Тема 2: Информационное обеспечение исследований рынка в логистике

1.Сущность логистической информации и принципы ее формирования.

2.Организация работы с информацией

3. Источники и виды информации в логистике.

4. Логистические информационные системы.

1.Логистические исследования рынка требуют большого объема информации для получения более точного и качественного результата исследования. Информация является функцией, которая приводит в действие логистическую систему, т.к в центре эффективно управляемого материального потока должен находиться эффективно управляемый поток информации.

Достоверная и своевременная информация позволяет специалистам по логистике:

1) следить за внешней средой;

2) получать конкретные преимущества перед конкурентами;

3) координировать стратегию развития предприятия;

4) оценивать эффективность деятельности компании в целом;

5) контролировать и анализировать производственно-сбытовые процессы;

6) снижать финансовые риски и опасности;

7) повышать доверие клиентов к фирме.

Информационное обеспечение логистики представляет собой деятельность по прогнозу, переработке, учету и анализу информации, которая обеспечивает интеграцию элементов системы логистического управления.

Логистическая информация- это целенаправленно собираемые сведения, необходимые для обеспечения управления логистической системой предприятия. Информация является полезной в том случае, если ее возможно включить в текущие производственно-сбытовые процессы. Это обеспечивается при соблюдении следующих принципов:

- данные должны собираться максимально близко к месту функционирования предприятия, где происходят события, являющиеся их источником;

- данные должны быть представлены в виде пригодном для их преобразования и сопоставления.

В качестве информации могут выступать:

- факты – это событие или условие, непосредственно наблюдаемое. Является простейшим видом информации;

-сведения – разновидность фактов, представленных в систематизированной, обобщенной форме;

- слухи – неподтвержденные, непроверенные факты;

- оценки – информация, базирующаяся на умозаключениях, подсчетах и статистических расчетах;

- цифры – форма отображения количественной информации. (Беляевскии с.38-39)

Информация делает систему материального потока открытой, т.е способной приспосабливаться к рыночным условиям. Информация в логистике существует в форме информационных потоков, которые инициируют возникновение и перемещение материальных потоков, или возникают в результате движения материальных потоков.

В связи с этим основными принципами формирования и использования информации являются следующие:

1) актуальность информации – означает реальное отражение в определенный момент времени состояния рыночной среды и среды предприятия. Информация, которая требуется для принятия решения, может быть актуальной только в конкретный ограниченный временной интервал. Практически вся вторичная информация публикуется с некоторым временным запаздыванием.

2) достоверность данных - основывается на точном воспроизведении объективного состояния и развития производства, рынка и внешней среды. В связи с этим требуется повышенная надежность источников данных и отсутствие фальсификации. Абсолютно достоверной информации не существует. Любая информация содержит неточности, искажения и несоответствия. Важным средством борьбы против дезинформации является множественность источников и анализ полученных сведений на непротиворечивость.

3) релевантность данных – позволяет получить информацию в соответствии с формулируемыми требованиями, избегая работы с ненужными данными; Из агрегированных данных, полученных из Росстата, Федеральной таможенной службы и т.д , часто трудно выделить ту информацию, которая является необходимой.

Нельзя исключать того, что полученная информация может содержать «технические ошибки», так называемые опечатки.

4) полнота отображения – необходима для объективного учета всех факторов, влияющих на логистическую систему;

5) целенаправленность данных – ориентирует их на конкретные цели и задачи, стоящие перед логистикой фирмы;

6) информационное единство данных, обеспечивающее непротиворечивость в выводах.

Принципы реализуются за счет обеспечения:

- переработки и упорядочения информации в соответствии с требованиями организации логистического управления;

- компьютеризации информационной системы и организации автоматизированных рабочих мест;

- совершенствование системы контроля за прохождением и исполнением управленческой документации;

- разработки и внедрения методических документов, позволяющих организовать работу должностных лиц и предоставлять необходимую только им информацию.

Об эффективности существующих системы логистической информации свидетельствуют следующие показатели:

1) коэффициент прямоточности документопотока – определяет рациональность маршрута движения документов.

Д_к – кратчайший путь движения документа определенного вида

Д_к – фактический путь движения документа.

2) коэффициент эффективности использования информации:

Н_ри – количество документов, используемых при выполнении управленческих работ.

Н_вх – количество входных документов.

3) степень использования ИП

Н_о – количество однократно используемой информации.

