Лабораторная работа №6. ШАБЛОНЫ

Цель работы – отработка навыков создания форм разного типа: электронных и на бумажном носителе.

Форма – это бланк для заполнения конкретными данными. Форма Word представляет собой электронную версию формы в виде документа с незаполненными областями, в которые пользователь вводит данные на компьютере. Форма предназначена для сокращения трудозатрат на оформление документов за счет предварительного создания шаблона, на базе которого создаются новые документы, например, формы различных справок установленного образца, бланков документов, и др.

Для ввода данных используется панель инструментов Формы для вставки текстовых полей и флажков со списками возможных ответов (например, «да» и «нет»).

Можно создавать следующие виды форм:

- формы, которые печатаются, а затем заполняются на бумаге. Это обычный документ, не требующий защиты при работе;

- электронные формы, которые можно распространять через электронную почту или по сети. Эти формы требуют защиты от несанкционированного доступа по изменению её вида;

- настраиваемые электронные формы, которые представляют большие возможности для ввода данных, выбора ответов из списка и записи ответов. Эти формы также можно распространять через электронную почту или по сети. Они требуют защиты от несанкционированного доступа по изменению её вида.

К элементам форм могут применяться все основные команды меню Формат.

Форма состоит из постоянной (неизменной) и переменной (изменяемой) при вводе данных части документа. К постоянной части формы относится неизменяемый при вводе текст, таблицы фиксированного содержания, оформительские элементы: рисунки, графика, линии разметки, элементы оформления – заполнение, обрамление. Переменная часть документа включает поля, списки, переключатели.

Сохранение созданной формы производится в формате шаблона документа (расширение .dotx). Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, меню, параметры страницы, форматирование и стили. Сохранение документа в формате шаблона позволяет при заполнении формы сохранить исходный документ неизменным, а данные заполненной формы сохранить под другим именем.

Данные заполненной формы могут сохраняться в двух вариантах:

1) как обычный документ Word (с указанием нового имени документа типа – *.doc );

2) запись базы данных (Сервис/Параметры/ Сохранение установить Сохранять только данные для форм; Файл/Сохранить как… с указанием нового имени документа типа – *.txt) – данные будут записаны через запятую в текстовом файле.

Для достижения успеха следует уметь выполнять действия:

Ø сохранить документ как шаблон

в меню программы в пункте Сохранить как…, выбрать команду «Сохранить копию документа/Шаблон Word»то (файл автоматически сохраняется в папке «Шаблоны», если необходимо, определить место сохранения файла)

Файл®Сохранить как…®Шаблон Word

Рис. 37. Выбор типа сохраняемого файла «Шаблон Word».

Ø вставить объект WordArt

в меню программы выбрать вкладку Вставка, в разделе Текствыбрать объект WordArt; выбрать в открывшейся палитре стиль вставляемого художественного текста; в появившемся окне ввести требуемый текст

Вставка®Текст®WordArt®…

Рис. 38. Примеры использования обьектов WordArt

Ø редактировать объект WordArt

выделить объект WordArt; в появившейся вкладке Работа с объектами WordArt выбрать необходимое действие

Рис. 39. Закладка меню Работа с объектами WordArt

Ø вставить строку подписи

в меню программы во вкладке Вставка выбрать в разделе Тексткнопку Строка подписи; заполнить форму

Вставка®Текст®Строка подписи®…

Рис. 40. Расположение кнопки Строка подписи.

Ø вставить элементы формы (флажок, текстовое поле и т.д.)

в кнопке Office выбрать пункт «Параметры Word»; нажать кнопку «Основные» и установить флажок «Показывать вкладку «Разработчик» на ленте»;

в меню программы на вкладке Разработчик в разделе Элементы управлениявыбрать требуемое действие: вставить элемент управления текстом, раскрывающегося списка, флажка (доступен через кнопку «Инструменты из предыдущих версий»)

Вставка®Текст®Строка подписи®…

Рис. 41. Включение вкладки «Разработчик».

Ø защитить части формы

открыть форму, которую необходимо защитить; выделить группу элементов управления, изменения которой необходимо ограничить;

на вкладке Разработчик в группе Элементы управлениявыбрать пункт Свойства; в появившемся диалоговом окне «Свойства элемента управления» в группе «Блокировка» выполнить одно из действий: установить флажок «Элемент управления содержимым нельзя удалять» или «Содержимое нельзя редактировать»

Разработчик®Элементы управления®

Свойства®Блокировка®…

Ø защитить форму

открыть форму, которую необходимо защитить;

на вкладке Разработчик в группе Защитавыбрать команду Защитить документ и выбрать «Ограничить форматирование и редактирование»; в области задач «Установить защиту» в группе «Ограничение на редактирование» установить флажок «Разрешить только указанный способ редактирования документа»; в списке ограничений редактирования выбрать пункт «Ввод данных в поля форм»; в группе «Включить защиту»нажать кнопку «Да, включить защиту»

Разработчик®Защита®Защитить документ®

Ограничить форматирование и редактирование®…

Задание 1.

Создать шаблон документа – бланк для писем фирмы. Поля со всех сторон– 2 см.

Шаблон должен содержать эмблему предприятия (рисунок); название фирмы (объект WordArt, добавить эффект анимации); заготовки текста; стили абзацев и символов (формат см. табл.6.1); автоматически обновляемую строку подписи.

Сохранить шаблон в папке под именем «Бланк письма».

Пример шаблона: