы: разрешенные законом и относящиеся к потерям рабочего времени (простои, прогулы, отпуска с разрешения администрации).

Люди могут отсутствовать по болезни (подтверждаются документами). Причинами отсутствия могут быть отгулы, забастовки, особые случаи, по семейным обстоятельствам, в связи с опозданиями, без разрешения (прогул). Причинами прогулов являются плохая организация работы, монотонность, нехватка оборудования, несправедливость руководства, его некомпетентность, авторитарные методы, агрессивность, жесткость, личные конфликты, неспособность выполнить работу, недостаток общей культуры. С прогульщиками обязательно беседуют, выявляют причины отсутствия. Борьбе с прогулами могут помочь премии за присутствие (но они вынуждают больных не брать больничные листы), улучшение графика работы.

Эффективность использования рабочего времени характеризуется с помощью следующих коэффициентов:

где О ¾ число случаев опозданий и нарушения режима;

П ¾ число прогулов;

Д ¾ число отработанных дней.

где ПН ¾ непроизводительные потери по вине работников, в ч;

НЧ ¾ число часов по норме.

Произведение экстенсивного и интенсивного коэффициентов дает интегральный коэффициент использования рабочего времени.

Дополнительно можно осуществлять анализ затрат времени на выполнение свойственных и не свойственных должностным обязанностям функций, а также долю затрат времени на творческую, организационно-административную, формально-логическую и исполнительскую деятельность по отдельным группам работников и на этой основе рассчитывать степень рациональности разделения труда внутри структурных подразделений.

Распределение времени

Таблица для анализа использования времени

Выявление видов деятельности, на которые время тратится впустую (как показывают исследования, таких бывает до 25%), которые могут (возможно, с большим успехом) выполнять другие лица, которые отнимают время у других, называется диагностикой времени. Для облегчения последней время, затрачиваемое работниками управления, можно распределить по следующим функциям:

¨ обдумывание проблем, выработка решений, подготовка документов;

¨ руководство людьми (распределение заданий, инструктаж, консультирование, оценка их работы, разрешение конфликтов);

¨ прогнозирование и планирование на перспективу;

¨ подготовка совещаний, выступлений, различных мероприятий;

¨ контроль подчиненных;

¨ осуществление внешних коммуникаций (участие в переговорах, обмене опытом, конференциях).

После группировки работ им дается оценка на предмет необходимости, целесообразности, соотношения предполагавшихся и фактических затрат времени.

Оценку затрат времени можно проводить, учитывая следующие моменты:

¨ общий перечень выполняемых работ;

¨ перечень и удельный вес работ, свойственных данной должности;

¨ перечень и удельный вес повторяющихся работ;

¨ перечень и удельный вес планируемых работ;

¨ перечень и удельный вес нормируемых работ;

¨ перечень и удельный вес нестандартных и творческих работ.

В процессе анализа определяется, какие факторы обусловливают наибольшие потери времени и являются в этом смысле самыми дорогостоящими, например визиты, встречи, телефонные разговоры, прием посетителей, встречи с подчиненными и т. п. Их выявление позволяет искать способы изменения структуры затрат времени, которая в наибольшей степени способствовала бы достижению целей, и обуздать самых злостных его расхитителей.

Опыт показывает, что даже если в одном случае из десяти работа руководителя не требовалась, то он не доверяет подчиненным; если момент начала работы был определен спонтанно или на нее затрачено больше времени, чем предусматривалось нормативами, то в организации плохо поставлено планирование.

Основными причинами потерь времени являются:

¨ нечеткое определение целей и приоритетов, в результате чего люди не могут правильно сориентироваться в ситуации, а потому берут на себя слишком много либо слишком мало работы, тонут в мелочах;

¨ неудовлетворительная организация планирования, не позволяющая менеджеру справиться с распределением времени на выполнение своих дел;

¨ неорганизованность и недисциплинированность подчиненных, приводящая к многократной переделке одной и той же работы;

¨ отсутствие необходимой информации для принятия решений, в результате чего их приходится постоянно откладывать;

¨ нерешительность руководителя, неумение работать с партнерами, подчиненными, посетителями, проводить собрания и совещания.