Н_общ. – общее количество информации.

Т.И.Родина «Информационная логистика»

2.Работа с информацией представляет собой совокупность следующих этапов:

1)сбор информации;

2)обработка информации;

3)хранение информации.

Сбор информации предусматривает получение сведений из различных источников и различными способами. Сбор и накопление информации - это естественный процесс. Он отражает жизнедеятельность предприятия. Если отсутствие дополнительной информации сводит принятие решений к вероятностной дилемме с исходом 50:50, то дополнительная информация снижает риск неверного решения до соотношения 75:25 (Токорев МИ,с.31)

I. Сбор логистической информации состоит из 3 этапов:

1)выявление информационных потребностей. На данном этапе определяется иерархия использования информации в логистике. Выделяют 4 уровня иерархии информационной потребности:

- высшее руководство –здесь информация необходима для выработки стратегии и политики принятия решений;

- среднее руководство – здесь требуется управленческая информация, необходимая для принятия конкретных решений;

- координаторы – им необходима информация для планирования и контроля операций, реализующих принятые решения;

- исполнители – используют информацию для ответа на запросы и для выполнения специальных заданий.

(ТАБЛ,3.1 у Чудакова)

2) определение носителей и источников информации. (Подробнее Беляевский с.54-59)

Носители информации – это юридические и физические лица, занимающиеся определенной рыночной деятельностью и обладающие некоторыми сведениями, потенциальной информацией, которая проявляется в их действиях или высказываниях. Информация, которой они располагают зависит от служебных функций, которые они реализуют в практической деятельности, присущих им свойств, образа и стиля жизни, сложившегося менталитета, уровня образованности.

Основными носителями информации являются:

- индивидуальные потребители, у которых собираются сведения о спросе, поведении на рынке, принадлежность к социальным и демографическим группам и прочая информация, влияющая на результаты логистической деятельности;

- производители, обладающие сведениями о качественных и количественных характеристиках товара, потенциале производства и возможностях НТП, перспективах модернизации товара и создании качественно новых образцов и их себестоимости;

- торговые посредники, располагающие информацией о спросе потребителей, конъюнктуре потребительского рынка, торговых конкурентах, эффективности рекламы. Как правило, участники логистических каналов охотно обмениваются информацией, имеющей взаимный интерес;

- транспортные компании, информирующие о тарифах, способах транспортировки, требованиях потребителей, возможных маршрутах перевозок и т.д.

Источники информации – это концентрированный и специализированный проводник, канал информации, откуда ее черпают заинтересованные лица. К источникам относят публикации, информацию, приобретаемую на коммерческой основе, данные специальных исследований, внутрифирменную отчетность, экспертные оценки.

3) анализ затрат на поиск и приобретение информации. Решение о приобретении информации принимается на основании разницы между необходимыми затратами на поиск информации и выгодами от снижения степени риска, обеспечиваемого наличием соответствующей информации. Затраты и выгоды не так просто определить, так как существует множество рисков, количественное определение которых затруднено.

II. Обработка информации осуществляется для подготовки ее к последующему анализу и основывается в основном на применении компьютерных технологий.

При обработке информации необходимо:

1)составить перечень всей имеющейся информации (из каких источников получена, кем получена, дата, приоритет или степень важности для предприятия, степень доступа сотрудников);

2)составить перечень необходимой информации, которая должна обновляться и пополняться.

Обработанная информация может быть представлена в следующих формах:

1)текстовая информация. Является наименее формализованной формой представления информации;

2) табличные и матричные формы;

3) графическое изображение – отражает зависимость между факторами, выявляются сложившиеся закономерности. К наиболее распространенным формам графической информации относят:

- графики функциональной зависимости между параметрами;

- графики динамических изменений параметров;

- календарные графики;

- сетевые графики.

4) динамические ряды – это расположение в хронологическом порядке значения показателей, которые в своих измененияхотражают методологию создания, а следовательно и использования, поэтому сопровождается небольшими комментариями. Динамические ряды отражают во времени устойчивые закономерности развития рынка или предприятия в целом или отдельных его составляющих.

5)видео- и фотоизображения.

При обработке информации следует учитывать принципы предоставления информации пользователям:

- адресность информации. Формы и содержание информации всегда должны соответствовать уровню руководителя, которому она передается;

- системность. Если информация выдается отдельными разрозненными частями, получаемыми разными людьми и не сводящимися воедино, то видение всех процессов, происходящих на предприятии и вне его становится искаженным;

- неизменные параметры. Нельзя часто изменять параметры и форму сильно предоставления информации. Если это произошло, то пользователю необходимо объяснить в виде суть всех изменений.

- наглядность. Весьма показательны формы предоставления процессов в виде схем и графиков, наглядно показывающих качественные изменения. При этом табличная информация дополняет наглядную количественным содержанием.

При обработке информации особое внимание уделяется степени открытости информации.

Открытость информации - это возможность ее законного предоставления различным пользователям. Существует три уровня открытости:

1) секретная информация -имеет значительные ограничения по использованию. Круг пользователей сильно ограничен.

2) Конфиденциальная информация- информация для служебного использования. Имеет ограничения на использование узким кругом лиц. В применении к деятельности предприятия можно привести краткий список тем, имеющих этот гриф:

-планы инвестиций предприятия;

-инвестиционные программы и их выполнение;

-имущественное и финансовое положение предприятий;

-сведения о партнерах и клиентах;

-состояние производства и структура цен и затрат;

-условия скидок и контрактов;

-методы изучения рынка;

3)открытая (публичная) информация- не имеет ограничений на использование и представление. (ТОКАРЕВ.С.27)

III. Хранение информации завершает цикл использования информации и подразумевает хранение в доступной форме, возможность последующей обработки и сохранность ранее использованной информации. Осуществляется в основном с помощью технических средств.

3. В логистике собирается и документируется только та информация, которая является входной и выходной для лиц, осуществляющих управление и мониторинг. Поэтому источниками логистической информации могут быть как внутренние данные, так и внешние.

Вся информация в логистике может носить различный характер в зависимости от периодичности возникновения, назначения, отношения к обработке и т.д.

Логистическую информацию можно классифицировать по следующим признакам:

1) по месту сбора информация;

2) по периодичности возникновения;

3) по назначению информацию;

4) по форме планирования логистической деятельности.

По месту сбора информация может быть внутренней и внешней.

Внутренняя информация включает совокупность данных, возникающих на предприятии в форме бухгалтерской, статистической отчетности, оперативной и текущей производственной и научно-технической информации. Всю эту информацию можно разделить на входную и выходную.

Входная информация поступает из одного звена логистической системы в другое. Определяющей входной информацией являются задания, поступающие из планово-диспетчерских служб, определяющие объемы и сроки выпуска изделий или оказания услуг, а также внеплановые сроки выполнения определенных заданий.

Важной составляющей выходного потока является отчетная информация о ходе производственно- сбытовой деятельности.

Внешняя информацияобъединяет сведения о состоянии внешней среды предприятия, рынка и его инфраструктуре, поведении покупателей, поставщиков, действиях конкурентов, мерах государственного регулирования и т.д. Как правило это первичные данные, источниками которых являются:

1) источники общей логистической информации, которые представлены:

- каналами коммуникации постоянного неизбирательного воздействия (СМИ, периодические издания общей экономической ориентации, например «Экономика и жизнь», «Коммерсант», «Бизнес», «ЭКО» и т.д.);

- каналами коммуникации событийного неизбирательного воздействия (выставки, презентации, пресс-конференции, Указы Президента и т.д.);

2) источники узкопрофильной информации, представлены коммуникационными каналами избирательного воздействия (публикуемые бухгалтерские и финансовые отчеты предприятий, отчеты руководителей на собраниях акционеров, коммерческие базы и банки данных, каналы личной коммуникации);

3) исследовательская информация – это информация, получаемая в результате дополнительного сбора информации, целью которой является решение конкретной логистической проблемы. Данные собираются путем кабинетных и полевых исследований.

По периодичности возникновения выделяют:

· постоянную информацию - это информация отражает длительное время неизменные величины внешней и внутренней среды. Данная информация может поступать непрерывно, без существенных промежутков ( например, денежная выручка собирается ежедневно), дискретно, с определенными промежутками во времени (например, информация об уровне запаса);

· переменную информацию – это фактические количественные и качественные характеристики функционирования логистики. Поступает от источников, функционирующих нерегулярно.

· эпизодическая информация – это информация, формирующуюся по мере необходимости, от случая к случаю. Данная информация собирается спорадически (например, назрела необходимость провести исследование потребителей на предмет их отношения к новому товару фирмы, который выводится на рынок).

По назначению информацию делят на:

· справочную – носит ознакомительный характер и отражает относительно стабильные признаки объектов логистики и представляется в виде системы справочников по фирмам, технико-эксплуатационным характеристикам продукции, ценам, тарифам;

· рекомендательную – формируется в результате специальных исследований или на основе анализа данных, приводимых в печатных изданиях и коммерческих базах данных. Она содержит прогнозы продажи продукции, приоритеты выбора целевых рынков, фирм-поставщиков и т. д.

· нормативную – формируется в основном производственной сфере и включает нормы и нормативы различных элементов производства, обслуживания, а также нормативные законодательные акты;

· сигнальную – возникает в ходе появления отклонений фактического поведения объектов логистики от запланированного;

· регулирующая - это информация в форме решений после установления причин отклонений в целях их устранения.

По форме планирования логистической деятельности различают:

· оперативная - это срочная информация, используемая в оперативном планировании для неотложного использования. Разновидностью оперативной информации является предупреждающая или сигнальная информация. Используется при составлении краткосрочных прогнозов. Потребность в оперативной информации, характеризующей положение на рынке на какой-то момент времени или за краткий временной промежуток, очень велика. По некоторым данным в ней нуждаются85% российских рыночных структур, а в информации о действиях конкурентов, об изменениях в спросе и реакции потребителей на новый товар -70%. Подавляющая часть отечественных предпринимателей нуждаются в еженедельной и ежеквартальной оперативной информации. (Беляевский с.45)

· стратегическая – это информация, используемая в стратегическом планировании. Отличается от оперативной глубиной и охваченным периодом. Ее разновидностью является среднесрочный и долгосрочный прогноз.

4. Эффективное управление материальными потоками и деятельностью компании в целом, а также адаптация к рыночным условиям невозможно без создания информационной системы, обеспечивающей управляющих своевременной достоверной информацией, необходимой, прежде всего, для планирования и контроля за функционированием логистической системы предприятия.

Необходимо иметь в виду, что создание ЛИС требует существенных затрат, оправданность которых зависит от четкого выявления информационных потребностей системы логистики. Процесс выявления информационных потребностей можно представить в виде «компромисса» между затратами на получение соответствующей информации и выгодой от снижения негативного влияния окружающей среды и рисков, что обеспечивается наличием данной информации. Аналогично решаются вопросы о количестве хранимой в ЛИС информации, скорости ее передачи, обработки и т.д.

Одновременно при создании ЛИС следует принимать во внимание тот факт, что потребности в информации на различных уровнях иерархической структуры компании не однородны. Это означает, что информационная система должна обеспечивать каждый уровень компании информацией, необходимой для принятия решений на данном конкретном уровне. В связи с этим формирование ЛИС основано на следующих принципах:

· информационная система должна охватывать все звенья логистической цепи, включая поставщиков, производителей, посредников и потребителей;

· характер информации должен быть сориентирован на конкретного потребителя в системе управления;

· обмен информации между уровнями логистической системы должен быть минимальным, но обеспечивать потребности управления;

· упрощения и стандартизация используемой в системе документации. (Родионова с.105)

Совокупность информации, необходимой для выполнения логистических исследований и анализа называют логистической информационной системой.

Процесс информационно-аналитического обеспечения управления логистикой имеет важное значение для успеха в бизнесе. Опросы показали, что 70% американских компаний,60 % английских и 85 % японских руководителей считают информационное обеспечение главным препятствием на пути достижения эффективности их организации. Согласно еще одному опросу, примерно 250 тысяч управленцев всех уровней из 2000 различных компаний обмен информацией представляют как одну из самых сложных проблем в организации. Эти результаты свидетельствуют, что эффективно работать могут только предприятия, в которых хорошо налажен информационный обмен как внутри, так и за пределами предприятия.

К информационным системам в логистике предъявляются следующие требования:

1) они должны содержать актуальную информацию;

2) обеспечивать информационную потребность руководителей;

3) иметь необходимую и достаточную информацию;

4) обеспечивать информационные связи между подразделениями;

5) обеспечивать обязательность передачи информации.

6) данные должны собираться на самом низком уровне агрегирования и представляться в качественно сопоставимом виде;

7) система должна располагать возможностями для проведения детализированного анализа.

ЛИС позволяет быстро и рационально обрабатывать информацию; фильтровать и уплотнять информацию; направлять информацию в нужном объеме, в нужное место и нужное время; четко определять источники информации и права пользователя каждого уровня.

Особенностью ЛИС является интеграция в едином информационном пространстве трех основных составляющих потока товародвижения: поставки, производства, распределения

Объектами управления логистическими информационными системами являются потоки информации, связанные со снабжением, запасами, распределением готовой продукции как внутри организации, так и за ее пределами..

Основной задачей ЛИС является управление своевременной достоверной информацией необходимой для планирования и контроля за функционированием логистической системы различных иерархических уровней. В связи с этим ЛИС на уровне предприятия включает три уровня.

Первый уровень – рабочее место, на котором осуществляется логистическая операция.

Второй уровень – участок, цех, склад, где размещаются рабочие места, и происходит транспортировка грузов.

Третий уровень – система транспорта и перемещения грузов, охватывающая цепь событий от отгрузки сырья до поставки готовой продукции. (Родионова с.104)

Логистическая информационная система обеспечивает набор функций, включающих:

1) функцию планирования (например, управление запасами, прогнозирование спроса, стратегическое планирование);

2) функция обслуживания (например, информационное обслуживание потребителей);

3) функция управления (например, управление системой транспортировки, складирования);

4)функция координирования (составление графиков производства, планирование материальных потребностей, планирование продаж)

Через ЛИС протекают 2 основных вида потоков:

- внутренний поток – функционирующий внутри логистической системы и не выходящий за ее пределы;

- внешний поток – представляющий связь компании с внешней средой.

В структуре ЛИС выделяют 4 основных компонента:

1) банк данных – представляет собой систему накопления всех видов информации, относящейся к функционированию логистической системы. В банке данных информация представлена в классифицированном, кодированном, агрегированном виде – то есть в форме, наиболее удобной для принятия решения на каждом из иерархических уровней компании. База данных должна удовлетворять следующим требованиям:

- данные не должны повторяться;

- простота использования;

- мобильность структуры данных (возможность связывать информацию между собой);

- независимость применения программ обработки от формата данных;

- возможность использования различными пользователями. (Ковалев с.39)

2) статистический банк (банк методов) – представляет совокупность методов обработки данных. Функциями статистического банка являются переработка информации для придания ей наиболее удобной формы (путем укрупнения, сглаживания и т. п.), выявление взаимосвязей между наборами данных, а также оценка моделей, содержащихся в банке моделей. Данный банк должен позволять комбинировать различные методы, иметь возможность расширения и быть простым в использовании, т.е. на требовать от пользователя специальных знаний. Это означает, что система управления банком должна представлять помощь при выборе подходящего метода, использовании и интерпретации результатов;

3) банк моделей (о чем свидетельствует его название) содержит ряд моделей, используемых для описания и анализа взаимосвязей в логистической системе, а также для планирования и прогнозирования;

4) терминал – это устройство обеспечивающее доступ к элементам системы.

Используя классификационные подходы к построению ЛИС, выделяют 3 группы информационных систем на микроуровне.

Плановые информационные системы создаются на высшем уровне управления логистических систем и служат для подготовки и принятия решений стратегического характера: создание и оптимизация звеньев логистической цепи, планирование производства, общее управление запасами и резервами и т.д.

Диспозитивные или диспетчерские системы создаются для управления складом или цехом с целью обеспечения отлаженной работы этих логистических систем. Здесь решаются следующие задачи: управление запасами на складах и в цехах, управление транспортом, отбор и комплектование грузов, учет отправленных товаров и др.

Исполнительные или оперативные системы создаются на базе тех или иных органов управления и решают задачи, связанные с оперативным управлением материальными потоками, контролем выполнения планов и графиков их движения, управлением перемещения грузов и др.(Гаджинский)

Взаимосвязь между отмеченными уровнями обеспечивается за счет объединения информации поступающей из этих трех уровней в единую информационную систему посредством интеграции. Различают вертикальную и горизонтальную интеграцию.

Вертикальная интеграция обеспечивает связь между плановой, диспозитивной и исполнительной системами посредством вертикальных информационных потоков.

Горизонтальной интеграцией считается связь между отдельными комплексами в диспозитивных и исполнительных системах посредством горизонтальных информационных потоков.

Д/З

1. В СМИ найти примеры качественной информации (экономического содержания).

2. Пример входной и выходной информации.